Sistem pengadaan barang dan jasa semakin canggih, untuk memenuhi tuntutan efisiensi dan efektivitas yang semakin tinggi di era kekinian. Tak heran, penggunaan  ERP procurement menjadi hal yang ideal di industri sekarang ini, sebab tak sedikit benefit yang bisa diperoleh bisnis.

ERP procurement sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem yang dapat membantu Anda memudahkan, menyederhanakan, dan mengoptimalkan proses pengadaan barang melalui modul yang tersedia. Karena pada dasarnya sistem ERP sendiri bertujuan untuk hal ini, maka di bidang pengadaan barang dan jasa value yang ditawarkan juga serupa.

Baca Juga: Penting! Ini 5 Manfaat Katalog Produk Untuk Pengadaan Barang

Cermati Manfaatnya untuk Mulai Mempertimbangkan Penggunaan ERP Procurement

Tidak sedikit fitur yang ditawarkan, yang akan dibahas pada bagian berikutnya, oleh ERP procurement ini. Fitur-fitur ini tersedia untuk membawa perusahaan Anda pada transaksi, proses pengadaan barang dan jasa, yang lebih optimal dari waktu ke waktu.

Setidaknya terdapat empat manfaat utama yang bisa diperoleh dari pemanfaatan sistem ERP dalam pengadaan barang dan jasa. Penjelasannya adalah sebagai berikut.

1. Membantu Kontrol Kinerja Vendor

Manfaat pertama yang bisa didapatkan adalah bahwa bisnis yang Anda kelola dapat mengontrol dan memonitor kinerja dari vendor yang menjadi mitra bisnis Anda. Hal ini akan mencakup pada pencatatan kualitas pesanan, pengiriman, ketepatan waktu, ketepatan aturan, dan kesepakatan yang telah dibuat. Semua akan dapat terlihat pada riwayat transaksi, sehingga Anda dapat melihat bagaimana dinamika performa vendor di setiap transaksi yang dibuat.

2. Tingkat Ketersediaan Barang dan Jasa Terjamin

Anda juga bisa memperoleh manfaat jaminan ketersediaan barang dan jasa yang diperlukan setiap waktu. Karena sistemnya terintegrasi, maka ERP procurement akan dapat mengidentifikasi jumlah persediaan yang dimiliki dan membandingkannya dengan kebutuhan perusahaan. Ketika sudah sampai di jumlah tertentu, maka pemesanan dapat segera dilakukan dan pengadaan bisa dieksekusi.

3. Kontrol pada Cash Flow

Adanya data transaksi yang tersedia sepanjang waktu juga dapat membantu Anda merencanakan dan mengontrol cash flow dari bisnis yang dikelola, terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Dengan kontrol yang baik, maka cash flow perusahaan juga dapat terjaga sehingga urusan pengadaan barang dapat dilakukan tepat waktu dan dengan biaya yang sudah dihitung akurat.

4. Mengurangi Risiko Penipuan

Adanya sistem ERP yang dapat menunjang pengadaan barang dan jasa ini akan membantu bisnis untuk terhindar dari risiko penipuan. Manipulasi data yang mungkin dilakukan oleh oknum vendor atau bahkan oknum staf yang tidak bertanggung jawab dapat dikurangi, sebab semua perubahan pada pesanan akan terlihat dalam catatan yang ada.

Fitur yang Ditawarkan dalam Sistem

Berbicara mengenai fitur yang ditawarkan pada sistem ERP procurement ini sebenarnya akan beragam tergantung pada produk ERP yang Anda gunakan. Namun secara ideal, fitur yang wajib dipastikan ada adalah sebagai berikut.

• Mampu membantu pembelian luar negeri dengan Kode HS terbaru
• Mencegah adanya barang yang terduplikasi
• Memudahkan dan mengontrol proses faktur
• Manajemen persetujuan permintaan material
• Pesanan atau kontrak pembelian maklon
• Membantu proses pemesanan dan pembelian
• Terintegrasi dengan divisi, bagian, atau departemen terkait
• Mempertahankan penawaran vendor dan kontrak yang awalnya disepakati

Alasan ERP Procurement Dapat Membantu Proses Bisnis

Jika berbicara mengenai alasan mengapa ERP procurement dapat membantu proses bisnis, tentu semua akan kembali pada fitur dan manfaat yang telah disebutkan sebelumnya. Dari dua poin di atas, dapat terlihat bagaimana sistem ini membantu proses pengadaan untuk berubah jadi proses yang lebih optimal.

Integrasinya dengan berbagai modul lain di dalam perusahaan yang Anda miliki dapat melancarkan setiap proses, mulai dari pendataan kebutuhan, pengajuan approval, hingga persetujuan dan peninjauan pasca pengadaan dilakukan. Ini tentu akan menghemat banyak sekali waktu dan tenaga, karena semua dapat dilakukan secara online.

Selanjutnya karena terdapat daftar vendor dan deal yang sudah pernah dilakukan, maka Anda dapat dengan mudah memonitor vendor mana saja yang senantiasa memberikan transaksi menguntungkan. Dengan begini, pengadaan yang dilakukan akan semakin optimal karena transaksi pengadaan barang bisa memilih mana pihak yang memberikan benefit maksimal.

Bisnis di era kekinian menghadapi tantangan yang tidak ringan dari kompetitor, dan tuntutan adaptasi pada teknologi yang terus berkembang. Ini menjadi salah satu alasan kuat untuk bisnis Anda menggunakan ERP procurement agar dapat mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki dan transaksi yang akan dilakukan.

Baca Juga: 6 Manfaat dan Alasan Kenapa Perusahaan Perlu Cloud ERP 

Optimasi setiap proses dalam bisnis menjadi kunci peningkatan keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Segala sumber daya dan kesempatan yang ada harus dimanfaatkan, sehingga bisnis memperoleh performa terbaik dan terus meningkat seiring berjalannya waktu.

Penggunaan ERP procurement yang solid dapat membantu hal ini. R1, sebagai salah satu penyedia produk ERP handal, siap menyajikannya untuk Anda. Dengan modul Procurement Management yang solid, Anda dapat menikmati setiap fitur dan manfaat yang disebutkan di atas tadi. Dengan demikian, bisnis dapat dijalankan dengan lebih optimal, dan keuntungan akan datang seiring dengan setiap transaksi yang terjadi. Segera gunakan R1 dan maksimalkan setiap fiturnya dengan maksimal!