Selain fokus pada pengembangan produk dan penjualan, perusahaan juga tidak boleh melewatkan pengelolaan internal pada aset yang dimilikinya. Proses inventarisasi adalah proses yang tidak boleh dilewatkan dalam rangka optimasi internal perusahaan atau bisnis, sebab dapat membawa banyak manfaat untuk perusahaan Anda.

Sebagai pebisnis, pemahaman pada istilah-istilah semacam ini tentu penting agar Anda dapat mengelola perusahaan dengan lebih baik. Pengelolaan inventaris ini kemudian menjadi hal penting, agar aset yang dimiliki perusahaan tetap terlacak dan nilainya dapat ditaksir dengan akurat.

Baca Juga: Mengulik Seluk Beluk Bahan Baku, Faktor Utama Produksi setiap Perusahaan

Memahami Apa Itu Inventarisasi

Inventarisasi sendiri berasal dari kata inventaris yang berarti daftar barang, bahan, aset, dan sebagainya. Inventarisasi adalah aktivitas pencatatan atau pendaftaran barang milik perusahaan atau bisnis ke dalam suatu daftar catatan yang tersistem jelas, rapi, dan teratur sesuai dengan ketentuan yang dimiliki perusahaan.

Hasil dari inventarisasi ini sendiri kemudian akan digunakan pada banyak proses bisnis lain yang berkaitan dengan aset dan barang yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan daftar memuat informasi lengkap, seputar kualitas, kuantitas, dan posisi barang, banyak proses bisnis akan berjalan lebih baik dan efektif karena berdiri di atas landasan data yang solid.

Bagian Kedua, Mengenai Tujuan dari Inventarisasi

Secara garis besar, inventarisasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk membantu kelancaran administrasi perusahaan maupun bisnis agar aset yang dimiliki dapat diawasi dengan baik. Lebih lanjut beberapa tujuan inventarisasi yang lain adalah sebagai berikut.

• Memeriksa dan melakukan kontrol pada keluar-masuknya barang yang ada di lingkungan perusahaan, termasuk barang-barang yang berasal dari hibah atau pemberian.
• Bahan rujukan jika terjadi kecurangan dari staf atau pencurian di dalam perusahaan Anda. Daftar yang dimiliki dapat menjadi acuan utama kepemilikan aset dari bisnis Anda.
• Mempercepat proses pembuatan laporan terkait aset dan barang yang dimiliki perusahaan, baik dari segi pencatatan kualitas atau kondisi, kuantitas, dan posisinya secara aktual.
• Menjadi pedoman dalam penghitungan total nilai kekayaan yang dimiliki perusahaan Anda.
• Membantu proses perencanaan, penyaluran, maintenance, dan penyimpanan barang dan set yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya daftar ini, maka semua proses tersebut akan berjalan lebih lancar.
• Menjadi acuan dalam rangka proses pengadaan barang atau proses maintenance.
• Memudahkan kegiatan kontrol inventaris pada penggunaan anggaran yang dimiliki perusahaan.
• Menjaga sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan, sehingga senantiasa dalam keadaan baik atau termonitor kondisi dan jumlahnya.

Tujuan dari proses inventarisasi adalah untuk mencatat, dan memudahkan perusahaan memonitor setiap aset dan barang yang dimilikinya. Lebih jauh, proses penyimpanan, maintenance, hingga procurement juga dapat didukung dengan data ini, karena dapat diketahui secara rinci terkait jumlah dan kondisi dari setiap barang dan aset yang dimiliki perusahaan.

Terakhir, 4 Manfaatnya untuk Kelangsungan Bisnis Anda

Setelah memahami tujuan dari inventarisasi ini, selanjutnya Anda juga wajib paham manfaat dari penerapan inventarisasi yang efektif. Tidak main-main, efeknya bisa sangat baik untuk kelangsungan bisnis secara umum.

1. Meminimalisir Depresiasi Inventaris

Depresiasi sendiri dapat dipahami sebagai sebuah penyusutan, baik dari segi nilai atau dari segi kuantitas, pada barang atau aset karena termakan usia atau penggunaan rutin. Inventarisasi adalah cara yang dapat digunakan untuk mengurangi nilai depresiasi, karena akan termonitor dengan baik.

Idealnya aset atau barang yang diawasi dengan baik dapat berkurang nilai depresiasinya karena akan dapat diberikan maintenance di waktu yang tepat, sehingga pengurangan nilainya juga terkontrol.

2. Memudahkan Pengawasan dari Tata Letak Barang

Ketika inventarisasi dilakukan pada fasilitas yang dimiliki perusahaan, maka akan tergambar jelas tata letak barang dan aset yang dimiliki. Dengan demikian, pengawasan dapat dilakukan lebih mudah dengan standar yang diterapkan perusahaan.

Tata letak berperan besar dalam pengelolaan aset dan barang, sebab dari sini dapat diketahui posisinya sehingga dapat diakses dengan cepat. Barang dengan risiko kerusakan, kadaluarsa, atau tidak layak pakai setelah beberapa waktu juga dapat dikelompokkan sehingga mudah dikelola.

3. Pelayanan pada Pelanggan Meningkat

Dengan data yang jelas pada keberadaan produk atau bahan baku, maka akhirnya layanan pada pelanggan juga akan meningkat. Perusahaan senantiasa dapat memastikan ketersediaan produk di pasar dengan metode yang digunakan, sehingga pelanggan dapat memperoleh barang yang dicarinya dengan cepat.

Konsumen yang terpenuhi kebutuhannya akan menjadi loyal dan setia pada produk Anda.

4. Terakhir, Kinerja Pengelolaan Inventaris

Terakhir dan paling jelas, adalah bahwa dengan proses dan output inventarisasi yang baik dapat memperlihatkan bagaimana kinerja pengelolaan inventaris perusahaan. Semakin akurat dan tepat data yang disajikan, maka kinerja bagian ini terbilang baik dan sesuai dengan standar perusahaan.

Baca Juga: 6 Metode Inventory Control untuk Optimalnya Pengelolaan Gudang 

Mengingat inventarisasi merupakan proses yang penting dalam perusahaan, maka tak heran optimasinya selalu diupayakan dengan berbagai cara. Staf yang handal dan bantuan dari sistem yang solid akan memberikan output terbaik, seperti apa yang disediakan oleh R1 dengan produknya Inventory & Material Management.

Inventory & Material Management dari R1

Urusan pengelolaan dan penyimpanan data material, inventaris harga, transaksi, serta pencatatan persediaan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan dengan optimal menggunakan produk yang satu ini. Dapat diintegrasikan dengan produk R1 lain yang digunakan di perusahaan Anda, kinerja perusahaan secara umum dapat ditingkatkan. R1 paham benar bahwa inventarisasi adalah hal yang krusial, maka R1 menyediakan produk solid untuk mendukungnya. Gunakan produk R1 sekarang, dan mari berkembang bersama!