General ledger adalah nama lain dari buku besar. Bagi akuntan, istilah tersebut bukanlah sesuatu yang asing. Namun, hal ini berbeda dengan pebisnis. Tidak semuanya memahami tentang general ledger.

Oleh karena itu, untuk mendapatkan pemahaman lebih lanjut tentang general ledger, artikel ini akan membahas mulai dari pengertian, fungsi, cara kerja, hingga cara membuat general ledger. 

General Ledger adalah Hal Penting untuk Dunia Bisnis, Simak Penjelasannya

Secara umum, general ledger adalah keseluruhan transaksi keuangan yang harus tercatat dalam buku sehingga menjadi panduan untuk membuat laporan keuangan. 

Dalam pencatatannya, neraca adalah alat penting untuk mengetahui bahwa jumlah debit sama dengan total kredit. 

Maka dari itu, pentingnya general ledger bagi sebuah perusahaan adalah informasi mengenai transaksi keuangan selama satu periode benar-benar tercatat baik pemasukan maupun pengeluaran.

Adapun transaksinya akan dibedakan menjadi beberapa jenis seperti, data ekuitas, kewajiban, pendapatan, aset, dan juga pengeluaran. 

Dalam pengaturan format terdapat akun, nomor akun, nomor halaman, tanggal, keterangan, jumlah debit dan jumlah kredit. 

Sedangkan kolom nomor akun dan nomor halaman juga perlu dicantumkan untuk memudahkan pencatatan urutan transaksi.

Setelahnya, ada kolom tanggal, rincian transaksi, jumlah debit, dan jumlah kredit. Jika semuanya lengkap, perusahaan Anda akan terbiasa membuat general ledger. 

Fungsi General Ledger

Dari general ledger, perusahaan akan mengetahui bagaimana neraca saldo selama satu periode. Maka dari itu, ada banyak fungsi di dalamnya yang antara lain adalah:

• Akuntan memiliki daftar setiap transaksi keuangan secara detail dari hari ke hari. 
• Dari setiap transaksi akan ada analisis yang nantinya berguna untuk pengambilan keputusan. 
• Mengontrol rekam jejak audit secara lengkap dan berurutan.
• Dapat melakukan analisis tren mulai dari penjualan, pembelian barang, pendapatan, pengeluaran hingga keuntungan perusahaan. 
• Mampu membandingkan laporan antara periode yang lalu dan masa kini.
• Memperbaiki langkah dalam perencanaan untuk efisiensi kerja. 

Cara Kerja General Ledger

Setiap buku besar pasti memiliki cara kerja dalam pembuatannya. Lalu, bagaimana cara kerjanya?

1. Penggunaan sub-buku besar adalah mencatat segala data transaksi. 
2. Kemudian, data tersebut dirapikan dan diringkas sehingga dapat menghasilkan neraca saldo.
3. Dari neraca saldo, akuntan mengecek secara rinci dan detail. Apabila terjadi kesalahan maka langsung diperbaiki. Tidak lupa untuk menambahkan entri yang diperlukan.
4. Setelahnya, neraca tersebut disusun hingga menghasilkan laporan keuangan.
5. Selesai. Laporan inilah yang menjadi bahan pertimbangan sekaligus evaluasi bagi perusahaan. 

Cara Membuat General Ledger

Setelah memahami bagaimana cara kerjanya, perusahaan perlu mengetahui bagaimana cara membuatnya. Berikut ini tahapan-tahapannya. 

1. Mencocokkan Data sesuai Bagan Perusahaan

Tahap pertama yang harus perusahaan lakukan adalah mencocokkan data sesuai bagan perusahaan. Kemudian mengaturnya untuk dimasukkan ke dalam sub-buku besar. 

2. Membuat Entri Jurnal

Tahap kedua adalah membuat entri jurnal yang mana di dalamnya terdapat detail setiap transaksi. Maka dari itu, pembuatannya harus berurutan mulai dari tanggal, akun dan jumlah dana yang didebit, serta akun dan jumlah dana yang dikredit. Tidak lupa setiap jumlah dana disertakan pula deksripsi transaksi. 

3. Membuat Kategori Setiap Transaksi

Setelah membuat entri jurnal maka langkah selanjutnya adalah membuat kategori di setiap transaksi. Misalnya, seperti kas, aset, penjualan, pembelian, dan sebagainya.

Setiap entri jurnal berada di bagian bawah akun yang dimiliki perusahaan. Lalu, baut pengelompokkan di bawah akun besar seperti kewajiban, aset, modal, pendapatan, dan biaya lain.

4. Rekonsiliasi dalam Informasi

Tahap keempat cukup krusial. Sebab, dalam tahap ini, akuntan perlu membuat neraca percobaan. Fungsinya untuk mengetahui jumlah debit dan jumlah kredit. 

Jumlah keduanya harus sama. Jika tidak, akuntan harus mengecek kembali ke entri jurnal. Cek satu per satu. Apabila terdapat kesalahan maka segera diperbaiki dan membuat neraca yang baru. 

5. Memindahkan Entri Jurnal

Tahap terakhir adalah memindahkan entri jurnal. Namun, semuanya dapat dilakukan ketika verifikasi di tahap keempat telah selesai. Apabila segalanya telah sesuai antara jumlah debit dan jumlah kredit maka dipindahkan ke general ledger. 

Baca Juga: Memahami 3 Rumus Break Even Point pada Bisnis Anda

Pemantauan setiap transaksi yang masuk dan keluar tidak bisa lagi dilakukan secara manual, melainkan harus ada sistem yang lebih cepat dan mudah. Hal ini juga menunjang pekerjaan perusahaan menjadi lebih efisien. 

Oleh karena itu, R1 dari RUN System memiliki fitur Financial Management yang mampu mengelola dan memantau arus kas. R1 mampu menangani seluruh proses penerimaan dan pengeluaran dana baik dari bank maupun non-bank. 

Fitur-fitur R1 yang dapat membantu perusahaan dalam memantau arus kas adalah Account Payable, Account Receivable, dan Cash Flow Management. Ketiganya akan membantu dan menunjang perusahaan dalam mengelola manajemen finansial. 

Bersama R1, perusahaan Anda lebih mudah untuk memantau aliran kas yang masuk dan keluar. Daftar di sini sekarang juga.