Menjalankan bisnis tentu membutuhkan beberapa sistem untuk mengelola operasionalnya. Sistem produksi tentu akan berbeda dengan sistem pemasaran, sistem pengelolaan tenaga kerja, dan sebagainya. Tak terkecuali dalam hal melengkapi bahan baku dan alat yang akan digunakan untuk proses produksi. Purchase order adalah dokumen yang akan sangat Anda butuhkan dalam proses pengadaan bahan baku perusahaan. Simak fungsi dan contoh membuat purchase order berikut ini.

Purchase Order dan Cara Kerjanya

PO atau Purchase Order adalah dokumen berisi informasi pemesanan barang atau produk yang dikeluarkan pembeli untuk penjual. Informasi yang dituangkan dalam dokumen ini bersifat detail dan terperinci untuk memudahkan penjual mempersiapkan dan mengirimkan barang. Bagi penjual, PO secara tidak langsung menjadi kesepakatan tertulis dengan pembelinya.

Cara kerja PO dimulai ketika pembeli ingin melakukan pemesanan barang lalu membuat daftar pesanan mereka melalui dokumen PO. Lalu dokumen ini dikirimkan kepada penjual atau pemasok secara langsung. Pemasok yang telah menerima PO dan menyetujui harganya akan segera mengatur pengiriman barang yang diminta. Kemudian barang dikirimkan pemasok bersamaan dengan tagihan berdasarkan PO yang ada untuk kemudian pembeli membayarkan tagihan tersebut.

Apabila pemasok tidak setuju dengan harga yang dicantumkan oleh pembeli, maka pemasok berhak mengirimkan balasan berupa dokumen penawaran yang baru. Dari surat penawaran barang inilah, pembeli akan membuat PO baru dengan harga yang sesuai. Termasuk apabila ada ketentuan potongan harga dan biaya kirim yang jelas.

Alur dari PO memang terlihat lambat jika Anda memahaminya dari cara kerja tersebut. Meskipun begitu, dokumen ini memiliki fungsi yang jauh lebih besar. Terutama bagi perusahaan berskala besar, misalnya perusahaan B2B.

Baca Juga: 4 Fungsi dan Contoh Surat Jalan Barang yang Bisa Digunakan

Fungsi yang Dimiliki

1. Mencegah Kesalahan Pengiriman

Dengan adanya PO, penjual akan memiliki daftar pesanan jelas. Tidak hanya jumlahnya, namun juga spesifikasi dan harga dari setiap barang. Apalagi jika perbedaan barang beserta harganya memiliki selisih yang cukup membingungkan. Selain itu, penjual juga akan mencegah kesalahan waktu pengiriman barang kepada banyak pembeli sekaligus.

2. Mencegah Kehabisan Barang

Meskipun kehabisan barang adalah kasus yang jarang terjadi pada perusahaan besar, namun secara tidak langsung PO ikut memengaruhinya. Dengan adanya PO, perusahaan penjual barang dapat mengatur ketersediaan barangnya lebih mudah. Gudang akan lebih cepat mengajukan pengadaan barang dan memastikan barang selalu tersedia ketika permintaan, melalui PO, masih ada.

3. Mengurangi Adanya Pesanan Terlewat atau Pesanan Ganda

Menggunakan PO berarti proses manajemen data pesanan menjadi lebih efektif. Sehingga kemungkinan adanya pesanan yang terlewat akan berkurang, bahkan dapat dicegah. Begitu juga dengan masalah pesanan ganda yang bisa merugikan kedua belah pihak.

4. Sebagai Bukti dalam Pencatatan Transaksi

PO juga bisa berfungsi sebagai lampiran dalam laporan keuangan sebagai bukti transaksi.  Termasuk sebagai dasar membuat faktur untuk membayar tagihan. Dampaknya adalah pembayaran tagihan akan terjaga ketepatan waktunya.

5. Memiliki Kekuatan Hukum

Selian fungsi praktis seperti yang dijelaskan pada poin sebelumnya, PO juga memiliki fungsi hukum. Ketika terjadi perselisihan atau kesalahpahaman terkait pesanan, PO dapat menjadi bukti yang sah. Bahkan dokumen ini juga dapat digunakan oleh auditor untuk membuktikan legalitas perusahaan.

Baca Juga: Urusan Pemberkasan Transaksi Bisnis, Invoice Pembayaran, Penjualan, dan Tagihan Bisnis

Contoh Pembuatan Purchase Order

Setelah melihat contoh PO di atas, Anda dapat mencermati bahwa ada beberapa komponen yang harus masuk didalamnya. Dilihat secara berurutan, berikut daftar komponen PO.

• Identitas perusahaan pembeli
• Identitas perusahaan penjual atau pemasok
• Nomor Purchase Order (PO) untuk melacak pesanan
• Tanggal pemesanan dan pengiriman
• Tabel berisi barang yang dipesan secara spesifik
• Subtotal, pajak, potongan harga, biaya kirim, dan total yang harus dibayarkan
• Ketentuan pembayaran
• Kolom pengesahan

Menggunakan purchase order adalah keharusan pada setiap transaksi perusahaan Anda dengan pihak luar. Jadi proses pencatatan dan pengelolaan keuangan bisa menjadi lebih mudah nantinya. Tidak ada lagi cerita laporan laba rugi yang tidak seimbang hanya karena tim keuangan lupa dengan pengadaan bahan baku yang sudah dilaksanakan. Akan jauh lebih efektif dan efisien apabila perusahaan memiliki sistem pembuatan purchase order secara otomatis. Karena bagaimanapun juga, membuat purchase order manual dan tersistem tentu akan jauh berbeda.

R1 hadir sebagai platform dengan fitur lengkap yang memungkinkan Anda mengelola operasional perusahaan lebih mudah. Salah satunya adalah fitur Procurement Management yang akan membantu perusahaan memilih vendor sekaligus menindaklanjutinya. Termasuk memastikan kinerja vendor sesuai dengan kesepakatan awal. Ketahui lebih lanjut soal R1 dan berbagai fiturnya dengan mengunjungi kami di sini.