Dalam sebuah bisnis tentunya akan menjadi sesuatu yang biasa apabila sebuah perusahaan melakukan aktivitas membeli barang dari pihak ketiga untuk menunjang kualitas perusahaan. Selain itu, juga menambah inventaris dan memudahkan kerja untuk setiap divisi di perusahaan. Aktivitas seperti itu dinamakan dengan purchasing. Sebab, purchasing adalah aktivitas transaksi barang atau jasa dari pihak ketiga. 

Ketika melihat pengertian sekilas dari purchasing maka tampak bahwa tugas purchasing adalah membeli produk. Namun, dalam praktiknya tidak sesederhana membeli produk saja. Sebab, ada tanggung jawab yang besar dari staff purchasing untuk mengelola anggaran agar pembelian produk sesuai fungsinya. 

Oleh karena itu, penting bagi staff purchasing untuk memastikan bahwa anggaran yang dikeluarkan sesuai tepat guna. Untuk memahami lebih lanjut, mari simak pengertian, tugas dan tanggung jawab hingga proses dari purchasing di bawah ini. 

Pengertian Purchasing

Secara umum, dalam sebuah bisnis berskala besar, purchasing adalah tindakan yang melibatkan staf perusahaan untuk membeli produk barang atau jasa dari pihak ketiga. Namun, seperti yang telah dijelaskan di atas, kata membeli tidak sekadar membeli sesuai keinginan melainkan harus sesuai kebutuhan dari setiap divisi di perusahaan. 

Tentunya setiap perusahaan pasti memiliki divisi seperti pengembangan sumber daya manusia, keuangan perusahaan, hingga desain serta media sosial. Setiap divisi memiliki kebutuhan yang berbeda dan bergantung pada apa yang mereka kerjakan. Maka dari itu, tanggung jawab yang diemban oleh staff purchasing cukup banyak karena mengingat kebutuhan tiap divisi yang bermacam-macam. 

Tanggung Jawab Staff Purchasing

Ketika membicarakan tentang tanggung jawab maka tentunya harus dari orang-orang yang terpilih dalam perusahaan. Inilah beberapa tanggung jawab yang perlu diketahui dari staff purchasing.

1. Memahami Kebutuhan Perusahaan

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa setiap divisi dalam perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Sebagai staff purchasing, ia atau mereka perlu mendengar dan mencatat apa saja kebutuhan mereka. Tentunya kebutuhan tersebut akan disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki perusahaan agar arus kas tetap seimbang. 

2. Memahami Setiap Pembelian telah Mendapatkan Persetujuan

Dalam setiap keputusan pembelian pasti akan ada keterlibatan dari divisi manajemen keuangan. Sebab, dari mereka lah anggaran pembelian dapat cair. Oleh karena itu, mendapatkan persetujuan dari manajemen keuangan untuk melakukan purchasing adalah wajib. 

3. Mengetahui Barang yang Dibeli dalam Kondisi Baik

Ketika memutuskan untuk membeli barang, staff purchasing harus memastikan bahwa kondisi barang yang dibeli dalam kondisi baik. Artinya, tidak ada cacat produksi atau kerusakan di bagian tertentu sehingga pengecekan sebelum membeli, lalu mengetahui jasa pengiriman agar barang tiba dalam kondisi sempurna adalah tanggung jawab staff purchasing. 

4. Mengelola Hubungan dengan Vendor

Tanggung jawab keempat yang perlu diketahui adalah bagaimana membangun dan mengelola hubungan baik dengan vendor alias pihak ketiga. Sebab, dari mereka lah, perusahaan memiliki barang dengan kualitas yang sesuai. Jika mampu mengelola hubungan baik, perusahaan bisa memperoleh harga yang terjangkau dan term of payment yang lebih panjang. 

5. Memastikan Pembayaran Tepat Waktu

Di era teknologi yang berkembang cepat, pembayaran semestinya bukanlah menjadi sesuatu yang rumit. Sebab, kini ada banyak metode pembayaran yang dapat digunakan perusahaan maupun pihak ketiga. Namun, memastikan pembayaran tepat waktu adalah persoalan lain maka ini merupakan tanggung jawab yang perlu diketahui staff purchasing.

6. Dokumentasi Invoice atau Faktur

Sering kali melakukan dokumentasi terhadap invoice dianggap sepele. Padahal, dokumentasi adalah perilaku dan tanggung jawab penting dari staff purchasing. Adanya dokumentasi baik dari segi catatan maupun visual menandakan bahwa perusahaan mampu mengelola arsip dengan baik dan detail.

Tugas Staff Purchasing

Setelah memahami tanggung jawab staff purchasing maka adalah sesuatu yang penting bagi perusahaan untuk memahami tugas-tugasnya yaitu:

• Menyusun daftar pembelian barang dari setiap divisi di perusahaan.
• Mengkategorisasi barang yang hanya sekali beli atau pembelian secara berkala (per bulan).
• Menyusun daftar pihak ketiga atau vendor penyedia barang atau jasa.
• Meminta persetujuan dari manajemen keuangan untuk melakukan pembelian.
• Menghubungi pihak ketiga untuk mendapatkan penawaran harga.
• Membuat catatan pemesanan kepada pihak ketiga. 
• Mengecek kualitas barang sekaligus jasa pengiriman yang dikelola pihak ketiga.
• Memastikan pengiriman barang tiba di perusahaan dalam kondisi baik.
• Dokumentasi terhadap segala proses pembelian barang.
• Melakukan review setelah barang diterima oleh staff purchasing.

Skill dari Staff Purchasing

Beberapa skill yang perlu dimiliki staff purchasing antara lain:

1. Komunikasi yang Baik

Komunikasi yang baik adalah prasyarat penting yang harus dimiliki staff purchasing. Tanpa komunikasi yang baik dan secara dua arah, pembelian barang yang sesuai anggaran perusahaan akan sulit terjadi. 

2. Negosiasi dengan Vendor atau Supplier

Satu hal penting yang mesti diketahui oleh staff purchasing adalah kemampuan negosiasi. Ketika mampu bernegosiasi rapi dengan supplier atau vendor maka staff akan memperoleh kualitas barang mumpuni dan harga yang lebih terjangkau.

3. Pencatatan dan Dokumentasi yang Rapi

Arsip adalah sesuatu yang penting karena sebagai bahan pembelajaran sekaligus pengingat bahwa ada peristiwa penting di dalamnya. Ketika staff purchasing mampu melakukan pencatatan secara rapi dan dokumentasi visual secara maksimal maka pengelolaan arsip perusahaan akan lebih baik. 

R1 memiliki fitur Purchasing Management yang mampu mengelola pengadaan barang atau layanan dengan kemampuan pemilihan vendor dengan persetujuan multi-level yang dilengkapi dengan kuotasi data, data riwayat, data stok, dan perkiraan kedatangan barang/jasa, pesanan pembelian, dan lain-lain. Dapatkan sekarang untuk pengelolaan pengadaan barang yang lebih tepat dan efisien.