Kontrol pada biaya yang dikeluarkan perusahaan menjadi penting untuk dikelola, agar tidak terjadi pemborosan atau pengeluaran yang tidak diperlukan. Cost control merupakan konsep yang wajib dipahami dalam melaksanakan hal ini, sebab dengan penerapan yang tepat efisiensi pengelolaan finansial akan dapat tercapai dan semakin baik dari waktu ke waktu.

Namun sebenarnya apa yang dimaksud dengan cost control itu?

Dalam artikel ini, akan dibahas dan diulas secara lengkap mengenai pengertian, alasan mengapa hal ini penting dilakukan, peran software dalam urusan ini, langkah yang diperlukan, hingga tantangan yang muncul dalam aktivitas ini.

Baca Juga: Pentingkah Hitung Laba Kotor? Ini Tujuan dan Caranya

Pengertian Cost Control

Dalam situs runsystem.com, cost control dapat dipahami melalui dua pengertian ahli yang berbeda. Pertama dari Sondang S. Giagian, dan yang kedua dari Bambang Hartadi.

Menurut Sondang S. Giagian, yang dimaksud dengan konsep ini adalah upaya membuat standar perencanaan, menyediakan sistem informasi, hingga mengevaluasi pelaksanaan. Semua dilakukan secara sistematis agar tercapai tujuan bisnis yang dimiliki perusahaan.

Sedangkan menurut Bambang Hartadi, cost control merupakan usaha pengendalian bisnis secara terstruktur agar bisa memantau aset bisnis. Tidak hanya itu saja, namun juga meningkatkan efektivitas, mengevaluasi kinerja, dan memantau kebijakan dalam bisnis.

Dalam definisi lain dapat diartikan sebagai pengendalian biaya yang dilakukan oleh perusahaan pada sektor pengeluaran bisnis, yakni biaya operasional, perencanaan, pelaksanaan, dan sejenisnya.

Mengapa Hal Ini Penting?

Penerapan kontrol biaya menjadi penting karena secara langsung terkait dengan kemampuan finansial perusahaan dan total biaya produksi yang dibutuhkan guna menghasilkan sebuah produk. Secara singkat terdapat empat alasan kenapa hal ini menjadi penting.

• Pertama, meningkatkan keuntungan. Dengan menekan biaya dan pengeluaran perusahaan di pos yang tidak relevan, maka keuntungan yang diperolah akan meningkat. Dengan asumsi pos yang ditekan jumlahnya ini merupakan pos yang tidak berpengaruh signifikan pada keberlangsungan kegiatan operasional atau project berjalan.
• Kedua, membantu pengambilan keputusan. Alasan kedua adalah karena pelaksanaan kontrol biaya dapat membantu perusahaan dalam membuat KPI, melacak progres pekerjaan, hingga membuat keputusan penting terkait bisnis.
• Ketiga, menjaga agar budget tetap teratur. Penting untuk bagian kontrol biaya melaksanakan tugasnya dengan optimal agar budget yang dimiliki perusahaan tetap teratur. Project dapat diselesaikan sesuai rencana, dan dengan biaya yang telah tercatat sebelumnya.
• Keempat, menghindari over budget atau pemborosan. Dengan kontrol yang ketat, maka perusahaan akan terhindar dari pemborosan yang mungkin saja terjadi karena satu dan lain hal.

Penggunaan Software dalam Proses Pelaksanaannya

Pada dasarnya, penggunaan software dalam urusan bisnis ditujukan untuk memudahkan proses yang dilakukan. Efisiensi dari segi waktu dan biaya idealnya dapat terjadi, dan human error dapat dikurangi. Hal ini juga berlaku untuk software urusan cost control.

Pemanfaatan perangkat lunak dalam urusan ini akan melaksanakan beberapa peran utama dan mendasar.

• Sebagai basis operasional setiap pihak yang berkepentingan
• Media penyimpan data dan informasi penting terkait pelaksanaan upaya kontrol biaya
• Memudahkan koordinasi setiap pihak yang melaksanakan pekerjaan
• Mengurangi terjadinya human error, baik dari pencatatan, evaluasi, dan pelaksanaan
• Membantu setiap divisi menjalankan kontrol pada biaya yang dikeluarkannya
• Lokasi penyimpanan data terpadu yang dapat digunakan pihak yang berkepentingan untuk mengambil keputusan strategis

Mengenal Langkah dalam Bidang Pekerjaan Ini

1. Pengendalian Pengawasan Fisik

Ketika perusahaan masih berukuran kecil, hampir semua urusan dilakukan oleh pemilik bisnis termasuk pada kontrol atau pengendalian biaya. Namun ketika skala perusahaan membesar, maka kontrol biaya akan dilakukan divisi tersendiri guna menjaga objektivitas dan kualitas pelaksanaan tugasnya.

2. Akuntansi Historis

Ketika berbicara mengenai perusahaan besar, maka taksiran dan laporan keuangan dapat dilihat dari sistem elektronik dan ERP yang digunakannya, sehingga perencanaan keuangan cenderung lebih baik. Namun ketika semua masih dibuat secara manual, maka perencanaan dan pengambilan keputusan akan melihat akuntansi historis yang dimiliki.

3. Anggaran Statis & Biaya Standar

Kedua elemen ini idealnya akan digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatan yang tengah berlangsung. Saat perusahaan semakin berkembang, maka orientasi pemikiran akan difokuskan pada bagaimana proses pekerjaan di tahun berjalan dengan rencana yang sudah ditentukan.

4. Anggaran Fleksibel dengan Biaya Standar

Terkadang perencanaan yang dilakukan tidak sesuai dengan realitas yang dihadapi. Ketika hal ini terjadi maka pimpinan perusahaan, Anda dalam hal ini, harus memperbaiki sistem anggaran agar tidak over budget. Hal ini dilakukan dengan penerapan anggaran yang lebih fleksibel.

5. Tanggung Jawab Pusat

Terakhir adalah terkait tanggung jawab pusat. Pembagian tugas pengendalian biaya, pada perusahaan yang lebih besar, dilakukan oleh pimpinan masing-masing divisi. Hal ini agar biaya yang dialokasikan benar-benar sesuai, dan kontrol dilakukan atas pekerjaan yang sebenar-benarnya.

Tantangan yang Umumnya Dihadapi ketika Cost Control Dilakukan

Karena hal ini diterapkan dan berpengaruh secara mendasar pada setiap divisi yang ada, maka tantangan yang muncul juga akan bersifat serupa.

Mulai dari optimasi anggaran yang telah diberikan agar tidak terjadi pemborosan, pengelolaan pengeluaran terencana dan tidak terencana, pencatatan yang akurat untuk setiap pengeluaran, komparasi antara rencana pengeluaran dengan realisasi project, dan sebagainya.

Tantangan ini menjadi semakin besar ketika skala bisnis yang Anda miliki juga semakin masif. Ini mengapa pada perusahaan yang lebih besar penggunaan software guna melaksanakan pengendalian biaya menjadi penting, sebab semua akan terintegrasi, dan kontrol lebih mudah dilakukan dengan data di dashboard yang terpadu untuk setiap kepala divisi.

Baca Juga: 5 Tips Efektif dalam Pengelolaan Aset di Perusahaan 

R1 kemudian hadir dan membaca jelas kebutuhan perusahaan atas software pengelolaan cost control ini. Dengan modul Financial Management, Anda dapat mengelola urusan finansial perusahaan secara terpadu, praktis, dan efektif dengan satu perangkat lunak yang handal.

Financial Management dari R1

Financial Management dari R1 dapat membantu Anda mengelola manajemen finansial perusahaan di setiap proses bisnis. Jelas, hal ini juga termasuk perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi cost control yang terjadi di perusahaan Anda. Anda juga dapat mengintegrasikannya dengan perangkat lunak lain yang disediakan oleh R1, sehingga membuat bisnis Anda semakin terintegrasi. Segera gunakan produk R1, dan mari berkembang dan tumbuh bersama kami!