Pengelolaan perusahaan tidak hanya sekedar urusan produksi atau operasional harian, namun juga pengelolaan persediaan. Inventory control  adalah istilah yang kemudian digunakan dalam konteks ini, dalam usaha perusahaan untuk mengoptimalkan persediaan yang ada.

Untuk pebisnis, pengelolaan persediaan tentu wajib menjadi perhatian serius karena bagian dari rantai pasok produk. Tanpa pengelolaan yang baik, persediaan bisa saja berada pada jumlah yang berlebihan atau terlalu sedikit, yang mana keduanya  berarti masalah lain untuk perusahaan.

Baca Juga: Cara Kerja Gudang Transit dan 4 Fungsi Pentingnya

Pahami Apa Itu Inventory Control

Memahami konsep inventory control adalah hal mendasar. Kegiatan ini sendiri merupakan upaya perusahaan untuk mengoptimalkan penyimpanan dan persediaan stok barang yang dimiliki di gudang, sehingga proses produksi dapat terus berjalan dengan lancar.

Pasar selalu memiliki jumlah permintaan yang harus dipenuhi. Tanpa adanya pengelolaan yang baik, permintaan pasar ini bisa saja tidak terpenuhi, dan ini bukan kabar baik untuk perusahaan yang Anda miliki.

Setiap fasilitas dan sistem yang ada di gudang perusahaan idealnya dapat dioptimalkan untuk mengelola persediaan yang dimiliki, memonitor jumlah dan kondisinya, serta melakukan penjadwalan pembelian pada saat jumlah sudah mulai menipis.

Dalam prakteknya, terdapat sedikitnya enam metode yang dapat digunakan.

6 Metode Inventory Control yang Dapat Anda Gunakan

Dalam praktek pengoptimalan inventory control, terdapat sedikitnya enam metode yang dapat digunakan. Masing-masing metode ini memiliki tujuan yang sama, untuk memastikan persediaan yang dimiliki selalu berada pada jumlah dan kondisi tepat, sehingga menunjang kelancaran proses produksi.

1. Tracking Inventory

Metode pertama mengutamakan pemantauan dan pelacakan setiap produk pada persediaan untuk mengetahui letak penyimpanannya di dalam fasilitas gudang. Pelacakan ini dilakukan secara aktual sehingga diperoleh data yang valid mengenai posisi dan jumlahnya setiap saat.

Tujuan dari metode ini adalah untuk mengantisipasi dan mempersiapkan diri pada permintaan pasar atau kebutuhan produksi. Dengan data yang dimiliki, akses pada produk atau bahan baku dapat dilakukan dengan cepat. Perusahaan Anda juga senantiasa memiliki persediaan produk dalam jumlah tertentu, yang dapat menjadi cadangan bilamana terjadi peningkatan permintaan.

2. Set Reorder Point

Set reorder point merupakan metode yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan pemesanan barang, jasa, atau produk yang diperlukan, dalam jumlah lebih besar. Langkah ini diambil sebagai bentuk antisipasi jika persediaan di gudang menipis atau habis.

Metode ini juga berguna untuk antisipasi permintaan pasar yang tiba-tiba meningkat pada satu jenis barang, dan menurun pada jenis barang lain. Perusahaan kemudian memiliki kemampuan melacak jumlah reorder yang terjadi, sehingga stok di gudang selalu aman.

3. Quality Control

Ketiga adalah quality control. Metode ini dilakukan dengan pengawasan dari supplier agar produk atau barang yang dibeli tetap berada pada kualitas yang telah ditentukan sebelumnya. Metode ini juga digunakan untuk memastikan produk akhir berada di kualitas tepat, sehingga memenuhi ekspektasi pasar.

Namun demikian metode ini hanya dapat dilakukan dan membawa manfaat optimal saat gudang Anda terorganisir dengan baik. Alur barang saat di dalam gudang selalu dipastikan lokasi dan jumlah serta keadaannya, sehingga pengecekan kualitas berjalan cepat.

4. Penentuan Barang Persediaan

Ketika terjadi kondisi yang fluktuatif, perusahaan harus mengoptimalkan keberadaan inventaris yang ada. Pengamatan yang cermat pada permintaan pasar terus dilakukan, sehingga dapat dibuat prediksi atau perkiraan mengenai dinamika yang terjadi.

Secara umum perusahaan akan mengambil sikap untuk menentukan barang persediaan yang akan dimiliki pada periode terkini. Hal ini akan mengacu pada hasil analisis data dan perkiraan yang telah dibuat sebelumnya.

5. Sistem Zonasi

Metode kelima dalam inventory control adalah metode zonasi. Metode ini sangat tepat digunakan oleh perusahaan yang produknya memiliki banyak jenis dan spesifikasi, sehingga pengelolaan yang dilakukan juga semakin optimal.

Barang yang disimpan diatur sedemikian rupa, terkait posisi, layout dan jarak antara produk, dan terapkan kategori tertentu pada setiap area atau zona. Dengan begini, Anda dapat mengakses produk atau barang dengan cepat sesuai dengan kebutuhan, termasuk mengidentifikasi jumlah dan kapan waktu pembelian ulang yang tepat.

6. Melakukan Audit Terjadwal

Audit menjadi metode yang juga dapat digunakan untuk mengelola persediaan yang dimiliki di gudang. Agar lebih akurat, audit idealnya dilakukan secara teratur sehingga persediaan dapat dimonitor baik kuantitas atau kualitasnya.

Perusahaan akan terus memiliki catatan persediaan yang akurat setiap saat, sehingga risiko terjadinya kesalahan data sangat kecil.

Alasan Mengapa Inventory Control Diperlukan dalam Perusahaan

Jika melihat penjelasan mengenai definisi dan metode yang ada di atas tadi, tentu Anda sudah mulai memahami apa kira-kira alasan kenapa hal ini diperlukan. Nah, untuk memperjelas alasan mengapa inventory control perlu dilakukan, Anda bisa simak poin singkat di bawah ini.

• Pertama, menjaga perhitungan dan data yang dimiliki perusahaan agar tetap akurat.
• Kedua, membantu perusahaan dan Anda untuk membuat keputusan tepat, dengan berlandaskan data persediaan yang solid.
• Ketiga, menghilangkan write-off, dimana inventaris yang tidak lagi bernilai sehingga pengadaan berikutnya tidak perlu dialokasikan dalam daftar belanja.
• Keempat, menjaga persediaan agar senantiasa dapat memenuhi pesanan pasar dan kebutuhan produksi dari perusahaan Anda.

Baca Juga: Safety Stock: Mendasar untuk Pengelolaan Persediaan Produk 

Inventory control adalah salah satu kegiatan yang cukup mendasar dalam pengelolaan gudang. Ini mengapa, Anda wajib mengoptimalkannya dengan berbagai cara, salah satunya dengan penggunaan produk terbaik dari R1.

R1, Solusi Optimalnya Pengelolaan Gudang dengan inventory Material Management

Optimalisasi pengelolaan gudang adalah hal fundamental dalam bisnis. Jelas, ini menjadikan alasan kuat untuk R1 hadir dan memberikan produk terbaiknya, Inventory & Material Management. R1 paham benar jika inventory control adalah hal yang berperan besar dalam menjaga stabilitas bisnis Anda, maka dari itu disediakan produk yang dapat menunjang urusan ini. Segera gunakan R1 sekarang, dan integrasikan bisnis Anda dengan produk terbaik dari R1 untuk efisiensi operasional dan pengembangannya!