Budget plan dalam konteks bisnis memiliki makna dan urgensi yang cukup jelas. Tanpa perencanaan yang  baik, kondisi finansial perusahaan bisa jadi kacau dan membawa perusahaan pada jurang kerugian. Tentu hal ini tidak diinginkan bukan?

Istilah ini dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai perencanaan anggaran. Tujuan utama pembuatannya adalah untuk membantu Anda sebagai pengusaha untuk membandingkan dan melacak pendapatan dan pengeluaran perusahaan untuk periode tertentu.

Secara umum, perencanaan ini dibuat dalam periode bulanan.

Baca Juga: Bisnis Lebih Sukses dengan 6 Fungsi Gudang Logistik

Sebagai Dasar, Ini Pengertiannya

Budget plan dapat dipahami sebagai bagian yang berfungsi untuk menunjukkan aliran uang atau dana dalam aktivitas bisnis. Rencana ini dapat membantu Anda untuk menentukan pengeluaran pokok serta menyesuaikan pos-pos pengeluaran yang kurang penting, dan berpotensi menjadi pos pemborosan.

Dengan perencanaan yang tepat, sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat dimaksimalkan untuk mendapatkan keuntungan, atau melakukan aktivitas yang memiliki potensi membawa benefit untuk perusahaan baik secara finansial atau secara value.

Ini mengapa pembuatannya sangat penting dan sifatnya cukup mendasar. Tanpanya, perusahaan akan kehilangan arah dan pegangan dalam mengalokasikan dana yang dimiliki. Akibat terburuk adalah terjadinya alokasi dana yang tidak efektif, dan membuat perusahaan merugi.

Cermati 8 Fungsinya

Dari pengertian di atas dapat diprediksi apa saja kira-kira fungsi dari perencanaan ini bukan?

Beberapa fungsi dasar dari pembuatan budget plan ini berpengaruh langsung pada kondisi keuangan perusahaan.

Sangat penting untuk Anda sebagai pebisnis memahami apa saja fungsinya, sehingga Anda benar-benar dapat menggunakan rancangan ini dengan tepat.

• Sebagai alat komunikasi yang menghubungkan divisi dan unit di dalam perusahaan dalam hal melakukan perencanaan pengeluaran.
• Menjadi tolak ukur hasil operasional perusahaan yang riil.
• Kontrol atau pengendali manajemen perusahaan.
• Memberikan motivasi untuk karyawan perusahaan untuk bekerja secara efektif sesuai dengan tujuan operasional perusahaan.
• Untuk perbandingan evaluasi kinerja perusahaan dari satu periode ke periode lainnya.
• Pedoman kerja perusahaan, karena akan memuat rencana pengeluaran dan kegiatan.
• Meminimalisir peluang terjadinya utang atau kewajiban perusahaan yang tidak terbayarkan di masa yang akan datang.
• Sebagai perkiraan penghematan yang dilakukan perusahaan.

Cukup jelas bukan poin-poin terkait fungsi budget plan yang tercantum di atas? Maka dari itu, penyusunannya benar-benar harus teliti, cermat, dan sesuai kaidah keuangan yang digunakan oleh perusahaan.

Semakin baik perencanaan anggaran yang dilakukan, maka semakin optimal pula kontrol yang dilakukan pada setiap pengeluaran dan pencapaian target perusahaan dalam periode waktu tersebut.

Cara Membuat Perencanaan Keuangan yang Ideal

1. Tinjauan Asumsi Budget Plan Sebelumnya

Asumsi anggaran adalah perkiraan biaya atau ekspektasi keuangan perusahaan. Sebelum membuat budget plan untuk periode berikutnya, tinjau kembali asumsi anggaran di bulan lalu. Sederhana saja, agar Anda dapat menemukan bagian yang perlu dipertahankan, ditingkatkan, atau justru dilakukan pengurangan.

2. Susun Berdasarkan Divisi

Perencanaan yang dilakukan sebaiknya disesuaikan untuk setiap divisi yang Anda miliki. Dengan demikian rincian pengeluaran yang akan dilakukan dapat dicermati dengan baik, dan ditinjau kembali sebelum disetujui.

3. Identifikasi Masalah Kelancaran Proyek

Atau biasa disebut dengan identifikasi kemacetan proyek yang dilakukan. Hal ini mengacu pada peninjauan tentang proyek yang seharusnya berjalan, namun mengalami hambatan dan akhirnya tertunda. Selidiki penyebabnya, berikan solusi nyata, dan upayakan tidak terulang pada periode berikutnya.

4. Prediksi Pendapatan

Ketika membuat budget plan Anda juga harus memperkirakan proyeksi pendapatan yang akan diterima oleh perusahaan. Dengan demikian alokasi dana yang dilakukan dapat benar-benar sesuai dengan rencana pengeluaran awal. Lakukan pula analisis profitabilitas perusahaan untuk membantu proses forecasting pendapatan perusahaan Anda.

5. Estimasi Pengeluaran Tambahan

Sebagai langkah antisipasi dan agar anggaran yang ditetapkan tidak membengkak, sediakan pula estimasi pengeluaran tambahan yang mungkin terjadi dalam periode berjalan. Dengan demikian akan tersedia sejumlah dana untuk menanggung pengeluaran ini jika benar-benar terjadi.

6. Proyeksi Cashflow

Selanjutnya yang harus disusun adalah mengenai proyeksi cashflow. Perkirakan cashflow secara realistis dengan mengacu pada angka di periode sebelumnya, agar muncul perkiraan yang masuk akal pada perencanaan anggaran yang Anda susun.

7. Tinjauan Anggaran secara Reguler

Lakukan peninjauan anggaran secara berkala untuk mengawasi kesesuaian rencana dengan realisasi yang dilakukan. Baik dalam periode satu tahun atau setiap bulan, akan sangat baik jika Anda dapat memonitor dinamika pengeluaran dan pendapatan yang diperoleh perusahaan.

8. Analisis Pembelian

Tidak hanya memperhatikan pengeluaran besar yang dilakukan perusahaan dalam momen tertentu, cermati juga pengeluaran-pengeluaran kecil yang dilakukan setiap hari. Tanpa disadari pengeluaran kecil ini jumlahnya akan cukup signifikan ketika diperhitungkan.

9. Paket Anggaran Bisnis

Dokumen ini berisi mengenai informasi rinci anggaran perusahaan. Di dalamnya terdapat pula informasi tentang perubahan terbaru, perbandingan dengan anggaran tahun sebelumnya, solusi kemacetan dan hambatan umum, informasi biaya bertahap, dan perkiraan pendanaan untuk tahun tersebut. Dokumen ini dapat dibagikan ke seluruh anggota perusahaan, agar setiap orang merasa terlibat dalam perencanaan anggaran dan membantu realisasi rencana tersebut.

Baca Juga: 5 Cara Membuat General Ledger yang Mudah dan Efektif 

Dalam pengelolaan perusahaan keberadaan budget plan sangat penting untuk menjaga arus pengeluaran perusahaan. Harus disusun dengan cermat dan penuh perhitungan, Anda dapat mengoptimalkan prosesnya menggunakan Financial Management dari R1. Produk dari R1 ini mampu membantu mengelola manajemen finansial perusahaan dalam setiap proses bisnis, sehingga output yang dihasilkan benar-benar optimal. Segera gunakan produk handal dari R1, dan maksimalkan kinerja perusahaan Anda!