Ketika Anda bergerak dalam industri perdagangan barang, memiliki sistem inventory yang solid akan jadi poin penting untuk bisnis yang dijalankan. Mengapa demikian? Sebab sistem ini akan terkait langsung dengan bagaimana persediaan produk dan bahan baku dikelola, sehingga dapat dimanfaatkan pada nilai maksimal dan didistribusikan tepat waktu sehingga menjamin keberadaan produk di pasar.

Lebih lanjut, pembahasan mengenai sistem inventory akan dimulai dari titik awal, pada pengertiannya. Anda juga dapat melihat jenis-jenis sistem inventory yang ada, manfaat, serta tips mengelolanya agar dapat memberikan keuntungan optimal untuk bisnis Anda.

Maka mari mulai dengan poin pertama, terkait pengertian dari sistem ini.

Baca Juga: Pengertian dan 5 Manfaat Penting dalam Direct Selling

Mengenal Apa Itu Sistem Inventory

Sistem inventory bisa dipahami sebagai sistem pengelolaan data persediaan barang yang ada di fasilitas gudang, dan berkaitan dengan aktivitas logistik perusahaan yang Anda miliki. Barang ini akan disimpan dengan tujuan dan metode tertentu, disesuaikan dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.

Kebutuhan perusahaan sendiri akan tergantung pada kebijakan dari pihak manajemen, sehingga hal ini juga akan terkait dengan upaya perusahaan dalam mencapai targetnya. Dengan tujuan yang telah ditentukan, maka akan tampak pula sistem penyimpanan barang yang paling tepat untuk digunakan oleh perusahaan.

Misalnya, perusahaan yang menyimpan barang untuk dijual kembali, tentu sistem pengelolaannya akan berbeda dengan perusahaan yang menyimpan barang untuk digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan sebuah produk, yang kemudian didistribusikan ke pasar untuk dijual.

4 Jenis dari Sistem Persediaan yang Dapat Menjadi Opsi

Setidaknya ada empat jenis sistem pengelolaan persediaan yang dapat digunakan dalam sebuah bisnis. Pemilihan sistem ini kemudian akan bergantung pada jenis industri dan apa yang diperlukan oleh perusahaan Anda.

1. Days Sales of Inventory

Atau biasa dikenal dengan singkatan DSI, merupakan metode penghitungan rasio keuangan dengan hasil waktu rata-rata per hari yang diperlukan perusahaan untuk mengubah persediaan yang dimilikinya.

Hal ini termasuk barang yang sedang diproses untuk menjadi produk yang siap dijual. Tujuan penerapan jenis ini adalah untuk menunjukkan likuiditas persediaan yang dimiliki perusahaan. Hasil penghitungan akan menunjukkan jangka waktu persediaan perusahaan dapat bertahan dan digunakan.

Angka DSI yang lebih disukai adalah poin yang rendah, sebab ini akan berarti durasi yang lebih pendek untuk mengosongkan inventaris atau persediaan yang dimiliki.

2. Economic Order Quantity

Juga dikenal dengan istilah EOQ, digunakan dengan cara menghitung jumlah unit yang harus ditambahkan perusahaan Anda ke persediaan yang dimiliki. Hasil penghitungan harus sesuai dengan setiap gelombang pemesanan, sehingga total biaya persediaan bisa berkurang.

Harus ada asumsi permintaan pelanggan yang terus menerus agar penghitungan dapat dilakukan dengan baik. Metode ini berfungsi untuk memastikan jumlah persediaan yang dipesan setiap batch tepat, dan tidak berlebihan.

Perusahaan tidak perlu membuat pesanan terlalu sering dan persediaan di gudang akan terjaga dalam jumlah yang stabil, sehingga tidak ada pembengkakan biaya maintenance persediaan yang muncul.

3. Material Requirement Planning

Jenis ketiga ini akan bergantung pada forecasting penjualan yang dilakukan. Anda sebagai produsen memiliki kewajiban untuk mencatat penjualan yang akurat, sehingga dapat menjadi dasar perencanaan kebutuhan persediaan yang akurat pula.

Persediaan yang dibutuhkan harus dikomunikasikan tepat waktu pada supplier, sehingga bahan baku yang diperlukan juga datang sesuai dengan jadwal produksi. Kebutuhan pasar dapat terpenuhi tanpa adanya penundaan, dan perusahaan juga akan diuntungkan karena sirkulasi bahan baku yang dimiliki cenderung lebih cepat.

4. Just-In-Time Management

Terakhir adalah jenis JIT. Muncul di Jepang pada era 1960 hingga 1970-an, jenis ini memungkinkan sebuah bisnis menghemat sejumlah biaya dan menghindari pemborosan. Perusahaan hanya perlu menyimpan inventaris yang diperlukan untuk urusan produksi dan penjualan produk. Hal ini dapat mengurangi biaya stokes, asuransi, dan biaya likuidasi atau pembuangan kelebihan persediaan.

Meski demikian, ada tantangan yang harus dihadapi. Misalnya, jika permintaan pasar tiba-tiba melonjak, Anda akan sulit mendapatkan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tersebut. Reputasi akan menurun, dan bisa meningkatkan risiko pelanggan yang beranjak ke produk kompetitor.

Manfaat Utama Sistem Inventory

Jika melihat manfaat dari penerapan sistem inventory di dalam bisnis, maka tidak akan lepas dari empat hal berikut.

• Menjaga stok barang produksi, agar bahan baku yang diperlukan selalu tersedia sehingga proses produksi tidak terhambat karena ketiadaan bahan baku
• Menjaga stok barang di pasar, dengan produksi yang lancar maka distribusi produk siap jual juga akan terjaga, hal ini mencegah terjadinya kekosongan produk di pasar
• Kontrol penuh pada persediaan barang, dengan pengelolaan dan sistem yang solid, maka Anda tidak lagi perlu khawatir pada ketersediaan barang yang diperlukan untuk proses produksi
• Menjaga hubungan baik dengan distributor dan pasar, jelas dengan adanya proses distribusi yang lancar maka hubungan dengan distributor juga akan terjaga, dan pasar juga dapat selalu mengandalkan produk yang dibuat oleh bisnis Anda

Tips Sukses Mengelola Sistem Persediaan

Kategorikan inventory sesuai dengan kebutuhan, baik dari segi prioritas, jenis barang, jenis maintenance yang diperlukan, atau karakter lain untuk memudahkan pengelolaannya

• Pastikan memiliki data yang akurat pada setiap inventory yang dimiliki
• Lakukan audit berkala untuk memastikan kebenaran data yang ada pada sistem Anda
• Selalu cermati performa supplier, untuk menjaga ketersediaan barang dan ketepatan waktu pengantaran
• Lakukan restock tepat waktu agar tidak terjadi kekosongan bahan baku dan produk di pasar

Baca Juga: 4 Manfaat Inventarisasi untuk Perusahaan Anda 

Sistem inventory sendiri sebenarnya dapat dioptimalkan dengan modul Inventory Material Management dari R1. Modul ini dapat membantu Anda dalam memaksimalkan pengelolaan persediaan dengan sistem yang solid, terintegrasi dengan modul bisnis lain, dan memaparkan informasi lengkap pada dashboard yang tersedia. Jadi, segera gunakan modul dari R1 untuk memaksimalkan urusan pengelolaan sistem persediaan, dan tingkatkan performa bisnis Anda!