Procure to pay (P2P) adalah serangkaian proses mulai dari pembelian, penerimaan, hingga pengadaan dalam jumlah yang sangat besar dalam bisnis. Biasanya model bisnisnya adalah business to business (B2B). Untuk memudahkan procure to pay, perusahaan akan mengintegrasikan dengan software. 

Dalam procure to pay, prosedur pengelolaan juga memerlukan dokumen seperti formulir persetujuan pembelian, invoice dari pemasok, laporan penerimaan barang atau jasa hingga purchase order. 

Apabila pengelolaan proses dalam procure to pay berjalan dengan baik maka berdampak baik pula terhadap perusahaan. Namun sebaliknya, apabila penanganannya buruk maka berdampak buruk pula terhadap perusahaan. 

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang procure to pay, artikel di bawah ini mengulas hingga tuntas mengenai keuntungan dan proses pengelolaannya. Simak selengkapnya hanya di R1.

Keuntungan Menggunakan Sistem Procure to Pay

Sumber: pinterest.com

Ada beberapa keuntungan perusahaan menggunakan sistem procure to pay yaitu:

1. Proses Pengadaan Menjadi Efisien

Salah satu keuntungan mengapa perusahaan menggunakan sistem procure to pay adalah proses permintaan tergolong cepat. Selain itu, proses permintaan dari supplier dapat terlacak dengan mudah dan benar. Juga, invoice dan segala bentuk pembayaran dapat terekam dengan baik secara digital. 

2. Monitoring secara Menyeluruh

Keuntungan kedua yang perlu Anda ketahui adalah mampu melakukan monitoring secara menyeluruh. Mulai dari penjualan hingga pembelian yang dilakukan secara real time. 

3. Relasi dengan Pemasok Menjadi Lebih Baik

Pemasok akan mengetahui kewajiban pekerjaan yang harus dilakukan dan memahami pula jumlah invoice yang diterima. 

4. Memperbaiki Kemampuan Negosiasi

Hal paling menyenangkan dari sistem ini adalah kemampuan negosiasi antara perusahaan dengan supplier menjadi lebih baik. Dengan demikian, negosiasi tersebut biasanya akan menjurus kepada keuntungan masing-masing. 

5. Pengambilan Keputusan Lebih Cepat

Keuntungan lainnya adalah perusahaan dapat mengambil keputusan lebih cepat karena menerima laporan secara real time. Selain itu, perusahaan juga mampu memiliki sistem kendali terhadap arus kas dan modal kerja. 

6. Mengurangi Proses Biaya Invoice

Dengan menggunakan software, tentu saja segala sesuatunya lebih cepat. Selain itu, penghematan biaya akan berdampak baik terhadap perusahaan. 

Proses Pengelolaan Procure to Pay

Sumber: pinterest.com

Adapun proses pengelolaan procure to pay yang tepat yaitu:

1. Mengetahui Kebutuhan Perusahaan

Sebelum melakukan procure to pay, Anda harus mengetahui kebutuhan perusahaan tentang barang atau jasa. Maka dari itu, lakukan pendataan secara rinci dan detail. Setelah itu, Anda bisa meneruskan data tersebut kepada pemasok untuk memeriksa ketersediaan barang. 

2. Menentukan Supplier

Alangkah lebih baik Anda memilih supplier yang pernah menjalin kerja sama dengan perusahaan. Sebab, supplier akan sangat menentukan kualitas produk. Maka dari itu, carilah supplier yang cermat, teliti, dan sesuai kriteria perusahaan. 

3. Ajukan Permohonan Pembelian

Jika Anda telah mengetahui kebutuhan perusahaan dan menentukan pemasok, Anda bisa mengajukan permohonan pembelian kepada divisi yang berwenang. Selanjutnya, permintaan akan ditinjau untuk memastikan seluruh kebutuhan perusahaan. 

4. Menerbitkan Purchase Order

Setelah mengajukan permohonan pembelian maka terbitlah purchase order untuk supplier yang telah dipilih. Dokumen tersebut berupa dokumen pemesanan yang terdiri dari spesifikasi produk. Adapun isinya antara lain jenis barang atau jasa, jumlah barang, harga, tanggal, deskripsi, dan beberapa elemen lain yang dibutuhkan. 

5. Penerimaan Barang atau Jasa

Langkah kelima adalah melakukan proses penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan. Perusahaan perlu melakukan pengecekan dengan teliti dan pastikan semuanya sesuai dengan spesifikasi di dalam PO. Setelahnya, Anda bisa membuat tanda terima yang memuat spesifikasi tersebut. 

6. Rekonsiliasi Invoice

Ketika Anda telah menerima barang dan sesuai dengan purchase order maka pemasok akan mengirimkan tagihan kepada Anda. Setelah perusahaan memperoleh invoice maka perlu melakukan verifikasi dokumen dan penyesuaian dengan lembar PO. Jika sudah sesuai, langkah terakhir adalah account payable.

7. Account Payable

Langkah terakhir, perusahaan cukup menyerahkan invoice dari supplier kepada tim keuangan untuk segera diproses. Proses ini akan dicatat sebagai utang dagang dan selanjutnya akan berfungsi sebagai pembayaran kepada supplier.

Agar perusahaan mudah dalam mengelola sistem procure to pay, terapkan software ERP sehingga bisnis perusahaan lebih berkembang. Di Indonesia, software ERP terbaik yang bisa Anda terapkan di perusahaan adalah R1.

R1 Memiliki Procurement Management

R1 memiliki dua fitur dalam Procurement Management yaitu Vendor Management System dan Purchasing Management. Dalam Vendor Management, perusahaan diberi kemudahan untuk akses monitoring dan meningkatkan relasi dengan supplier. Sedangkan di Purchasing Management, perusahaan mendapatkan kemudahan dalam pemilihan vendor.

Bersama dengan R1, perusahaan lebih mudah untuk mewujudkan visi dan misi.