Setiap bisnis yang berhasil tidak akan pernah lepas dari kehadiran vendor. Contohnya begini. Perusahaan A adalah perusahaan kornet. Untuk mendapatkan asupan daging sapi, perusahaan A memerlukan penyalur daging dan itu adalah perusahaan B sebagai penyalur daging. Maka dari itu, perusahaan A dan perusahaan B saling berkolaborasi satu sama lain. Agar kolaborasi berlangsung lancar maka membutuhkan vendor management. 

Tanpa vendor management yang baik, sesama perusahaan yang saling membutuhkan justru akan mengalami masalah komunikasi. Misal, kebutuhan pasokan mulai menipis dari perusahaan A, namun perusahaan B terlambat melakukan distribusi sehingga terjadi kekurangan pasokan. Hal tersebut dapat dihindari apabila terdapat sistem di vendor management. 

Untuk mengetahui lebih lengkap tentang vendor management, artikel di bawah ini akan mengulas hingga tuntas tentang pengertian, tujuan, manfaat, hingga cara kerja. Simak hingga tuntas untuk kemudian terapkan di dalam bisnis perusahaan Anda. 

Pengertian Vendor Management

Secara umum, vendor management adalah pengelolaan vendor yang merupakan bagian dari pengadaan (procurement) barang atau jasa. Proses pengelolaan vendor mulai dari pendaftaran, pemutakhiran data-data vendor, hingga proses verifikasi yang perlu dilakukan oleh panitia lelang.

Tujuan Vendor Management

Keberadaan manajemen vendor diharapkan mampu membangun hubungan yang harmonis dengan rekan kerja sehingga menghadirkan simbiosis mutualisme dan bisa berjalan secara terus-menerus. Adapun tujuannya secara lebih detail dan rinci adalah sebagai berikut.

1. Meningkatkan Value for Money dari Vendor

Salah satu hal yang patut diketahui dari vendor management adalah mampu meningkatkan value for money dari vendor. Hal ini bisa terlihat ketika perusahaan mampu mendistribusikan pekerjaannya kepada vendor. Jika mampu dilaksanakan dengan baik, nilai keuntungan semakin tinggi. 

2. Memastikan Kinerja Vendor sesuai Harapan

Hal kedua yang perlu diketahui oleh perusahaan adalah kinerja vendor. Ini dapat terlihat ketika distribusi barang/jasa tepat waktu, jumlah yang presisi, hingga kualitasnya sesuai dengan permintaan perusahaan.

3. Mengelola Hubungan Vendor

Hal ketiga yang berguna bagi perusahaan adalah menjalin relasi antara vendor dengan perusahaan. Kerja sama pertama belum tentu menjadi yang terakhir karena bisa jadi akan ada kerja sama kedua, ketiga, dan seterusnya. Namun demikian, penting untuk diketahui bahwa kerja sama harus bisa mendukung strategi dan kinerja perusahaan.

Proses Vendor Management

Untuk mendapatkan vendor yang sesuai dengan kriteria perusahaan, manajemen vendor harus mampu membuat suatu tahapan penting, yaitu sebagai berikut.

1. Menyusun Database Vendor

Beberapa hal penting yang perlu diketahui dalam manajemen vendor adalah menyusun database vendor. Mengapa penting? Sebab, jika ada kerja sama untuk menghasilkan produk, perusahaan tidak akan kesulitan mencari vendor. 

2. Menyusun Analisis dan Risiko

Untuk mendapatkan produk yang bagus, terlebih dahulu perusahaan mencari vendor yang baik. Kriteria vendor yang baik adalah mampu memberikan dan menyusun analisis produk. Selain itu, kenali risiko dengan vendor yang perusahaan pilih.

3. Menyeleksi Vendor

Dari database yang perusahaan kumpulkan maka perlu strategi dalam memilih vendor. Keputusan untuk memilih vendor tergantung pada kebutuhan perusahaan. Memilih berdasarkan kualitas kemasan produk atau kecepatan dalam menghasilkan produk.

4. Melakukan Negosiasi dengan Vendor

Setelah mendapatkan vendor maka selanjutnya adalah melakukan negosiasi. Hal ini bisa mencakup biaya, jenis produk, dan sebagainya. 

5. Menyusun Kontrak Kerja

Adapun hal kelima yang cukup penting adalah bagaimana menyusun kontrak kerja dengan baik dan benar. Baik perusahaan maupun vendor harus menemukan kesepakatan sebelum menandatangani kontrak kerja. 

6. Melakukan Evaluasi terhadap Kinerja Vendor

Ketika vendor sedang bekerja maka perusahaan perlu melakukan kontrol dengan tepat. Pengawasan yang tepat berfungsi untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Maka dari itu, setelah melakukan pengawasan, perlu membuat evaluasi yang komprehensif terhadap kinerja vendor. 

7. Memberikan Pembinaan pada Vendor

Adapun kerja perusahaan selanjutnya adalah memberikan pembinaan kepada vendor. Dari evaluasi tersebut maka akan terlihat apakah vendor telah melakukan pekerjaan dengan baik atau ada yang perlu diperbaiki. 

8. Merencanakan Implementasi Perbaikan yang Berkesinambungan

Setelah memberikan pembinaan maka langkah selanjutnya adalah vendor perlu memikirkan langkah yang strategis untuk memperbaiki kesalahan pelayanan atau produk. Sebab, perbaikan ini akan selaras dengan perusahaan. 

Nah, ternyata vendor management itu memiliki fungsi yang sangat penting bagi kelangsungan atau kesuksesan suatu perusahaan, ya? Tanpa manajemen yang baik, proses pemilihan vendor tidak akan berjalan sebagaimana mestinya. Tidak ada salahnya jika Anda menerapkan manajemen ini di perusahaan yang baru Anda kelola.

Setelah mengetahui apa tujuan dan bagaimana proses vendor management terjadi maka terapkanlah pada bisnis. R1 dari RUN System mampu meningkatkan kontrol pengadaan, fleksibilitas, dan kemudahan untuk mencapai tujuan perusahaan. Melalui procurement management, kehadiran portal vendor akan memudahkan akses monitoring dan verifikasi dalam pemilihan vendor.