Tentu Anda sudah tidak asing dengan penggunaan procurement software di dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan optimasi proses ini. Namun demikian, bukan tidak mungkin Anda belum benar-benar memaksimalkan fitur yang ada di dalamnya, sehingga memperoleh benefit secara utuh.

Untuk itu sekilas akan kembali dipaparkan terkait fungsi, benefit yang dapat diperoleh, serta rekomendasi salah satu procurement software terbaik yang dapat Anda peroleh di pasar saat ini. Tanpa berpanjang lebar, mari mulai pembahasannya.

Baca Juga: Mengenal R1 sebagai ERP Software Indonesia, Ini Ulasannya

Detail, Berikut Fungsi dari Procurement Software

Sumber: freepik.com

Setiap software yang disediakan oleh perusahaan memiliki kelebihan dan benefitnya masing-masing. Namun ketika berbicara mengenai fungsi, jelas perangkat lunak ini harus menjalankan peran-peran mendasar, yang secara umum serupa pada setiap produk.

Setidaknya terdapat dua fungsi mendasar yang akan dijalankan oleh perangkat lunak ini, dan keduanya dapat Anda cermati dalam penjelasan singkat berikut ini.

1. Pengelolaan Vendor

Vendor menjadi salah satu hal penting dalam pengadaan barang dan jasa. Ketika telah bekerjasama, idealnya data mengenai vendor dan pemasok terus dikelola sehingga dapat digunakan di kemudian hari.

Salah satu fungsi utama dari procurement software adalah kemudahan pengelolaan data vendor sehingga dapat dimanfaatkan untuk jangka panjang. Secara langsung, hal ini dapat menjadi langkah optimasi pengadaan barang dan jasa, dengan kategorisasi vendor berdasarkan karakter tertentu.

Dari waktu ke waktu hubungan dengan vendor dapat menjadi lebih baik, dan menguntungkan untuk bisnis dalam konteks jangka panjang.

2. Pengelolaan Purchasing

Pengadan barang dan jasa dengan keleluasaan pemilihan vendor dapat dilakukan ketika fitur dari aplikasi yang Anda gunakan lengkap. Semua pihak terkait dapat secara langsung melakukan peninjauan pada daftar pengadaan, dan persetujuan dapat dilakukan secara langsung menggunakan platform terpadu.

Nantinya aplikasi ini juga akan memiliki fitur kuotasi data, pencatatan riwayat transaksi, data stok, dan estimasi kedatangan pesanan yang sudah dilakukan. Semua akan terlihat secara jelas dan dapat diakses pihak-pihak terkait dengan gamblang dan transparan.

Keuntungan Menggunakan Perangkat Lunak Ini untuk Bisnis

Sumber: freepik.com

Ketika fitur atau modul yang ada di dalam procurement software ini digunakan dengan optimal, ada beberapa keuntungan yang dapat Anda peroleh.

1. Penelusuran yang Akurat

Adanya software yang secara khusus digunakan pada sektor ini memungkinkan bisnis untuk melakukan pelacakan produk dan transaksi dengan lebih akurat. Setiap transaksi dan produk yang telah diterima atau dipesan memiliki status yang jelas, sehingga dapat menghindari kesalahpahaman atau pemesanan berulang.

Notifikasi akan dapat diterima ketika pesanan yang telah diajukan sudah mendapat persetujuan, telah dipesan, dipersiapkan, dikirim, dan diterima oleh bisnis. Dengan demikian  bisnis akan memiliki visibilitas yang lengkap pada status pengadaan yang berjalan.

2. Backorder Tracking

Software ini juga memungkinkan Anda memiliki kemampuan pelacakan pengiriman dan pembayaran pesanan dari vendor sehingga sejalan dengan jumlah barang yang sudah diterima. Hal ini akan memudahkan pengelolaan pesanan yang tertunda, atau biasa disebut dengan backorder.

3. Kontrol pada Biaya Pengadaan

Karena procurement yang dilakukan lebih efektif, maka biaya yang dikeluarkan juga akan semakin efisien. Tidak ada lagi pos pemborosan yang akan terjadi, sebab setiap proses dapat diawasi secara langsung dengan software yang digunakan.

Anda akan memiliki kontrol pada biaya pengadaan secara langsung, sehingga pengelolaan keuangan perusahaan untuk urusan pengadaan dapat dimaksimalkan.

4. Payment Selalu On Time

Karena ada fitur notifikasi otomatis untuk invoice dari vendor yang belum terbayarkan, maka Anda dapat memastikan tidak ada pembayaran yang tertunda atau terlambat. Jangan salah, pembayaran yang tertunda bisa membuat vendor memberikan penilaian buruk, dan berdampak kurang baik untuk jangka panjang.

Adanya fitur ini memungkinkan Anda selalu membayar tepat waktu, sehingga hubungan dengan vendor tetap terjaga. Di waktu yang sama, cash flow bisnis juga akan berada dalam keadaan ideal.

Lalu Apa Procurement Software yang Direkomendasikan?

Salah satu produk yang menonjol yang dapat membantu Anda meningkatkan optimasi procurement disediakan oleh R1 ERP. Modul yang disediakan R1 untuk sektor pengadaan adalah Procurement Management.

Modul ini secara fokus akan meningkatkan kontrol pada pengadaan, meningkatkan fleksibilitas, dan memudahkan Anda untuk mencapai tujuan pengadaan yang dimiliki perusahaan.

Selain dua fitur yang sudah Anda cermati pada bagian awal tadi, terdapat sederet kelebihan dari modul yang ditawarkan R1 ini. Antara lain adalah sebagai berikut.

• Memastikan kinerja vendor sesuai dengan kesepakatan awal
• Menjaga tingkat persediaan
• Meminimalisir peluang terjadinya penipuan
• Mengelola hubungan dengan vendor
• Mendukung strategi dan kinerja perusahaan di sektor pengadaan barang dan jasa

Anda akan mendapatkan poin laporan penting pada proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan, seperti outstanding material request, purchasing status, dan procurement performance.

Baca Juga: Dasar-Dasar Cost Control, 4 Alasan Kenapa Penting Dilakukan! 

Solid, praktis, dan mudah diintegrasikan dengan berbagai modul ERP lain yang disediakan oleh R1, Procurement Management akan menjadi procurement software yang handal untuk Anda gunakan pada berbagai jenis bisnis yang Anda miliki. Optimalkan setiap proses bisnis Anda sekarang juga, dan maksimalkan hasil yang didapatkan bersama dengan R1!