Efisiensi proses pergudangan secara langsung dapat menunjang operasional bisnis. Distribusi yang lancar dan pengelolaan penyimpanan yang baik membuat perusahaan mampu mengontrol arus produk yang dimilikinya. Hal ini, praktis menjadikan proses produksi dan distribusi menjadi semakin baik.

Tanpa sistem yang jelas, proses krusial ini dapat menjadi titik lemah sebuah perusahaan. Pendataan stok yang buruk, tidak adanya pelacakan arus keluar-masuk barang, serta proses treatment stok yang tidak sesuai standar, akan membawa kerugian bagi perusahaan.

Persoalan pergudangan juga idealnya mendapatkan perhatian dari manajemen perusahaan, sebagai salah satu faktor operasional penting yang dimiliki sebuah bisnis.

Baca Juga : Mengulik Mengenai Inventaris, Konsep Penting Pengelolaan Aset Perusahaan

Tapi Apa yang Dimaksud Pergudangan Itu?

Secara sederhana pergudangan dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang terjadi dalam menerima barang, menyimpan barang, dan mempersiapkannya untuk mengirim kembali ke lokasi atau titik yang diperlukan.

Meski terlihat sederhana, sebenarnya aktivitas pergudangan sendiri cukup kompleks, mengingat keragaman barang atau produk yang masuk, disimpan, dan dikirim kembali juga tidak sedikit. Masing-masing memerlukan treatment yang tepat sehingga nilainya tidak mengalami pengurangan.

Bayangkan saja jika urusan pergudangan tidak beres, masalah seperti stok barang tidak terlacak, kerusakan barang saat penyimpanan, atau barang hilang akan muncul sewaktu-waktu, dan menyulitkan perusahaan.

Ini mengapa pengelolaan gudang perlu dilakukan dengan optimal sehingga urusan mendasar tersebut berjalan lancar tanpa ada hambatan. Bahkan dengan cara yang tepat, Anda bisa mengoptimalkan fungsi gudang dan memberikan keuntungan pada perusahaan.

Lalu Bagaimana Cara Memaksimalkan Proses Ini?

Proses ini dapat berjalan baik jika didukung dengan staf yang kompeten dan software yang solid. Kombinasi keduanya akan memberikan optimasi yang diperlukan dalam pengelolaan gudang, sehingga kinerjanya benar-benar seperti yang diharapkan.

Beberapa cara memaksimalkan proses pergudangan antara lain adalah sebagai berikut.

1. Prosedur Penerimaan Barang

Ketika barang diterima di fasilitas gudang, maka semua barang harus diperiksa dan didata dengan cermat. Pendataan ini dapat mengacu pada berkas yang dikirimkan perusahaan pada pihak gudang terkait pengiriman barang, sehingga dapat dicocokkan antara barang yang dikirim dan barang yang sampai.

Lakukan update pada database yang dimiliki sesuai dengan apa yang diterima, sehingga informasi penerimaan barang dan kondisinya dapat diketahui pihak lain yang berkepentingan.

2. Proses QC

Proses selanjutnya yang wajib dilakukan untuk memaksimalkan kinerja gudang adalah quality control barang yang diterima. Kondisi barang harus dipastikan dahulu sebelum memasuki fasilitas gudang. Catatan terkait barang sudah sesuai atau terdapat kecacatan atau kerusakan wajib diberikan, sehingga transparansinya terjaga.

Proses ini membantu staf gudang dan perusahaan mengetahui kondisi barang terkini saat sampai di fasilitas gudang, dan memberikan tindak lanjut yang diperlukan.

3. Optimalkan Pula Bagian Racking

Setelah semua didata dan diperiksa keadaannya, optimasi juga wajib dilakukan pada bagian racking atau penempatan barang. Jika dilakukan dengan tepat, maka proses racking dapat mempermudah pemantauan barang, treatment pada barang, dan pengiriman kembali.

Racking sendiri adalah penempatan barang di gudang tergantung dengan kategori yang diberikan. Pengelompokan ini penting agar efisiensi waktu pengelolaan barang dapat dimaksimalkan.

4. Berikan Treatment yang Diperlukan

Mayoritas barang yang disimpan di dalam gudang tidak memerlukan treatment khusus selain area penyimpanan yang bersih. Namun pada beberapa jenis barang, terdapat treatment yang harus dilakukan.

Setelah proses racking selesai, dapat diketahui pula barang yang akan memerlukan treatment khusus selama masa penyimpanan. Berikan treatment sesuai dengan rekomendasi agar nilai barang tidak mengalami penyusutan selama di gudang.

5. Stock Opname Berkala

Melakukan stock opname secara rutin dapat membantu perusahaan mengetahui akurasi data yang tercatat di dalam sistem. Hal ini juga dapat mengetahui secara aktual kondisi barang di gudang, sehingga dapat dilakukan perlakuan yang diperlukan.

Misalnya saja ketika barang mengalami kerusakan, maka akan ada perbaikan atau retur yang dilakukan, ketika barang jumlahnya tidak sesuai dari data yang dimiliki, maka harus ada pemeriksaan jelas untuk mengetahui penyebabnya, dan lain sebagainya.

6. Penggunaan Warehouse Management System

Aplikasi atau sistem WMS akan menjadi solusi efektifnya pengelolaan gudang yang Anda miliki. Sistem ini digunakan untuk menunjang aktivitas pergudangan, sehingga setiap data yang masuk dapat benar-benar sesuai dengan data aktual terkait barang di gudang.

Setiap bagian akan memiliki peran dalam melakukan update informasi di dalamnya, sehingga pengelolaan gudang dapat dilakukan secara terpadu dan kolaboratif untuk semua pihak yang berkepentingan.

Baca Juga: 5 Kelebihan Warehouse Management System bagi Perusahaan 

Optimalnya pengelolaan dan aktivitas pergudangan akan menjadi penguat sistem produksi yang dimiliki perusahaan. Tanpa penerapan metode yang tepat, hal ini sulit terwujud dan justru akan menjadi hambatan untuk perusahaan.

R1 Menjadi Jawaban Optimalnya Pengelolaan Gudang Anda

Penggunaan layanan ERP dari R1 dapat membantu Anda di banyak sektor perusahan, termasuk dalam bidang pergudangan. Urusan pergudangan dapat dikelola dengan baik menggunakan modul Inventory & Material Management, sehingga output kerjanya akan meningkat dari waktu ke waktu.

Kelebihan dari modul ini sendiri adalah dapat membantu Anda mengurangi jumlah duplikasi data, mengelola inventaris modal kerja dengan baik, serta menurunkan tingkat masalah yang terjadi di gudang. Percayakan urusan pergudangan Anda dengan modul dari R1, dan optimalkan kinerja bisnis Anda!