Proses pengelolaan persediaan atau stok tidak bisa melewatkan peran tim atau staff gudang. Tidak hanya persediaan produk yang siap jual, tugas staff gudang juga meliputi pengelolaan stok bahan baku. Bagi perusahaan dengan produk yang bervariasi, peran tim ini bisa menjadi lebih kompleks. Itulah kenapa Anda perlu memastikan tim gudang memiliki kemampuan yang menyeluruh agar tugas dan tanggung jawabnya diselesaikan dengan baik. Perhatikan daftar tanggung jawab, kemampuan, dan tugas staff gudang berikut ini.

Baca Juga: 6 Cara Tepat Memaksimalkan Proses Pergudangan di Era Kekinian

Staff Gudang dan Bagian di Dalamnya

Staff gudang adalah semua orang dengan peran dan jabatan yang berkaitan langsung pada pengelolaan penyimpanan barang dan logistik. Tidak hanya menyimpan barang, staff gudang secara garis besar juga mengelola penyaluran, pemeliharaan, dan membantu pencatatan barang dan/atau alat dalam perusahaan. Pembagian tugas dalam gudang dapat berbeda untuk setiap perusahaan, namun staff gudang secara umum dapat dikelompokkan menjadi 4 bagian di bawah ini.

1. Kepala atau Supervisor

Kepala staff gudang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi dan memastikan semua anggota tim dalam gudang berjalan sesuai dengan tugas dan perannya masing-masing. Selain itu, kepala gudang juga bertanggung jawab terhadap semua jenis pencatatan dan pelaporan aktivitas gudang.

2. Operator

Kemudian ada bagian operator yang bertugas untuk memastikan alur masuk dan keluar barang berjalan tertib. Ketika ada barang masuk, operator memastikan penyimpanan dan penataan barang tersebut sudah sesuai SOP yang berlaku. Kemudian ketika barang akan keluar, bagian ini perlu memastikan kondisinya sama baiknya saat barang masuk.

3. Administrator

Sesuai dengan namanya, bagian ini akan bertanggung jawab dalam tugas yang berkaitan dengan administrasi. Diantaranya adalah input data gudang, persuratan, dan penyusunan laporan.

4. Staff Pelaksana

Terakhir adalah staff pelaksana yang memiliki tanggung jawab dalam ranah teknis. Diantaranya adalah memindahkan barang dari truk atau kontainer ke dalam gudang dan sebaliknya, memindahkan lokasi penyimpanan barang, dan mengeluarkan barang yang sudah tidak bisa digunakan kembali. Dengan kata lain, mereka akan turun tangan dalam fungsi teknis di gudang sehingga fisik yang prima akan sangat dibutuhkan.

Tugas Staff Gudang

1. Mengelola surat penerimaan barang

Tidak hanya mengecek kondisi dan jumlah barang yang akan masuk gudang, staff gudang juga harus mengelola surat penerimaan barang. Mulai dari mencatat, membuat berita acara, hingga membuat dan melaporkan surat tersebut kepada tim internal lain dalam perusahaan yang membutuhkan.

2. Mengecek kondisi barang secara berkala

Kondisi barang juga perlu diperhatikan dengan mengeceknya secara berkala untuk menghindari kerusakan dan kehilangan persediaan. Termasuk barang yang memiliki masa pakai terbatas atau dapat kadaluwarsa. Kegiatan ini biasa disebut sebagai stock opname yang dilakukan sekali dalam setahun atau beberapa bulan tergantung pada kebutuhan perusahaan.

3. Menginput data barang dan menyusun laporan bulanan

Berkaitan dengan proses stock opname, staff gudang perlu menginput data barang dan menyusunnya dalam laporan persediaan. Termasuk membuat laporan terkait aktivitas barang, seperti inventaris barang dalam satu periode.

Baca Juga: 6 Metode Inventory Control untuk Optimalnya Pengelolaan Gudang

4. Mengelola barang retur pembelian

Salah satu tahap retur pembelian adalah memastikan barang yang dikembalikan benar-benar dibeli dari perusahaan Anda dan memang mengalami rusak atau cacat. Pihak yang berwenang menjalankan tugas ini adalah adalah staff gudang. Selain itu, apabila kebijakan perusahaan adalah menggantinya dengan produk baru, maka staff gudang perlu mengambilkannya.

5. Mengurus pembuatan surat jalan

Termasuk sebagai salah satu tim yang berperan penting dalam distribusi produk, staff gudang bertugas untuk membantu tersedianya surat jalan bagi kurir. Termasuk mengecek dan menerima surat jalan dari ekspedisi ketika ada barang yang akan masuk gudang.

6. Melakukan koordinasi dengan tim lain

Kemudian yang terakhir dan tak kalah penting adalah melakukan koordinasi dengan tim lain dalam perusahaan. Untuk tugas yang satu ini, staff gudang cenderung paling dibutuhkan koordinasinya dengan tim pengadaan dan tim keuangan.

Kemampuan yang Harus Dikuasai

Berdasarkan tugas staff gudang di atas, setiap jabatan akan memiliki kemampuan yang berbeda. Meskipun begitu, ada beberapa kemampuan yang umumnya dibutuhkan dan menjadi kriteria wajib saat perekrutan staff gudang perusahaan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

• Memahami alur masuk dan keluar barang/produk dalam pergudangan
• Memahami dan mampu menjalankan fungsi administrasi umum dan inventaris barang
• Memahami dan cepat dalam melakukan perhitungan dasar
• Fisik kuat akan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari
• Ketelitian yang tinggi dan kemampuan berkomunikasi yang baik

Baca Juga: Ketahui 4 Fungsi, Manfaat, dan Tujuan Manajemen Pergudangan

Jika perusahaan Anda memiliki beberapa jenis gudang dengan fungsi yang berbeda, maka kemampuan staff gudang harus didukung dengan alat atau teknologi khusus. Tidak hanya memudahkan pelaksanaan tugas staff gudang, teknologi ini juga mampu meningkatkan produktivitas lebih efektif dan efisien. Seperti yang dilakukan oleh fitur Warehouse Management System milik R1, Anda dapat mengelola gudang dengan berbagai kategori. Mulai dari lokasi, pemasok yang memanfaatkannya, hingga pengelolaan bahan berdasarkan nomor batch. Kegiatan pengelolaan dan penyimpanan data material akan jauh lebih mudah bersama R1. Rasakan kemudahan yang nyata mengelola gudang bersama kami di sini.