Aktivitas bisnis di dalam perusahaan tidak hanya melibatkan transaksi pembelian dan penjualan barang melainkan juga pengadaan barang. Khusus yang terakhir, perusahaan melakukan proses pengadaan barang ke vendor atau Request For Quotation. 

Request For Quotation atau yang biasa disingkat dengan RFQ tidak hanya memasukkan jenis dan jumlah produk melainkan juga anggaran. Dalam hal ini, input anggaran harus rinci dan detail agar dapat menyesuaikan persediaan vendor. 

Bagi perusahaan yang masih kesulitan bagaimana prosedur dan manfaat request for quotation, artikel di bawah ini akan menjelaskannya hingga tuntas. Mulai dari pengertian, manfaat, hingga prosedur. Simak secara saksama, ya. 

Arti dari Request For Quotation

Secara umum, Request For Quotation adalah serangkaian proses yang harus dilakukan organisasi atau perusahaan untuk mengajukan penawaran kepada vendor atau penyedia barang. 

Dalam pengajuan penawaran tersebut, isinya adalah jumlah produk, ukuran produk, hingga beberapa detail yang perlu dicantumkan agar prosesnya menjadi lancar.

Selain detail produk, perusahaan juga perlu menyiapkan anggaran supaya vendor dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan. 

Vendor akan meninjau dan akan menyediakan spesifikasi produk yang sesuai dengan pengajuan anggaran. Maka dari itu, pencantuman anggaran yang rinci dan detail akan memudahkan vendor dalam menyiapkan produk. 

Proses Request For Quotation

Pengajuan RFQ dilakukan pada awal pengadaan barang. Ketika perusahaan telah menyediakan semacam proposal penawaran maka vendor akan memberikan daftar barang (jenis dan harga) kepada perusahaan. 

Untuk lebih meyakinkan perusahaan, vendor biasanya tidak hanya memberikan daftar melainkan juga semacam company profile agar perusahaan tertarik menggunakan jasa mereka.

Isi di dalam company profile dari vendor sebagai berikut:

1. Sederet pengalaman vendor dalam mengelola kebutuhan perusahaan.
2. Aksesibilitas yang dimiliki oleh vendor.
3. Rekam jejak pengalaman vendor dalam menyelesaikan proses pengadaan barang. Apakah tepat waktu atau terlambat. 
4. Poin-poin lainnya yang mampu menambah daya tarik sehingga perusahaan mau bekerja sama dengan vendor. 

Baca Juga: E-Procurement: Manfaat dan Bedanya dengan Konvensional

Ada satu hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Ketika perusahaan telah mengajukan penawaran kepada vendor tetapi vendor tidak kunjung memberikan respons, perusahaan boleh mengajukan penawaran ke vendor lain. 

Hal ini disebabkan belum adanya kontrak atau perjanjian kerja sama yang membuat keduanya dapat saling terikat satu dengan lainnya. 

Manfaat Request For Quotation

Ada beberapa manfaat yang perlu diketahui perusahaan tentang RFQ yaitu:

1. Mampu Mengurangi Resiko

Hambatan dalam proses pengadaan barang biasanya akan selalu ada. Namun, ada baiknya perusahaan perlu mencari cara agar dapat mengurangi atau meminimalisir risiko.

Misalnya: pembatalan sepihak, ketersediaan stok, atau harga yang bisa berubah sewaktu-waktu. Hanya dengan RFQ, segala risiko mampu diminimalisir. 

2. Efektif dan Efisien

Kehadiran RFQ boleh dibilang cukup efektif dan efisien sehingga seluruh permintaan perusahaan telah tercantum di lembar tersebut. Begitu pula dengan vendor yang lebih mudah untuk menyediakan segala kebutuhan perusahaan. 

3. Proses Pengadaan Menjadi Lebih Mudah

Adapun penggunaan RFQ akan membuat proses pengadaan barang menjadi lebih mudah. Jadi, kekhawatiran seperti biaya pengiriman barang tidak akan menjadi masalah. 

Adanya RFQ juga akan membuat proses menemukan barang menjadi lebih mudah. Perusahaan pun lebih cepat untuk mendapatkan barang sesuai dengan spesifikasi dan anggaran yang dibutuhkan. 

4. Hemat Waktu

Manfaat keempat yang diperoleh perusahaan maupun vendor terkait adanya RFQ adalah pilihan produk hingga spesifikasi produk menjadi lebih hemat waktu. 

Perusahaan cukup mengetik segala kebutuhan yang harus dipenuhi vendor sehingga vendor mudah untuk menyediakannya. Maka dari itu, segala pekerjaan perusahaan, mulai dari permintaan hingga pengiriman dapat terkendali dengan baik. 

Baca Juga: 4 Tips Optimalkan Procurement Management Bisnis

Request For Quotation adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan perusahaan atau organisasi kepada vendor. Kehadiran RFQ sangat dibutuhkan untuk memperlancar kinerja dan menghemat waktu. 

Agar perusahaan lebih baik dalam menjalankan bisnis, R1 dari RUN System memiliki fitur produk Procurement Management yang mampu meningkatkan kontrol pengadaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. 

Di dalam Procurement Management terdapat Vendor Management System yang memudahkan perusahaan untuk memilih vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Bersama R1, langkah perusahaan dalam proses pengadaan barang menjadi lebih berkembang cepat dan efektif.