Apa yang terjadi ketika catatan persediaan di sistem yang Anda gunakan berbeda jauh dengan kondisi nyata yang ada di fasilitas penyimpanan? Tentu yang akan muncul pertama kali adalah tanda tanya besar mengapa hal ini bisa terjadi bukan? Ini mengapa, melakukan audit persediaan menjadi penting, untuk selalu mengawasi persediaan yang dimiliki oleh perusahaan secara aktual.

Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan audit persediaan ini? Tentunya proses ini tidak hanya berarti menghitung dan mendata stok yang ada di gudang saja, namun memiliki makna yang lebih luas.

Baca Juga: 6 Manfaat dan Alasan Kenapa Perusahaan Perlu Cloud ERP

Mari Pahami Definisinya Terlebih Dahulu

Sumber: freepik.com

Jika dilihat dari pengertiannya, audit persediaan sendiri merupakan serangkaian aktivitas perusahaan dalam memeriksa dan mencatat inventaris yang dimiliki dengan menggunakan prosedur analisis yang sebelumnya telah ditetapkan.

Proses ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti, karena diperlukan untuk mengurangi risiko terjadinya selisih, kehilangan, langkah antisipasi terjadinya kecurangan, dan memastikan bahwa prosedur pengelolaan stok telah dilakukan dengan baik.

Jika pada prosesnya ditemukan ketidakberesan, maka upaya perbaikan dapat dilakukan, atau penyelidikan dalam kesalahan dapat dieksekusi untuk menemukan penyebab dari kesalahan tersebut. Hal ini penting agar di kemudian hari tidak terjadi kesalahan serupa.

Sistem yang Dapat Digunakan dalam Proses Audit dan Contoh Penerapannya

Sumber: freepik.com

Dalam banyak sumber referensi, sistem yang dapat digunakan untuk proses audit stok barang ini memiliki beberapa ragam berbeda. Sekilas penjelasannya adalah sebagai berikut, lengkap dengan ilustrasi penerapannya di dalam bisnis.

1. Perhitungan Stok Fisik

Cara ini dilakukan dengan menghitung setiap barang yang ada di persediaan secara manual. Kemudian hasilnya dapat dibandingkan dengan jumlah inventaris yang ada di dalam sistem. Cara ini menjadi salah satu yang paling diandalkan dalam audit persediaan.

Contohnya dapat dilihat secara mudah pada perhitungan barang di gudang secara reguler setiap semester atau setiap periode waktu tertentu. Semua barang dihitung dan didata, kemudian dibandingkan dengan catatan yang ada di dalam sistem.

Ketika terjadi selisih, dapat segera diselidiki penyebabnya, dan segera dibereskan sesuai prosedur yang berlaku.

2. Analisis Persediaan ABC

Pada dasarnya sistem ini digunakan dengan mengelompokkan barang berdasarkan karakteristik tertentu yang bertingkat. Kategori A sebagai barang paling bernilai, B barang dengan nilai menengah, dan C sebagai barang dengan nilai terendah. Setelah dikelompokkan berdasarkan kategori ini, kemudian dihitung untuk mengetahui jumlah pastinya.

Contohnya adalah perhitungan stok di gudang toko komputer. Misalnya, kategori A adalah golongan laptop, kategori B merupakan golongan perlengkapan bernilai tinggi, dan kategori C adalah perlengkapan dengan nilai rendah.

Setiap kategori kemudian dihitung, dan dipastikan jumlahnya sudah serupa dengan apa yang tercatat di dalam sistem pengelolaan gudang.

3. Analisis Cutoff

Praktek analisis ini sebenarnya mirip dengan perhitungan stok fisik. Hanya saja perbedaannya penghitungan akan dilakukan dengan menghentikan semua proses yang terkait dengan persediaan. Tujuannya agar dapat mengetahui jumlah persediaan aktual dan mengurangi variabel yang tidak terkendali yang dapat membuat perhitungan meleset.

Prakteknya dapat dilihat di banyak jenis perusahaan, misalnya saja perusahaan pengolahan kayu lapis. Ketika akan melakukan audit, semua proses produksi dan distribusi dihentikan, sehingga diketahui secara pasti jumlah stok yang dimiliki di dalam gudang.

Setelah proses penghitungan selesai, semua proses berjalan seperti biasanya kembali.

4. Analisis Biaya Barang Jadi

Sistem audit persediaan ini umum ditemui pada proses produksi atau manufaktur. Proses ini dilakukan dengan menghitung persediaan yang Anda miliki saat Anda menyelesaikan suatu produk.

Ilustrasinya adalah pada sebuah perusahaan mainan. Analisis dilakukan dengan menghitung biaya barang jadi untuk produk mobil mainan, alih-alih menghitung masing-masing bagian dari mobil mainan tersebut.

Cara ini cukup sering digunakan, namun pada prakteknya harus dilakukan secara cermat agar menghasilkan perhitungan yang akurat.

Masih cukup banyak modal dan sistem analisis lain yang dapat digunakan menyesuaikan dengan bisnis yang Anda miliki. Namun pada dasarnya, audit selalu dilakukan dengan penghitungan cermat pada elemen yang akan dianalisis, sehingga diperoleh angka aktual dan nyata pada persediaan yang ada.

Tujuan Audit Persediaan

Sumber: freepik.com

Sedikitnya terdapat empat tujuan dari proses audit persediaan yang dilakukan ini.

• Membantu menghitung laba. Karena adanya keakuratan akuntansi inventaris, maka analisis, monitoring, dan akuntansi perubahan nilai persediaan dari waktu ke waktu dapat dilakukan dengan baik. Hal ini dapat membantu penyesuaian harga pokok penjualan, dan penyesuaian laba.
• Membuat anggaran dengan akurat. Saat bisnis Anda melakukan audit persediaan dengan baik, maka penyusunan anggaran untuk batch inventaris berikutnya akan lebih baik dan akurat, sesuai kondisi perusahaan.
• Menemukan inefisiensi. Anda juga dapat menemukan inefisiensi yang terjadi di dalam bisnis, seperti misalnya produk yang tidak terjual dengan cepat sesuai rencana, SKU yang cepat habis, dan kurang efektifnya teknik penyimpanan dan pelacakan inventaris. Semua dapat dipetakan, sehingga dapat dioptimalkan pada periode berikutnya.
• Optimasi penyimpanan persediaan. Biaya penyimpanan adalah total semua biaya terkait dengan penyimpanan persediaan, termasuk di dalamnya pergudangan, tenaga kerja, asuransi, dan sewa. Semua dikombinasikan dengan nilai produk yang rusak dan kadaluarsa. Dengan audit, semua ini dapat diketahui dengan pasti, dan dioptimasi hingga titik maksimal.

Baca Juga: Mengenal R1 sebagai ERP Software Indonesia, Ini Ulasannya 

Tentu dalam proses audit persediaan akan lebih baik jika dibantu dengan modul inventory management. R1, menyediakan modul ini di dalam sistemnya, dengan nama Inventory Material Management. Modul ini dapat membantu Anda dalam mengelola persediaan di dalam setiap fasilitas penyimpanan perusahaan, dan mengoptimalkan proses audit yang akan dilakukan. Segera gunakan sistem dari R1, dan maksimalkan setiap modul yang terintegrasi dengan sistem utama yang Anda gunakan!