Purchasing officer adalah orang-orang yang memiliki posisi dan bertanggung jawab terhadap kelengkapan administrasi dalam pengadaan barang atau jasa seperti faktur, invoice, ataupun purchase order. 

Mereka yang bertugas di purchasing officer adalah bagian dari divisi accounting dan finansial serta bertanggung jawab pula pada pihak ketiga terkait urusan transaksi barang atau jasa.

Perannya cukup vital, dan karena itu, mereka dibutuhkan perusahaan untuk mengelola hubungan dengan pihak ketiga sekaligus pembelanjaan barang atau jasa. 

Untuk mengenal lebih dalam tentang apa itu purchasing officer, artikel di bawah ini akan membahas hingga tuntas mengenai pengertian, skill, tugas serta tanggung jawab.

Purchasing Officer Adalah Posisi Vital di Perusahaan, Ini Ulasannya

Seperti yang telah dijelaskan di atas, purchasing officer adalah karyawan yang bertanggung jawab terhadap mengelola administrasi sekaligus hubungan antara pihak ketiga. Pengelolaan tersebut berkaitan dengan barang atau jasa. 

Beberapa perusahaan tampaknya belum mampu membedakan antara purchasing staff, purchasing manager, dan purchasing officer

Jika officer mengurusi bagian kelengkapan administrasi, purchasing staff adalah karyawan yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

Sedangkan purchasing manager adalah para karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan strategi perencanaan dan inventory control barang atau jasa.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer

Setiap bagian purchasing tentunya memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Lalu, untuk tugas dan tanggung jawab purchasing officer adalah:

1. Mengelola Pengadaan Barang

Salah satu tugas dari purchasing officer adalah mengelola pengadaan barang. Hal ini penting untuk menjaga kebutuhan barang agar terkontrol. Tidak kekurangan dan juga tidak berlebihan. 

2. Menganalisa Calon Vendor atau Supplier

Oleh karena tugasnya berhubungan dengan pihak ketiga maka mereka juga perlu cermat dan teliti dalam memilih calon vendor atau supplier yang sesuai kebutuhan perusahaan.

3. Melakukan Negosiasi Harga

Ketika calon vendor atau supplier membuat penawaran soal harga, PO akan mengecek dan meninjau apakah harga yang ditawarkan sesuai dengan spesifikasi produk. PO pun berhak melakukan negosiasi harga yang sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Mengecek Kelengkapan Dokumen Supplier atau Vendor

Setelah melalui proses penawaran maka muncul keputusan untuk menetapkan mana penawaran yang sesuai bagi perusahaan. 

Namun, sebelum menentukannya, PO wajib mengecek sekaligus meninjau bagaimana kelengkapan dokumen supplier atau vendor. Hal ini menjadi penting agar tidak mendapatkan supplier atau vendor yang abal-abal.

5. Melakukan Pembelian dan Membuat Laporannya

Tugas dan tanggung jawab kelima dari purchasing officer adalah melakukan pembelian barang atau jasa. Setelah melakukan hal tersebut, PO perlu membuat laporan pembelian agar pengeluaran perusahaan dapat terkontrol dengan baik. 

Baca Juga: 5 Keunggulan Saas bagi Perusahaan yang Bisa Didapatkan

6. Memastikan Ketersediaan Produk

Oleh karena mengelola gudang dan mengatur arus keluar masuk produk maka PO perlu memastikan ketersediaan produk. Untuk memudahkan kinerja, PO dapat bekerja sama sekaligus berkoordinasi dengan divisi lain agar pekerjaan bisa efektif. Jika pekerjaan efektif, mudah bagi purchasing officer untuk mencapai tujuan perusahaan. 

7. Berkoordinasi dengan Divisi Lainnya

Tugas dan tanggung jawab yang terakhir adalah PO harus dan mau melakukan koordinasi dengan divisi lainnya. Koordinasi menjadi penting agar tercipta kondusifitas perusahaan. Selain itu, melalui koordinasi yang tepat maka mudah bagi setiap karyawan untuk berkontribusi memajukan perusahaan. 

Skill Purchasing Officer

Perusahaan tentunya tidak salah ambil untuk memilih orang menjadi bagian purchasing officer. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mencari dan menyeleksi orang yang tepat. Ada 5 skill yang perlu dikuasai yaitu:

1. Komunikasi

Skill pertama yang harus dikuasai adalah komunikasi. Hal ini disebabkan mereka memiliki tugas yang tidak hanya di internal melainkan eksternal. Di internal, mereka akan berdiskusi dengan divisi lain, khususnya pengadaan barang. Sedangkan di eksternal, mereka akan menjadi orang pertama yang berhubungan dengan pihak lain. 

2. Relasi

Skill kedua yang perlu dikuasai adalah relasi. Tidak bisa dimungkiri bahwa setiap PO harus membangun relasi yang baik. Hal ini berhubungan dengan pengadaan barang perusahaan. Andaikan perusahaan membutuhkan pengadaan alat tulis kantor atau makanan dan minuman maka mudah bagi mereka untuk mencari rekanan. 

3. Mengecek Dokumen

Hal ketiga yang cukup krusial dan perlu diketahui secara aktif adalah mampu mengecek dokumen. Dalam setiap pengadaan barang, akan banyak dokumen yang diserahkan baik dalam bentuk hardcopy atau softcopy. Oleh karena, penataan administrasi menjadi skill yang penting dan tidak boleh terlewatkan. 

Baca Juga: Pentingnya Purchasing Management dan 5 Langkah Melakukannya

4. Paham Berbagai Aplikasi 

Jika perusahaan mencantumkan lowongan pekerjaan, memiliki kemampuan untuk mengoperasikan aplikasi seperti Word, Excel, dan Power Point adalah keuntungan yang baik. Hal ini disebabkan pekerjaan mereka yang lebih banyak berhubungan dengan hal itu. Maka penting untuk menguasainya agar hasil pekerjaan menjadi sempurna. 

5. Paham Pajak

Ada pengadaan maka ada pajak. Dua hal yang tidak bisa dipisahkan dan terikat satu sama lain. Sebab, pengadaan harus berurusan dengan kapan dan berapa pajak yang harus dibayar perusahaan atau rekanan. Maka, memahami pajak adalah suatu kewajiban umum. 

R1 Membantu Proses Pengadaan Menjadi Lebih Efisien

Ketika perusahaan ingin membuat proses pengadaan menjadi lebih efisien, R1 hadir untuk memberikan solusi. Melalui fitur Procurement Management, R1 mampu monitoring dan melakukan verifikasi dalam memilih vendor yang tepat. 

R1 juga mampu mengatur persediaan barang menjadi lebih efisien dan mencegah terjadinya fraud atau penipuan. Dengan R1, segala proses pengadaan menjadi lancar tanpa hambatan. Temukan fitur R1 yang lainnya hanya di sini.