Bagi perusahaan dagang yang kegiatan operasinya juga berhubungan dengan persediaan barang perlu memperhatikan management inventory. Jumlah persediaan barang di gudang tidak boleh terlalu banyak maupun sedikit. Untuk membantu dalam mengelola persediaan, biasanya karyawan gudang menggunakan kartu persediaan barang (KPB) untuk mencatat transaksi barang keluar dan masuk.

Untuk memahami lebih dalam dan mengetahui cara mudah membuatnya, yuk simak penjelasannya di bawah ini!

Pengertian Kartu Persediaan Barang

Kartu persediaan adalah sekumpulan laporan atau pembukuan yang di dalamnya terdapat pengeluaran serta pemasukan stok barang, biasanya pencatatannya di kertas atau melalui aplikasi.

Di dalam kartu stok barang terdapat informasi mengenai penjualan, pemasukan, pengembalian, serta pemesanan barang sehingga dapat terlihat perputaran persediaan dengan sisa saldo.

Karena itu, jumlah persediaan fisik dengan pencatatan persediaan wajib sama, jika terjadi perbedaan antara keduanya, Anda perlu cek permasalahan tersebut. Dengan adanya kartu persediaan barang pastinya akan mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan barang.

Fungsi Kartu Persediaan Barang

Salah satu fungsi utama adanya kartu persediaan stok adalah sebagai pengendalian stok barang yang dapat Anda gunakan dalam berbagai format.

Karena kartu stok akan mencatat setiap keberadaan persediaan setiap item dan juga membantu staff Anda ketika melakukan stock opname barang di gudang.

Dalam kartu stok tertera berapa minimal dan maksimal jumlah persediaan pada setiap barang sehingga ketika barang mulai menipis, Anda langsung memenuhi stok tersebut.

Kelebihan Kartu Persediaan Barang

Berikut ini, ada 3 kelebihan utama dari penggunaan KPB stok dagang yang akan berpengaruh terhadap perhitungan barang ketika melakukan stock opname.

1. Mengontrol Tingkat Persediaan

Adanya kartu stok gudang akan membantu Anda dalam mengontrol dan mengawasi setiap pergerakan barang yang ada di gudang seperti keluar dan masuknya barang. Bukan hanya itu aja, tersedianya kartu stok barang pun dapat memudahkan Anda ketika ingin melakukan pembelian barang atau repurchase.

Maka dari itu, di dalam KPB tertera minimum maupun maximum ketersediaan stok barang sehingga membantu staf untuk mengawasi barang.

2. Meminimalisir Kehilangan Faktur

Setiap melakukan penerimaan barang tentunya membutuhkan tanda terima atau yang disebut juga faktur. Nah, faktur ini juga penting bagi keberlangsungan usaha Anda, maka dari itu mesti selalu dijaga agar tidak terjadi kehilangan faktur tersebut. Sebab, faktur menjadi dokumen resmi yang sangat penting sehingga staf harus segera memperbaharui setiap laporan yang berkaitan dengan persediaan barang. Sehingga dapat meminimalisir terjadi kehilangan faktur.

3. Memudahkan Stock Opname

Ada beberapa bisnis yang melakukan stock opname barang sebulan sekali atau perhitungan kuartal selama satu tahun. Dan pastinya mesti disesuaikan dengan kebutuhan usahanya. Setiap melakukan stock opname, Anda akan mengecek pencatatan persediaan barang apakah sesuai dengan pembukuan dan kondisi fisik. Adanya kartu stok barang dagang akan membantu Anda mengidentifikasi setiap daftar stok dengan kondisi fisik yang ada di gudang.

Baca Juga: 5 Metode Inventory Management, Mana yang Paling Sesuai?

Kekurangan Kartu Persediaan Barang Secara Manual

1. Memerlukan Lebih Banyak Waktu

Staff gudang harus meluangkan waktu untuk memperbarui kartu ini. Selain itu, staff gudang bisa memeriksa level stok dengan memeriksa laporan stok dari pembukuan daripada kartu ini.

2. Ada Duplikasi Pekerjaan

Dalam penerimaan serta masalah inventori, kamu perlu memastikan seluruh laporan stok yang ada di kartu serta laporan keuangan secara seimbang. Hal ini memang berpeluang untuk terjadinya duplikasi perkerjaan, tapi dengan kombinasi kedua laporan ini dalam penghitungan data yang kamu bisa lebih diandalkan.

3. Membutuhkan Ruang Penyimpanan

Walaupun cuma berbentuk kartu, tapi bila barang yang kamu simpan dalam jumlah banyak, maka otomatis KPB kamu juga akan banyak serta kemungkinan membutuhkan ruang untuk penyimpanan yang bisa digunakan untuk menyimpan barang lain.

Contoh Kartu Persediaan Barang

Berikut ini adalah contoh dari kartu stok barang yang dapat Anda buat sendiri menggunakan excel.

Sebelum Anda  membuatnya, berikut ini adalah penjelasan mengenai informasi yang ada pada kartu stok barang tersebut, yaitu :

• Nama perusahaan
• Material name: nama barang yang dicatat
• Material code: kode barang (SKU)
• Location: lokasi gudang atau toko
• Maximum stock: stok maksimum barang tersedia di gudang atau toko.
• Minimum Stock: stok minimum yang perlu tersedia di dalam gudang
• Reorder: nilai dimana kamu perlu melakukan pemesanan barang

Kelola Persediaan Lebih Mudah dengan R1

Selain dengan menggunakan pencatatan manual yang menggunakan kartu stok, Anda juga dapat menggunakan teknologi yaitu dengan adanya aplikasi persediaan barang yang terintegrasi dengan modul lainnya seperti R1.

Mengelola stok barang serta inventaris akan menjadi lebih mudah, cepat, serta mengurangi tingkat kesalahan bersama R1. Barang yang masuk atau keluar secara otomatis juga akan diperbarui nominal nilainya, sehingga Anda juga bisa mendapatkan laporan keuangan yang tepat selain jumlah stok barang yang tersisa.

Penggunaan modul R1 akan membantu Anda dalam mengelola arus transaksi dan juga informasi akuntansi bisnis Anda. Silakan coba R1 Sekarang juga.