E-Procurement (electronic procurement) adalah proses pembelian, penjualan barang, equipment, pekerjaan, dan jasa melalui antarmuka web atau aplikasi. Sistem pengadaan online ini dirancang untuk memusatkan dan mengotomasi interaksi antara perusahaan, pelanggan, dan vendor pengadaan untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam proses procurement.

Proses pengadaan secara elektronik ini biasa disebut sebagai eproc di instansi pemerintah atau perusahaan BUMN. Namun kini banyak perusahaan swasta mulai menggunakan proses pengadaan online karena lebih lebih hemat waktu, biaya, dan tenaga.

Di dalam sistem procurement online terdapat banyak seller atau supplier, kategori produk yang tidak terbatas, fasilitas pembayaran lengkap, serta pilihan jasa pengiriman atau kurir yang lengkap. Proses pengadaannya semudah belanja online di toko online.

Manfaat e-Procurement untuk Perusahaan

Beberapa manfaat dari sistem e-procurement untuk bisnis Anda adalah:

1. Menghindari Kecurangan

Sistem pengadaan barang secara online memudahkan Anda membuat dan menganalisa laporan barang dan jasa. Sistem ini dapat melakukan pencatatan pada setiap proses pengadaan. Prosedur dan proses pengadaan barang juga lebih transparan. Atasan Anda bisa langsung melihat detail transaksi, termasuk spesifikasi barang/jasa yang dibeli.

Selain itu, pengadaan online juga bisa mengurangi pertemuan secara fisik yang berisiko menimbulkan KKN, baik di antara vendor maupun antara vendor dan pembeli. Proses pengadaan dapat dipantau lebih jelas sehingga Anda bisa meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan.

2. Menghemat Waktu dan Biaya

Pengadaan barang secara online dapat menghemat biaya operasional perusahaan. Biaya yang biasa dikeluarkan untuk mengadakan pembelian barang dan jasa, seperti: akomodasi, penyewaan ruang rapat, hingga perangko, materai, dan amplop bisa dihilangkan.

Selain itu, proses pengadaan online ini dapat menghemat waktu dan tenaga karyawan Anda. Semua barang dan jasa yang diperlukan terdapat di dalam dashboard dan bisa diakses secara online. Histori transaksi juga tercatat dalam sistem sehingga memudahkan Anda mengajukan pengadaan kembali. Proses pembelian juga bisa dilakukan kapan saja selama ada koneksi internet.

3. Transaksi Lebih Cepat

Sistem pengadaan ini dapat menyederhanakan proses pengadaan. Anda tidak perlu bertanya ke vendor mengenai spesifikasi barang. Semua informasi mengenai barang dan jasa yang dipesan bisa dilihat dalam dashboard. Proses komunikasi juga lebih mudah sehingga Anda bisa lebih fokus ke bisnis yang lebih penting.

Proses transaksi lebih cepat dan mudah. Admin Procurement cukup buka dashboard lalu pilih barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Setelah itu, produk yang dipesan akan diinformasikan ke atasan Anda untuk dilakukan aproval secara online. Jika sudah disetujui, produk akan segera diproses oleh vendor dan dikirim sesuai waktu dan tempat yang ditentukan.

Perbedaan Procurement Konvensional dan e Procurement

Procurement Konvensional

• Pencarian produk barang/jasa, perbedaan harga, dan kontak-kontak vendor dilakukan secara manual.
• Lembaga penyelenggara bersifat manual, yakni Panitia Pengadaan/Pelelangan.     
• Proses pendaftaran masih berupa manual, yakni panitia masih harus menyiapkan proses pendaftaran mulai dari tempat, meja, kursi, formulir, dll. Begitu juga calon penyedia barang/jasa (vendor)  yang masih harus menyiapkan surat-surat terkait persyaratan.  
• Vendor pemenang diumumkan lewat surat kabar nasional/lokal atau papan pengumuman.
• Rapat penjelasan (aanwijizing) dilakukan secara tatap muka. 
• Dalam tahap pemasukan dokumen ada sistem satu sampul, dua sampul, dan dua tahap.   
• Proses pembukaan dokumen wajib disaksikan oleh semua vendor dan diadakan di satu tempat.
• Proses evaluasi yakni mengevaluasi dokumen fisik.   
• Usulan calon pemenang dilakukan lewat surat resmi yang dibuat oleh Ketua Panitia kepada PPK (Pejabat Pembuat Komitmen).    
• Pembayaran biasanya dilakukan di awal.  
• Pengiriman barang/jasa tidak bisa dipantau. 

e-Procurement

• Pencarian produk barang/jasa, perbedaan harga, dan kontak-kontak vendor serta deskripsi lengkap ada di online.
• Dalam pemerintahan, terdapat unit khusus di bagian pelaksanaan pengadaan yang disebut LPSE (Layanan Pengadaan secara Elektronik).
• Pendaftaran dilakukan secara online. Panitia hanya bertugas memantau monitor, mengecek jumlah pendaftar, dll. Sementara calon penyedia barang/jasa (vendor) cukup login menggunakan username dan password yang sudah diberikan, membaca pengumuman, mengisi formulir online, dll.
• Vendor pemenang diumumkan lewat situs web LPSE.
• Rapat penjelasan (aanwijizing) dilakukan secara online, proses tanya jawab mirip seperti kolom komentar di media sosial.
• Semua dokumen akan diubah ke format PDF atau JPEG, kemudian dikompres dan dienkripsi sehingga segala dokumen administrasi, teknis dan harga untuk sistem satu sampul atau dua sampul bisa menjadi 1 file saja.
• Hanya dapat dibuka berdasarkan kurun waktu yang ditentukan dan tidak bisa dibuka dengan aplikasi sembarangan.
• Proses evaluasi yakni mengevaluasi dokumen di layar komputer.
• Usulan calon pemenang dilakukan lewat sekali klik alias online oleh Ketua Panitia kepada PPK (Pejabat Pembuat Komitmen).
• Pembayaran dapat dilakukan di awal, berkala, atau di akhir saat produk diterima.
• Pengiriman barang/jasa bisa selalu dipantau.

Baca Juga: 7 Tahapan dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa, Berikut Penjelasannya!

Sukses Bersama E-procurement R1

Salah satu contoh layanan e-Procurement yang ada di Indonesia adalah R1. Layanan yang dibuat oleh e-commerce B2b terbaik di Indonesia ini dirancang untuk memudahkan pemilik perusahaan dalam menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa. Sistem pengadaan online R1 bantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari biaya procurement di perusahaan Anda.

Kelebihan R1

• Memastikan kinerja vendor sesuai dengan kesepakatan awal
• Menjaga tingkat persediaan
• Meminimalisir peluang penipuan
• Mengelola hubungan dengan vendor, mendukung strategi dan kinerja perusahaan

R1 akan memastikan Anda memperoleh kemudahan untuk  melakukan pengadaan barang dan melakukan pengecekan dari mana saja dan kapan saja secara real time. Segera bergabung dengan R1 sekarang juga dan ketahui lebih banyak manfaat R1 lainnya.