Dalam proses pengadaan barang, proses tender adalah salah satu proses yang wajib dipahami oleh pebisnis seperti Anda. Mengapa? Sebab proses ini menjadi metode yang digunakan oleh banyak perusahaan dalam memperoleh apa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Baik Anda sebagai pihak yang melakukan tender atau Anda menjadi pihak peserta tender, memahami syarat dan tahapan yang ada menjadi sebuah kewajiban. Sederhana saja, agar proses yang dilakukan bisa berjalan lancar dan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Tapi pertama, mari mengenal apa itu tender agar pemahaman Anda semakin mendalam dan tepat atas proses ini.

Baca Juga: Quality Control: Manfaat, Tugas, dan Konsep Dasarnya

Mengenal Lebih dalam Mengenai Tender

Secara mendasar pengertian tender dapat ditemukan di aturan legal, di PERPRES Nomor 12 Tahun 2021.

Mengacu pada regulasi tersebut, definisi tender adalah sebuah proses lazim yang digunakan perusahaan swasta atau perusahaan milik pemerintah untuk penentuan vendor dalam rangka pengadaan barang, jasa, atau sesuatu yang sebelumnya tidak dimiliki, untuk tujuan bisnis.

Proses ini berjalan dengan tahapan yang cukup panjang, untuk mendapatkan vendor atau pemasok yang memenuhi syarat pengadaan yang dibutuhkan perusahaan. Dengan menggunakan proses ini, diharapkan kebutuhan yang dimiliki perusahaan bisa terpenuhi, sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku untuk perusahaan.

3 Syarat untuk Mengikuti Proses Tender

Ketika perusahaan Anda ingin turut serta dalam proses tender yang dibuka oleh perusahaan lain, sedikitnya terdapat tiga syarat yang harus dipenuhi. Terkait legalitas bisnis dan perusahaan, kemudian mampu mengajukan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan adanya komitmen dan kesanggupan dalam memenuhi kesepakatan yang terjadi ketika tender berhasil dimenangkan.

1. Legalitas Bisnis dan Perusahaan

Perusahaan penyelenggara tender hanya akan memilih pihak yang memiliki legalitas bisnis yang jelas. Hal ini dikarenakan tender sifatnya terbuka, dan dapat dilihat oleh pihak lain. Tanpa adanya dokumen legal yang jelas, akses pada tender tidak akan diberikan karena dianggap bukan perusahaan yang sesuai standar hukum.

Legalitas bisnis menjadi penting agar setiap transaksi yang dilakukan dapat memiliki landasan dan pemahaman hukum yang jelas. Sehingga semua bisa dijalankan sesuai aturan main, dan bilamana terjadi masalah dapat diselesaikan dengan cepat tanpa harus membuang waktu.

2. Pengajuan Penawaran yang Sesuai

Paham tentang apa yang dibutuhkan penyelenggara tender menjadi kunci utama dalam menyusun pengajuan penawaran yang diberikan. Tanpa hal ini, Anda tidak akan dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan penyelenggara.

Pastikan setiap kebutuhan yang dijelaskan penyelenggara dapat Anda penuhi dengan penawaran yang menarik, baik dari segi kualitas atau segi harga. Dengan begini, penyelenggara dapat memiliki pertimbangan untuk memilih perusahaan Anda sebagai vendor untuk memenuhi kebutuhannya.

3. Komitmen Jelas atas Pemenuhan Kontrak

Saat sudah memenangkan tender, maka Anda memiliki kewajiban yang jelas untuk menyediakan apa yang sudah ditawarkan pada penyelenggara. Komitmen ini nantinya akan diwujudkan dalam kesepakatan atau kontrak tertulis, sehingga memiliki dasar dokumen legal yang jelas.

Ingat, pemenuhan kontrak akan menjadi pertaruhan atas kredibilitas Anda sebagai perusahaan. Jika terjadi kesalahan yang masif, maka kredibilitas yang dimiliki bisnis jelas akan menurun. Jika pemenuhan kewajiban berjalan dengan lancar, maka perusahaan Anda akan mendapat kredit tertentu dari penyelenggara, dan menjadi catatan baik atas bisnis Anda dalam urusan pengadaan barang dan jasa.

Selanjutnya, Terkait dengan Tahapan yang Dijalani

Seperti yang diungkapkan sebelumnya, tender adalah serangkaian tahapan yang dilakukan sebuah bisnis dalam memenuhi kebutuhannya, dengan melakukan kerjasama dengan perusahaan lain. Secara praktis, tahapan yang dilalui adalah sebagai berikut.

• Tahap pertama akan dimulai dengan penyelenggara yang mengirimkan surat undangan pada calon vendor yang akan turut dalam tender. Pemilihan vendor yang dikirimi surat ini akan mengacu pada banyak referensi.
• Kemudian proses pemberitahuan terbuka tentang kriteria penilaian dan persyaratan selama proses tender berlangsung. Hal ini dilakukan dari penyelenggara untuk peserta.
• Vendor, dalam hal ini Anda, dapat mengajukan proposal sesuai dengan ketentuan pengadaan yang telah disampaikan oleh penyelenggara tadi. Ingat, tepati semua syaratnya, agar proposal Anda dapat lolos dari tahapan ini.
• Kemudian beberapa vendor terpilih akan dikontak oleh penyelenggara, untuk melakukan penawaran langsung dengan melakukan presentasi mengenai proposal yang diajukan sebelumnya. Presentasi ini akan jadi tahap berikutnya untuk kompetisi mendapatkan project yang diadakan tersebut.
• Presentasi dilakukan, dan penilaian diberikan. Dalam waktu singkat, penyelenggara akan mengumumkan hasil tender yang berjalan pada peserta yang turut dalam presentasi ini.
• Penyelenggara akan memilih dan menetapkan siapa vendor yang akan digunakan dalam memenuhi kebutuhannya, dan menjadi pemenang tender untuk bertanggung jawab memenuhi penawaran yang telah diberikan tadi.

Baca Juga: Ternyata Mudah! Begini 6 Tugas Pemasok dalam Bisnis 

Itu tadi mengenai proses dan syarat tender yang wajib Anda pahami sebagai seorang pengusaha, yang cepat atau lambat akan berurusan dengan proses ini. Jelas saja, optimasi prosesnya bisa dilakukan, ketika Anda menggunakan software yang tepat, seperti Procurement Management dari R1.

Produk dari R1 ini dapat membantu meningkatkan kontrol pengadaan, fleksibilitas, dan kemudahan untuk mencapai tujuan perusahaan. Jelas, R1 paham benar jika tender adalah proses yang tidak sederhana dan perlu dikontrol dengan cermat. Maka dengan setiap fitur dalam produk ini Anda dapat membuatnya memberikan output yang optimal. Gunakan sekarang, dan maksimalkan fiturnya!