Melakukan pengelolaan optimal pada persediaan yang dimiliki perusahaan menjadi salah satu langkah strategis yang bisa diambil, untuk mengoptimalkan proses produksi dan proses bisnis. Inventory management menjadi istilah yang digunakan dalam konteks ini.

Namun tahukah Anda apa arti dari inventory management itu sendiri? Terkait fungsi dan metodenya, apakah Anda pernah mencoba menguliknya?

Idealnya sebagai pebisnis atau pengusaha, praktek manajemen persediaan pasti dilakukan dalam fasilitas gudang atau perusahaan Anda. Hanya saja mungkin secara teori dan konsep Anda belum pernah benar-benar membaca ulasannya secara lengkap.

Baca Juga: Cara Kerja Gudang Transit dan 4 Fungsi Pentingnya

Memahami Apa Itu Inventory Management

Secara umum, arti dari inventory management adalah kegiatan yang berfungsi untuk menjaga dan mengatur persediaan milik perusahaan, sehingga semua dapat dikelola dengan optimal. Mulai dari memperoleh persediaan, menyimpan dan merawatnya, hingga pemanfaatan persediaan untuk keperluan bisnis, semua masuk dalam bahasan konsep tersebut.

Persediaan yang dimaksud sendiri kemudian dapat berarti luas. Bahan baku produksi, bahan pembantu, barang dalam proses, barang atau produk jadi, hingga suku cadang dan peralatan yang dimiliki perusahaan di dalam gudang, semua termasuk dalam jenis persediaan yang harus dikelola.

Keberadaan data akurat terkait persediaan akan membantu bisnis Anda mengambil berbagai keputusan penting, terkait aktivitas pemasaran, pengadaan barang, bahkan kebijakan dalam pengelolaan gudang.

Setelah Memahami Pengertiannya, Simak Fungsinya di Bagian Ini

Setidaknya secara praktis terdapat 4 fungsi utama dari kegiatan ini untuk bisnis Anda. Jika dilaksanakan dengan optimal, maka Anda akan dapat merasakan manfaatnya secara langsung untuk kelancaran berbagai proses bisnis yang dilakukan.

Jaminan Atas Kelancaran Proses Produksi

Hal ini akan lebih terasa ketika bisnis Anda fokus pada proses produksi barang. Ketika pengelolaan persediaan bisa dilakukan dengan baik, maka produksi tidak akan pernah berhenti karena alasan ketiadaan bahan baku.

Jelas hal ini akan banyak membantu menjamin ketersediaan produk di pasar sepanjang waktu, sehingga lebih mudah diakses oleh pelanggan Anda. Secara ideal, hal ini juga akan berbanding lurus dengan tingkat penjualan, sebab potensi penjualan akan tetap terjaga dalam titik yang optimal.

Mitigasi Ketiadaan Bahan Baku

Inventory management juga berfungsi untuk menjadi langkah mitigasi ketiadaan bahan baku. Dengan informasi yang diperoleh dari penyedia, maka bisnis Anda dapat memiliki perkiraan yang cermat pada ketersediaan bahan baku di pasar.

Ketika terdapat informasi mengenai ketiadaan bahan baku pada penyedia yang biasa digunakan, Anda bisa sesegera mungkin mencari penyedia lain, atau membuat langkah strategis lain sehingga hal ini tidak mengganggu proses produksi yang dilaksanakan.

Memastikan Semua Pesanan Sesuai dengan Spesifikasi yang Dibutuhkan

Salah satu tugas yang harus dilaksanakan dalam pengelolaan persediaan adalah memeriksa barang pesanan yang datang dari penyedia. Hal ini dilakukan untuk senantiasa memastikan barang pesanan yang datang sudah sesuai dengan apa yang dipesan dan standar dari perusahaan.

Pada skenario barang pesanan tidak sesuai, retur bisa dilakukan sehingga transaksi tetap berjalan sesuai dengan rencana awal.

Mengantisipasi Kekurangan Persediaan

Monitoring pada ketersediaan bahan baku yang ada di fasilitas penyimpanan menjadi penting, untuk antisipasi kekurangan persediaan. Volume bahan baku yang diperlukan tentunya dapat diprediksi dengan baik. Maka penjadwalan pembelian atau pengadaan bahan baku juga dapat dilakukan dengan cermat.

Hal ini membantu bisnis menjaga pasokan bahan baku, dan di saat yang sama, efisiensi dalam biaya maintenance persediaan yang ada di gudang.

Kenali 5 Metodenya, Adaptasikan dengan Bisnis Anda

Mengingat pengelolaan gudang juga harus disesuaikan dengan berbagai proses bisnis yang lain, maka metode pengelolaan persediaan juga akan dibagi dalam bentuk yang berbeda. Mulai dari analisis ABC, periodic review, just in time, economic order quantity, hingga material requirement planning.

Penjelasan singkat kelimanya dapat Anda temukan di bawah ini.

1. Metode Analisis ABC

Pada dasarnya metode ini dilakukan dengan menggolongkan persediaan yang dimiliki, dengan dasar penggolongan nilai dan persediaan. Kategorisasi sesuai dengan kelompok yang dibutuhkan membantu efisiensi pengelolaan persediaan di gudang. Nantinya setiap persediaan akan memiliki kode prioritas yang berbeda, yang membuatnya mudah dikenali saat didata.

2. Metode Periodic Review

Metode kedua memungkinkan pemesanan persediaan dalam jarak waktu yang sama, berdasarkan monitoring periodik yang dilakukan. Dengan metode ini, bahan baku yang diperlukan akan selalu dipesan dalam waktu yang sesuai, karena pendataan dilakukan secara rutin. Inti dari metode ini adalah penjadwalan pada procurement yang dilakukan.

3. Metode Just In Time

Juga disebut sebagai metode tepat waktu, memungkinkan bisnis Anda untuk tidak memiliki persediaan di dalam fasilitas penyimpanan, sehingga meminimalisir biaya maintenance persediaan yang ada di gudang. Dengan jumlah persediaan yang mendekati nol, maka biaya pergudangan akan jauh lebih efisien. Namun perlu diingat ada risiko pada metode ini jika tidak dilakukan dengan cermat.

4. Metode Economic Order Quantity

Cara yang dilakukan adalah dengan membeli persediaan sesuai dengan pesanan yang diterima. Ketika telah diketahui jumlah pesanan dari pasar, maka bahan baku baru dipesan sesuai dengan jumlah ini. Metode ini memiliki keuntungan tidak ada sisa bahan baku yang harus dikelola setelah proses produksi selesai, namun tantangannya adalah waktu produksi yang sangat ketat.

5. Metode Material Requirement Planning

Cara terakhir dalam artikel ini dilakukan dengan cara merencanakan persediaan untuk menjamin ketersediaan bahan baku. Metode ini bisa membantu Anda untuk menjaga persediaan bahan baku tidak terlalu banyak, sehingga biaya untuk menjaga persediaan ini semakin kecil. Jelas, rencana yang disusun harus benar-benar cermat agar terhindar dari ketiadaan bahan baku.

Baca Juga: 3 Tujuan Vendor Management yang Penting Diketahui 

Inventory management sendiri wajib dilakukan agar pengelolaan bisnis dari sisi internal benar-benar optimal. Jelas, dukungan produk ERP untuk pengelolaan segmen ini akan jadi opsi terbaik, seperti Inventory & Material Management yang ditawarkan R1.

Inventory & Material Management dari R1

Produk ini sendiri didukung dengan tiga fitur utama, yakni Warehouse Management System untuk mendukung banyak gudang berdasarkan kategori spesifik, Inventory Management yang dapat membantu mengelola receiving good, good mutation, good transfer, batch management, good returns, dan Material Management. Semua fitur yang diperlukan dalam optimasi inventory management bisa Anda peroleh di sini. Segera gunakan produk dari R1 ini, dan optimalkan pengelolaan persediaan Anda!