Kupas Tuntas Proses dan Metode Aanwijzing yang Penting dalam Procurement

Menjalankan proses pengadaan barang dan jasa memang bukan pekerjaan yang singkat. Tim pengadaan perusahaan perlu melalui banyak tahapan hingga barang/jasa benar-benar sampai ke gudang atau dimanfaatkan. Aanwijzing adalah salah satu tahapan yang akan dilakukan perusahaan pembeli sebagai penyedia tender bersama para kandidiat vendor. Tidak hanya sekedar bertemu, kedua belah pihak juga akan melakukan tawar menawar yang intensif. Simak detail proses dan beberapa hal yang harus diperhatikan berikut.

Baca Juga: 3 Tujuan Vendor Management yang Penting Diketahui

Aanwijzing dan Tujuannya

Aanwijzing adalah tahapan yang dibutuhkan dalam metode pengadaan lelang untuk menyeleksi beberapa kandidat vendor terpilih. Nantinya, peserta lelang akan mengirimkan dokumen dengan informasi detail terkait proyek yang akan dikerjakan dan bersedia melakukan diskusi, seperti tawar menawar harga, lamanya waktu pekerjaan, dan sebagainya. Terdapat setidaknya 3 pihak yang terlibat dalam proses ini, yaitu perusahaan pemilik tender, beberapa calon vendor, dan pejabat lelang yang telah ditunjuk. Ketiga pihak ini biasanya akan menjalankan aanwijzing melalui platform khusus untuk memudahkan pengelolaan data perjanjian kerja dan transaksi.

Sering disebut sebagai penjelasan, instruksi, dan persiapan, tujuan aanwijzing adalah untuk memperjelas kerja sama yang akan dibangun antara perusahaan pemilik tender dan vendor. Deskripsi awal yang telah disampaikan ketika lelang berlangsung sebelumnya biasanya hanya informasi secara garis besar. Namun detailnya akan disampaikan dan didiskusikan lebih jauh dalam aanwijzing. Ketika salah satu peserta lelang atau vendor tidak bisa mengikuti proses ini dengan alasan apapun, maka perusahaan pemiliki tender akan menganggap peserta tersebut gugur. Itulah kenapa proses aanwijzing menjadi penting dilakukan, baik bagi peserta lelang maupun perusahaan pemilik tender.

Tahapan Proses Aanwijzing

Untuk proses aanwijzing sendiri, hal pertama yang perlu disediakan perusahaan penyedia tender adalah waktu dan media pelaksanaan aanwijzing. Apabila dilakukan secara online, maka perlu ada platform khusus yang mampu menghubungkan peserta lelang dengan perusahaan pemilik tender. Kemudian perusahaan dan pejabat lelang atau Pejabat Pembuat Keputusan (PPK) yang telah ditunjuk akan menentukan metode pemilihan.

Kemudian panitia lelang akan menyampaikan beberapa syarat yang harus dilengkapi peserta lelang sebagai satu kesatuan Dokumen Penawaran. Semua dokumen tersebut biasanya akan diminta mengunggah pada platform procurement yang telah ditentukan. Saat waktu pelaksanaan aanwijzing tiba, perusahaan dan peserta lelang akan melakukan proses tanya jawab yang dimoderatori oleh panitia lelang.

Agar situasi diskusi berjalan tertib, panitia lelang memastikan semua peserta memahami aturan aanwijzing yang berlaku. Tidak semua tata cara aanwijzing sama karena hal ini menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, peserta lelang atau calon vendor perlu memahami tahapan proses aanwijzing.

Jika dalam proses tanya jawab tersebut terdapat pasal perjanjian atau ketentuan yang berubah, maka peserta lelang perlu melakukan penyesuaian Dokumen Penawaran. Perubahan ini biasa disebut sebagai addendum dan akan berlangsung selama beberapa hari tergantung pada aturan aanwijzing terkait. Ketika kesepakatan akhir telah ditentukan, maka proses pemasukan Dokumen Penawaran juga berakhir. Tahap terakhir adalah pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) dan penyelesaian administrasi lainnya.

Hal yang Akan Dibahas Dalam Prosesnya

Bagi kedua belah pihak, yaitu perusahaan pemilik tender dan perusahaan penyedia, terdapat beberapa topik pembahasan yang harus selesai atau disepakati saat proses aanwijzing berlangsung. Dengan begitu, ketentuan proses pengadaan barang/jasa akan lebih jelas. Perhatikan beberapa topik yang umumnya akan muncul dalam proses ini.

1. Ruang lingkup pekerjaan
2. Metode pemilihan vendor oleh perusahaan pemilik tender.
3. Pemeriksaan tata cara penyampaian Dokumen Penawaran dari vendor serta batas akhir pengumpulan dan/atau pengunggahan.
4. Pemeriksaan kelengkapan berkas yang mendukung Dokumen Penawaran dari para vendor.
5. Tata cara pembukaan Dokumen Penawaran yang akan dilakukan pemilik tender dan pejabat lelang.
6. Penjelasan petunjuk teknis pekerjaan.
7. Anggaran biaya dan kerangka acuan kerja
8. Ketentuan yang dapat menggugurkan penawaran
9. Jenis kontrak yang akan digunakan oleh kedua belah pihak.
10. Ketentuan lain terkait penyesuaian harga, evaluasi proyek, hingga subkontrak dengan UMKM jika memang ada.
11. Ketentuan terkait masa berlaku jaminan, asuransi proyek, dan sebagainya.

Materi diatas bisa saja bertambah tergantung pada kebutuhan pemilik tender dan penyedianya. Untuk proses penyampaiannya, pemilik tender akan dibantu oleh panitia atau pejabat lelang yang ditunjuk.

Baca Juga: 4 Tips Optimalkan Procurement Management Bisnis

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, bantuan sistem procurement yang berkualitas akan sangat mendukung proses aanwijzing. Terutama jika sistem ini tidak hanya mengelola data dari para kandidat vendor. Seperti yang dimiliki R1 dalam Procurement Management, Anda juga dapat melakukan monitoring dan verifikasi dalam memilih vendor. Sehingga Anda dapat melakukan fungsi kontrol agar praktik perjanjian perusahaan dengan vendor sesuai dengan kesepakatan awal. Dengan begitu, proses mengelola hubungan dengan vendor dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Temukan lebih banyak kemudahan procurement bersama R1 dengan mengakses tautan ini.