Skema pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan sangat beragam, terutama bagi perusahaan swasta. Metode paling populer dari sistem procurement adalah lelang dan/atau tender. Namun, metode lain yang juga masih banyak dipraktikkan sesuai dengan kebutuhannya adalah pengadaan langsung. Kerap dilakukan di ranah pemerintah, pengadaan langsung adalah proses pengadaan yang memungkinkan perusahaan pembeli menunjuk langsung perusahaan penjual atau pemasok. Artinya, perusahaan pembeli sebagai konsumen terakhir tidak perlu mengadakan lelang. Kemudian bagaimana tata cara yang harus dilalui? Simak detail dan fungsinya berikut ini.

Baca Juga: 7 Tahapan Proses Pengadaan Barang dan Jasa, Berikut Penjelasannya!

Pengadaan Langsung dan Fungsinya

Pengadaan langsung adalah proses untuk membeli kebutuhan operasional perusahaan dengan nilai yang relatif kecil kepada perusahaan pemasok atau pelaku bisnis lain. Terdapat standar nominal yang biasanya digunakan untuk mengategorikan pembelian barang jasa dalam metode ini. Bagi pembelian langsung untuk barang, nilai yang dikeluarkan maksimal Rp. 200 juta. Sedangkan untuk jenis jasa, nilainya maksimal Rp. 50 juta. Nominal yang tidak besar ini memiliki risiko kecil sehingga tidak memerlukan pihak ketiga untuk memfasilitasi, seperti pejabat lelang.

Nilai atau nominal tersebut bisa saja berubah tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda. Kemudian untuk fungsi dilakukannya pengadaan langsung adalah mempersingkat proses pembelian pada umumnya. Selain memudahkan tim administrator dan keuangan, pengadaan langsung juga akan meningkatkan efektivitas pembelian yang bersifat rutin dan sederhana. Beberapa contoh praktik metode ini adalah pembelian alat tulis kantor, perbaikan pendingin ruangan yang sederhana, dan sebagainya.

Bedanya dengan Penunjukan Langsung

Metode lain yang juga sering dikaitkan dengan pengadaan langsung adalah penunjukan langsung meskipun keduanya berbeda. Penunjukan langsung cenderung melibatkan vendor dengan barang atau layanan khusus. Beberapa karakter produk yang dimaksud adalah produk yang memiliki tarif resmi dari pemerintah, produk dengan spesifikasi kompleks, produk yang membutuhkan penanganan darurat, produk yang bersifat rahasia, dan sebagainya.

Tata Cara yang Perlu Dilalui

Untuk tata cara pengadaan langsung sebenarnya hampir sama dengan pembelian barang/jasa melalui cara lelang. Namun langkah yang dilalui lebih sederhana. Perhatikan detailnya berikut ini.

1. Pengajuan

Setiap tim dalam perusahaan yang membutuhkan pengadaan barang atau jasa dengan karakter yang telah disebutkan di atas perlu membuat pengajuan surat permohonan kepada tim gudang. Karena sifatnya yang sederhana, tim pengadaan tidak harus selalu dilibatkan secara langsung.

2. Persetujuan

Pengecekan dan persetujuan dokumen dapat dilakukan oleh tim pengadaan atau tim gudang langsung. Kemudian tim gudang akan mengecek persediaan dan jika barang yang dibutuhkan masih ada, maka akan segera mengambilkan dan menyerahkannya. Apabila barang atau layanan tersebut tidak tersedia, tim gudang akan berkoordinasi dengan tim pengadaan.

3. Pemesanan dan Pembelian

Tim pengadaan kemudian mengecek dokumen permohonan dan meneruskannya kepada pemasok atau vendor terpercaya. Dalam hal ini, tim pengadaan akan berkoordinasi dengan tim keuangan dan meminta persetujuan pimpinan perusahaan jika memang diperlukan. Lalu proses pemesanan dan/atau pembelian barang/jasa akan dilakukan sesegera mungkin setelah persetujuan tersebut. Nantinya, tim pengadaan akan langsung menghubungi pemasok terkait informasi harga barang terbaru dan kualitasnya. Disusul dengan surat penawaran barang dari pemasok yang dituju, kedua belah pihak akan menentukan pesanan dan bertransaksi.

4. Pengecekan Barang dan Pengontrolan Pelayanan

Ketika barang telah sampai, tim gudang akan melakukan pengecekan terhadap jumlah dan kondisinya. Jika memang harus ada barang yang dikembalikan dengan alasan apapun, maka tim gudang akan mengeluarkan dokumen pendukung retur penjualan. Dalam kaitannya dengan pengadaan jasa, maka tahap pengontrolan pelayanan juga harus dilakukan. Hal ini dilakukan agar waktu pengerjaan dan kualitas pelayanan yang didapatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

5. Penyusunan Laporan Administrasi

Setelah itu, tim-tim yang terlibat akan melakukan pencatatan dan penyusunan laporan administrasi bersama dengan transaksi lain yang dilakukan dalam periode yang bersangkutan. Beberapa contoh jenis laporan yang membutuhkan informasi pengadaan langsung adalah laporan persediaan barang, laporan pengeluaran biaya operasional, dan sebagainya.

Baca Juga: Memahami Proses Pengadaan Barang Habis Pakai untuk Perusahaan

Pengadaan Langsung Bersama R1

Secara garis besar, baik pengadaan langsung maupun penunjukan langsung sama-sama tidak memerlukan proses lelang. Keduanya dapat dilakukan dengan proses yang mudah dan cepat. Akan jauh lebih efektif dan efisien jika Anda menggunakan sistem pengadaan. Tidak hanya otomatisasi pengadaan, Anda juga dapat melakukan kontrol untuk mencegah terjadinya kecurangan seperti penggelembungan dana pengadaan.

Pengelolaan pembelian barang/jasa dengan metode pengadaan langsung tak lepas dari sistem manajemen yang berkualitas. Mulai dari sistem penerimaan penawaran barang/jasa hingga proses transaksi berlangsung. R1 menjadi salah satu platform pengadaan dengan fitur lengkap dan menyeluruh. Salah satunya adalah Procurement Management yang mampu membantu perusahaan menjalankan proses pengadaan jauh lebih efektif dan efisien. Bahkan Anda dapat memilih vendordengan mudah dan membangun hubungan baik dengan vendor terpercaya. Simak info lengkapnya dan fitur lainnya bagi perusahaan dengan mengikuti tautan ini.