Kegiatan produksi tidak semudah membeli bahan baku lalu menjalankan produksi untuk menghasilkan produk siap jual. Terdapat beberapa faktor yang perlu dikelola dengan baik agar pelaksanaannya sesuai dengan standar bisnis. Manajemen material adalah salah satu faktor produksi yang berkaitan langsung dengan bahan-bahan produksi bisnis. Pengelolaan ini tidak hanya sekedar memastikan bahan baku yang dipilih memiliki kualitas terbaik. Pahami tujuan yang lebih luas dari manajemen material dan contohnya bagi perusahaan.

Baca Juga: Kupas Tuntas Tentang Manajemen Logistik dan Tips Suksesnya

Manajemen Material

Manajemen material adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola semua jenis bahan yang digunakan dalam proses produksi. Baik itu bahan baku mentah maupun bahan setengah jadi. Bahan-bahan ini tidak hanya dikelompokkan dalam penyimpanan, namun juga dikelola datanya untuk laporan persediaan. Pengelolaan bahan bermula dari perencanaan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Kemudian terus berlanjut hingga barang yang dibeli sampai ke gudang perusahaan dan digunakan untuk proses produksi agar siap dijual.

Setidaknya terdapat 3 komponen yang akan menjadi fokus dalam pengelolaan bahan. Pertama, memastikan kualitas bahan sesuai dengan standar perusahaan. Kedua, mengelola penyimpanan dengan cara yang tepat untuk setiap jenis bahan. Serta yang ketiga adalah mendapat harga bahan terbaik tanpa menurunkan kualitasnya. Dari sini terlihat bahwa perusahaan akan membutuhkan koordinasi beberapa tim untuk menangani prosesnya, seperti tim pembelian, tim gudang, dan tim produksi.

Tujuan Menerapkan

Secara garis besar, manajemen material dilakukan untuk memastikan bahan baku selalu siap digunakan ketika proses produksi akan dilaksanakan. Namun lebih dari itu, pengelolaan bahan ini juga dilakukan untuk tujuan lain, antara lain:

1. Bahan Baku dan Vendor

Perusahaan bisa mendapatkan harga bahan baku yang paling murah dengan kualitas yang sesuai. Selain harga yang lebih terkontrol, perusahaan juga dapat memastikan jumlahnya tersedia untuk setiap proses produksi. Sehingga bisa dikatakan Anda juga dapat menemukan vendor yang tepat dan membangun kerja sama jangka panjang dengan mereka melalui praktik manajemen material.

2. Biaya Gudang dan Pengiriman

Dengan pengelolaan bahan yang tepat, perusahaan dapat mencegah terjadinya penyimpanan berlebih di gudang. Artinya, biaya gudang bisa ditekan tanpa harus mengalami kekurangan persediaan. Tentu saja hal ini akan menurunkan biaya pengiriman dibanding harus membeli dalam jumlah yang terlalu besar.

3. Penyimpanan yang Tepat

Banyaknya varian bahan yang dibutuhkan, perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan yang tepat agar tidak merusak bahan tersebut. Terutama jika bahan yang digunakan rentan mengalami kerusakan dan/atau penurunan kualitas. Untuk itu dilakukanlah manajemen material agar pengontrolan bahan baku lebih efektif.

4. Mencegah Hambatan Produksi

Secara umum, manajemen material dilakukan dengan tujuan untuk mencegah terjadinya hambatan produksi. Poin-poin sebelumnya menunjukkan beberapa hambatan yang umumnya terjadi dalam proses produksi. Namun setiap perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda sehingga Anda harus jeli masalah apa yang dimungkinkan terjadi. Dengan begitu tujuan pengelolaan ini bisa lebih tepat sasaran dan meningkatkan praktik operasional yang efektif dan efisien.

Contoh Pelaksanaannya

Agar lebih mudah memahami pelaksanaan manajemen material, simak contoh pelaksanannya berikut ini. Perusahaan makanan instan, PT. Foodie, berencana melakukan produksi 2 kali lipat dibanding biasanya karena tingginya permintaan. Maka PT. Foodie melakukan manajemen material dengan alur seperti di bawah ini:

1. Perencanaan

PT. Foodie membuat perencanaan produksi yang dikaitkan dengan perkiraan penjualan. Tentu saja analisis yang akurat akan sangat dibutuhkan. Beberapa hal yang perlu dilakukan perusahaan ini adalah memperkirakan anggaran, menjadwalkan waktu produksi, menentukan waktu pemesanan dan pengiriman bahan, berkoordinasi dengan tim internal perusahaan, dan sebagainya.

2. Pembelian

Kemudian PT. Foodie menghubungi vendor langganan untuk meningkatkan jumlah pasokan. Jika vendor tersebut tidak mampu memenuhinya, maka PT. Foodie harus mencari vendor lain yang mampu memenuhi sisanya atau memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Proses ini terus berlanjut hingga terjadi kesepakatan pembelian untuk kemudian dikelola secara adiministrasi. PT. Foodie juga perlu memastikan setiap vendor atau pemasok melakukan pekerjaannya dengan baik sekaligus membangun hubungan yang baik pula.

3. Penyimpanan

Lalu PT. Foodie meminta tim gudang menyiapkan tempat penyimpanan dengan baik karena jumlah bahan lebih banyak dibanding biasanya. Nantinya tim gudang akan melakukan pencatatan barang masuk serta pengontrolan kualitas dan jumlahnya. Termasuk ketika ada barang yang rusak dan/atau berlebihan, maka tim ini akan berkoordinasi dengan tim pembelian untuk melakukan retur penjualan.

Baca Juga: 6 Metode Inventory Control untuk Optimalnya Pengelolaan Gudang

4. Persediaan

Kemudian untuk tim persediaan dari PT. Foodie akan berkoordinasi dengan tim produksi agar pemesanan berikutnya tidak terlambat. Jika hal ini terjadi, proses produksi juga bisa tertunda. Selain itu, tim ini juga harus memiliki analisis terhadap jarak waktu pembelian dan produksi agar memiliki pola inventaris yang baik.

Sebagai salah satu modal bisnis yang kompleks, material atau bahan produksi membutuhkan tahap pengelolaan yang terstruktur. Bahkan jika perlu, gunakan sistem yang mampu menjadikan manajemen material lebih efektif dan efisien. Terutama sistem yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan data pembelian dan persediaan. R1 melalui fitur Inventory Material Management dapat membantu perusahaan mengelola dan menyimpan data material. Termasuk membantu koordinasi beberapa tim internal perusahaan dalam menjalankan proses pengadaan barang. Ketahui lebih banyak soal R1 dan fitur-fiturnya untuk operasional bisnis berkualitas di sini.