Menjadi tulang punggung setiap jenis usaha yang dijalankan, pengelolaan finansial dan pembukuan merupakan hal yang mutlak dilakukan dengan benar. Satu dari berbagai aktivitas pembukuan yang memiliki signifikansi tinggi adalah buku besar pembantu utang.

Buku besar pembantu utang sendiri adalah bagian dari buku besar pembantu, yang dibagi menjadi dua jenis berbeda. Pertama pembantu piutang, dan yang kedua disebut dengan pembantu utang. Kali ini yang akan dibahas lebih jauh, adalah terkait dengan pengertian, fungsi, contoh, dan cara membuat buku besar pembantu utang di dalam sebuah perusahaan.

Baca Juga: Optimasi Usaha Value Chain dalam Bisnis, Ini 3 Tahapnya

Mari Pahami Definisinya secara Jelas

Jika mengacu pada definisi yang dicantumkan dalam buku Pengantar Akuntansi (2019), buku besar pembantu merupakan perluasan dari buku besar umum. Isi dari buku besar pembantu adalah rincian dari akun tertentu yang ada di buku besar, disesuaikan dengan namanya.

Buku besar pembantu ini merupakan dokumen yang mencatat perubahan utang atau membeli dengan kredit menurut nama perusahaan. Secara menyeluruh, isi dari berkas atau dokumen ini adalah semua tentang utang yang dimiliki oleh perusahaan secara mendetail untuk setiap poin yang dimiliki oleh bisnis.

Mulai dari jenis transaksi, jenis barang yang menjadi objek transaksi, dan setiap detail lain terkait utang, semua tercatat dalam dokumen ini.

Memahami Fungsinya secara Umum

Buku besar pembantu, apapun jenisnya, ditujukan untuk meningkatkan pengawasan internal keuangan perusahaan. Pada konteks berkas buku besar pembantu utang, maka fungsi utamanya adalah untuk meningkatkan pengawasan internal perusahaan pada setiap jenis utang yang dimiliki.

Pada setiap akhir periode, akan dilakukan penyusunan daftar saldo utang dan menjadi pembanding, apakah apa yang tercatat di saldo utang pada buku besar umum sama dengan apa yang tercatat di berkas ini?

Lebih lanjut, beberapa fungsi lain yang juga dapat dicermati adalah:

• Memudahkan pembuatan laporan keuangan. Dengan adanya buku besar pembantu jenis ini, laporan keuangan yang disusun dapat menjadi lebih cepat dibuat dan tetap memiliki dasar data yang benar
• Pembagian tugas dapat dibuat, antara menyusun buku besar pembantu dengan buku besar umum sehingga tugas setiap staf yang ada tidak terbagi dan mengurangi fokus kerja
• Memberikan keterangan lebih detail dibandingkan buku besar umum untuk setiap pihak yang berkepentingan sehingga dapat digunakan dalam pengambilan berbagai keputusan strategis

Contoh Buku Besar Pembantu Utang

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, seluruh transaksi yang dicatat pada buku besar pembantu jenis ini adalah utang, berdasarkan nama pemasok atau kreditur yang terkait. Saldo normal pada berkas ini diletakkan pada bagian sisi kredit.

Untuk ilustrasinya adalah sebagai berikut.

Diketahui pada periode Desember 2021, perusahaan PT ABC memiliki sejumlah utang terkait transaksi yang dilakukan.

• Saldo awal yang dimiliki adalah sejumlah Rp10.000.000
• Utang pembelian bahan baku pada PT Mikro Tarkam sejumlah Rp4.000.000
• Pengiriman kembali dari CV Agrikultur Nasional sejumlah Rp2.500.000
• Utang pembelian bahan baku pendukung dari PT Akrindo sejumlah Rp1.500.000

Maka ilustrasi yang dapat dibuat dari transaksi di atas adalah sebagai berikut:

Cara Membuatnya

Sebenarnya cara membuat buku besar ini sendiri bukanlah hal yang sulit. Pada dasarnya, perusahaan hanya perlu mencatat setiap transaksi utang yang dimiliki di berkas ini, secara mendetail.

Ketika semua akun sudah tercatat dan tersusun dengan baik, maka informasi yang dicatat akan dapat digunakan sebagai acuan dan dasar penyusunan buku besar utama. Tentu dengan catatan bahwa semua pembukuan di berkas ini sudah dipastikan kebenarannya, mengacu pada dokumentasi yang sudah ada pada sistem pencatatan utama.

• Siapkan semua catatan dan akun utang yang ada pada transaksi bisnis
• Kemudian urutkan berdasarkan rincian tanggal transaksi yang dilakukan
• Masukkan ke dalam masing-masing kolom buku besar pembantu utang yang sudah dibuat sebelumnya
• Susun dengan teliti dan berkas ini siap digunakan untuk keperluan selanjutnya.

Baca Juga:  Paham tentang Proses Tender, Pengusaha Harus Tahu!

Pada dasarnya, urusan pembuatan buku besar pembantu utang bukanlah hal yang sulit. Terlebih jika Anda memiliki perangkat dan sistem pencatatan keuangan yang baik, maka urusan ini dapat diselesaikan dalam waktu yang relatif cepat.

Penggunaan sistem ERP yang handal dapat menjadi solusi untuk urusan finansial Anda. Dari R1, disediakan produk Financial Management yang dapat Anda gunakan. Dengan fitur lengkap pada modulnya dan integrasi yang mudah, menjamin urusan keuangan Anda seperti pembuatan buku besar pembantu utang dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, tanpa harus mengorbankan akurasi dan validitas data yang dibuat. Segera hubungi layanan pelanggan kami sekarang, dan dapatkan informasi detail terkait produk dan biaya pembelian produknya sekarang juga!