Menjadi salah satu urusan yang dilakukan secara rutin, hendaknya pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dikelola dengan baik. Procurement management kemudian muncul sebagai istilah untuk menyebut kegiatan, aplikasi, fitur, software, yang berkaitan dengan pengelolaan bidang ini.

Tapi tahukah Anda apa arti dari istilah tersebut secara praktis?

Baca Juga: Memahami Proses Pengadaan Barang Habis Pakai untuk Perusahaan

Memahami Arti dari Procurement Management

Procurement sendiri merupakan serangkaian proses kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan perusahaan untuk mencukupi kebutuhan operasional dan produksinya. Proses ini berjalan mulai dari perencanaan dan analisis kebutuhan, hingga proses akhir penerimaan barang dan pembayaran invoice.

Kebutuhan perusahaan, secara praktis, tidak dapat dipenuhi oleh satu pihak saja. Ini mengapa kemudian pengelolaan proses tersebut diperlukan, sehingga setiap procurement dapat berjalan dengan optimal dan memberikan hasil yang diharapkan, tanpa adanya terlalu banyak kesalahan,

Procurement management kemudian dilakukan untuk mengelola, mengawasi, merencanakan, mengontrol, dan melakukan peninjauan ulang pada setiap proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan perusahaan, sehingga dapat memberikan apa yang menjadi tujuan perusahaan melakukan proses tersebut.

Sederet Manfaatnya untuk Perusahaan

Secara umum keuntungan atau manfaat yang diperoleh dengan memiliki procurement management tentu fokus pada perusahaan sebagai sebuah unit bisnis. Manfaat ini dapat dirasakan tidak hanya dalam urusan pengadaan barang, namun juga hubungannya dengan keuangan perusahaan dan kepuasan pelanggan.

Pertama, Meningkatkan Kualitas dan Kepercayaan Pelanggan

Manfaat pertama yang bisa diperoleh adalah mendapatkan peningkatan kualitas dan kepercayaan pelanggan yang Anda miliki. Hal ini muncul sebab dengan manajemen pengadaan yang baik, Anda akan memastikan suplai bahan baku dan distribusi yang disiplin.

Di sisi lain, kualitas bahan baku yang terjaga juga akan dapat menjaga kualitas produk. Produk dengan kualitas yang diharapkan dan ketersediaan terjamin di pasar artinya akan meningkatkan kepercayaan pelanggan yang Anda miliki, sehingga berdampak baik untuk bisnis.

Kedua, Kontrol Biaya yang Dikeluarkan

Procurement management juga dapat membantu perusahaan untuk menjadwalkan pelunasan invoice yang menjadi kewajibannya. Dapat dibayangkan, jika semua pengadaan barang dilakukan tanpa perencanaan jelas, invoice bisa jatuh tempo di waktu yang bersamaan dan membebani keuangan perusahaan.

Ini mengapa pengelolaan pengadaan barang ini diperlukan. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat mengatur jatuh tempo invoice dan jadwal pelunasan, sehingga perputaran uang di dalam perusahaan lebih sehat dan terukur.

Ketiga, Menekan Risiko Kesalahan atau Penipuan

Mengapa demikian?

Sebab dengan pengelolaan berkas dan hubungan dengan penyedia yang baik, perusahaan dapat menjalin kerjasama yang lebih sehat. Semua berkas yang diperlukan dapat diurus secara praktis dan tepat dengan software atau sistem pengelolaan pengadaan, yang bermanfaat untuk kedua pihak.

Otomasi sistem pengadaan juga dapat memudahkan penyedia dan perusahaan Anda dalam berkoordinasi. Risiko kesalahan kualitas dan kuantitas pesanan dapat ditekan, dan prosedur retur atau penyelesaian masalah juga akan tercantum dengan jelas pada kontrak yang dibuat.

Lalu Bagaimana Cara Membangun Manajemen Pengadaan yang Solid?

Tidak hanya harus ada di dalam perusahaan, namun manajemen pengadaan juga wajib menjadi sistem yang solid sehingga dapat membawa lebih banyak manfaat. Beberapa tips di bawah ini dapat Anda gunakan untuk memperoleh sistem yang kuat dan siap menghadapi berbagai kondisi.

1. Kerangka Kerja yang Jelas

Efisiensi kerja untuk setiap proses wajib dilakukan. Untuk memperolehnya, Anda wajib memiliki kerangka kerja yang jelas dan pedoman menyelesaikan pekerjaan dengan cara paling efektif yang bisa diterapkan oleh setiap staf yang bertanggungjawab.

Kerangka kerja ini harus jelas dan rinci untuk setiap bagian. Mulai dari pengelolaan dan negosiasi dengan penyedia, pemantauan dan persetujuan pesanan, pengelolaan invoice dan pembayaran, quality assurance, hingga product knowledge untuk karyawan yang Anda miliki.

Dengan kerangka kerja yang jelas, semua tugas idealnya dapat terlaksana dengan optimal

2. Pemanfaatan Sistem atau Software Pendukung

Perangkat procurement management kini tersedia dan bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan. Hal ini tentu harus dimanfaatkan dan dimaksimalkan, agar bisnis Anda dapat mencapai puncak efisiensi pada bidang pengadaan ini.

Tentu dalam memilih perangkat juga harus disertai dengan kriteria utama. Mulai dari kemudahan penggunaan, otomasi proses, kemudahan integrasi dengan sistem yang digunakan perusahaan, dan kriteria lain sesuai dengan kebutuhan bisnis.

3. Pengelolaan Stok yang Baik

Pengadaan barang tidak selalu berfokus pada pembelian dari pihak penyedia, namun juga pengelolaan stok yang dimiliki oleh perusahaan. Tanpa pengelolaan stok yang baik, maka proses pengadaan akan menjadi kurang efektif karena berisiko terjadi penumpukan barang di gudang.

Ini mengapa pengelolaan gudang dan persediaan yang dilakukan juga wajib solid. Dengan data yang jelas pada inventaris perusahaan, procurement dapat dilakukan dengan akurat dan efisien, tanpa ada risiko pemborosan atau penumpukan barang di gudang yang dapat meningkatkan biaya gudang.

4. Jalin Hubungan Baik dengan Penyedia

Agar semua proses berjalan dengan baik, maka Anda juga wajib memiliki hubungan yang baik dengan penyedia yang menjadi partner bisnis Anda. Penyedia secara langsung berperan besar pada kelancaran pengadaan barang, dan bahkan hingga menjaga kualitas produk yang dihasilkan.

Tawarkan kerjasama yang menguntungkan dan hormati kebijakan yang dibuat oleh penyedia dalam rangka procurement yang Anda lakukan. Ingat, saling menghargai di dunai bisnis bernilai sangat tinggi, maka dari itu, tingkatkan loyalitas, dan dapatkan keuntungan dari hubungan produktif ini.

Baca Juga: Apa Itu Quality Assurance, Tugas, dan 3 Skill yang Dibutuhkan 

Urusan procurement management jelas diperlukan dan harus dioptimalkan untuk perusahaan, agar semua proses berjalan lancar. Untuk mendukung hal tersebut, R1 kemudian menyajikan produk andalannya, Procurement Management, untuk Anda gunakan.

Procurement Management dari R1

Menyediakan dua fitur utama, Vendor Management System dan Purchasing Management, produk andalan dari R1 ini jelas dapat membantu proses procurement management yang Anda butuhkan. Jelas memiliki sistem yang solid, Anda bisa dengan mudah mengintegrasikannya dengan produk R1 yang lain, dan meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Segera gunakan produk R1 sekarang, dan dapatkan semua keuntungan dari fitur yang ditawarkannya!