Menjalankan proses pengadaan barang/jasa bisa menjadi pekerjaan yang rumit jika pengelolaannya tidak dilakukan dengan baik. Apalagi jika perusahaan Anda memiliki karakteristik pengadaan dengan skala yang besar. Tidak hanya dokumen yang berlapis, perusahaan juga akan membutuhkan sistem pengolah data pengadaan yang terintegrasi. Bisa dengan semua tim internal perusahaan atau dengan pihak luar, seperti vendor dan/atau pemasok. Sehingga muncullah skema purchasing management yang akan membantu proses pengadaan menjadi kegiatan rutin yang efektif dan efisien. Simak langkah melakukan purchasing management di bawah ini.

Baca Juga: Memahami Purchasing Sebagai Bagian dari Aktivitas Bisnis, Ini 10 Tugasnya

Purchasing Management adalah pengelolaan pembelian atau pengadaan barang/jasa perusahaan yang berkaitan dengan komunikasi dua arah antara perusahaan pembeli dan pemasok. Ruang lingkup pelaksanaannya tidak hanya memastikan barang/jasa sampai di perusahaan dengan jumlah dan spesifikasi yang sesuai. Namun perusahaan juga akan mengelola hubungan dengan pemasok, mengevaluasi proses pengadaan, hingga menemukan solusi bersama apabila ditemukan hambatan dalam pengadaan. Dilihat dari mekanismenya saja, Anda tentu setuju jika Purchasing Management dikatakan penting untuk dimiliki. Terutama jika dikaitkan dengan kelancaran operasional perusahaan.

Fungsi dan Pentingnya Purchasing Management

1. Bagian Krusial Operasional Perusahaan

Setidaknya terdapat 6 bagian dalam perusahaan yang akan berpengaruh besar dalam jalannya operasional perusahaan. Artinya, jika salah satu dari keenam bagian tersebut tidak ada maka bagian lain tidak akan berfungsi baik. Keenam bagian tersebut adalah bagian personalia, bagian keuangan, bagian konversi, bagian penciptaan produk, bagian distribusi, dan tentu saja bagian pembelian.

Khusus pada bagian penciptaan atau produksi, perusahaan pasti akan membutuhkan bahan baku, baik mentah atau setengah jadi. Tentu saja jika bukan bagian pembelian melalui purchasing managament, siapa lagi yang akan mengelola faktor penting produksi ini?

2. Menjalankan Kegiatan Manufaktur

Kegiatan manufaktur adalah tahap pengolahan bahan baku secara kimia dan/atau fisika untuk mengubahnya menjadi produk dengan sifat, bentuk, dan tampilan yang berbeda dari sebelumnya. Purchasing management berperan langsung dalam kegiatan manufaktur yang berkaitan dengan pemasok bahan baku tersebut sehingga tidak bisa ditinggalkan dalam prosesnya.

3. Menentukan Tingkat Keuntungan

Semakin rendah biaya pembelian faktor produksi, maka keuntungan perusahaan akan semakin tinggi. Sayangnya, salah satu kendala pengadaan adalah risiko terjadinya kenaikan harga yang terlalu drastis dan/atau terlalu mendadak tanpa ada faktor eksternal. Biasanya kendala seperti ini dilakukan oleh pemasok yang tidak bertanggung jawab. Untuk mencegah terjadinya hal tersebut, purchasing management dapat menjadi media menjalin hubungan yang terbuka dengan pemasok.

4. Kontrol Kualitas Pembelian

Dengan pengelolaan kegiatan pembelian yang terstruktur, perusahaan juga dapat memiliki kontrol terhadap kualitasnya. Baik itu pembelian pada barang maupun jasa. Bahkan pada pembelian layanan atau jasa, perusahaan harus bisa memastikan penyedia jasa menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu dan biaya yang dikeluarkan tanpa mengurangi kualitas yang diminta.

Langkah Melakukan Pembelian Dengan Purchasing Management

Melihat pentingnya purchasing management di atas, praktik pembelian dengan purchasing management menjadi hal yang harus segera dilakukan. Pahami langkahnya berikut ini:

1. Perencanaan dan Pembuatan Purchase Requisition Form

Perencanaan pembelian bisa dilakukan bersama tim internal lainnya untuk mengetahui kebutuhan mereka. Nantinya setiap tim akan membuat Purchase Requisition Form (PRF), yaitu formulir pengajuan pembelian lengkap dengan daftar barang dan spesifikasinya. Setelah semua tim selesai mengajukan, pimpinan perusahaan akan menganalisis dan menyetujuinya.

Baca Juga: Perbedaan Purchasing Requisition dan Purchase Order

2. Pemilihan Pemasok dan/atau Vendor

Berdasarkan PRF yang disetujui, tim pembelian akan memilih pemasok atau vendor yang paling sesuai. Pertimbangan dalam memilih pemasok tidak hanya melihat harga barang/jasa, tapi kualitas dan kinerja juga akan diperhatikan. Untuk skema pemilihan pemasok pun perusahaan dapat menerapkan beberapa metode. Antara lain close bidding, open bidding, atau bisa juga melalui media Surat Penawaran Barang.

3. Pembuatan Purchase Order (PO)

Setelah pemasok dan/atau vendor yang paling sesuai terpilih, tim pembelian akan membuat dokumen Purchase Order. Dalam dokumen ini, daftar barang yang akan dipesan harus dicantumkan lebih detail termasuk jumlah dan spesifikasinya. Dari PO inilah pemasok akan memproses pengiriman barang.

4. Pengawalan Pengiriman dan Pembuatan Laporan Penerimaan Barang

Setelah proses pembelian dijalankan, perusahaan harus tetap menjalankan langkah pengawalan. Salah satunya adalah memastikan barang dikirimkan tepat waktu dan tiba di perusahaan tepat waktu. Kemudian pastikan juga barang yang dikirim sudah lengkap, baik jumlah dan kondisinya, serta kesesuaiannya dengan PO. Barulah tim pembelian membuat laporan penerimaan barang.

5. Penyelesaian di Bagian Keuangan dan Administrasi

Dari laporan tersebut pemasok akan melanjutkan tahap penyelesaian pembayaran dan dokumen pendukung lainnya. Salah satu jenis dokumen tersebut adalah faktur atau invoice pembelian.

Meskipun tahapan yang dilalui tidak singkat, namun operasional bisnis bisa lebih stabil. Akan jauh lebih mudah jika perusahaan menggunakan teknologi atau sistem yang mampu membantu pengelolaan data pembelian. Beberapa data seperti stok terkini, pesanan pembelian, perkiraan datangnya barang/jasa, hingga riwayat pembelian bisa terolah dengan baik tanpa banyak waktu dan tenaga. Tim pembelian dalam perusahaan dapat fokus pada fungsi soft skill lain seperti membangun hubungan dengan pemasok seperti yang disinggung di atas. Semua kemudahan ini bisa Anda dapatkan dengan memiliki fitur Procurement Management milik R1. Strategi pengadaan dan pembelian barang/jasa bisa menjadi lebih mudah melalui platform yang tepat. Dapatkan informasi detail terkait fitur-fitur dari R1 sekarang juga.