Ketika perusahaan memiliki sistem pencatatan persediaan barang atau yang biasa disebut perpetual inventory system maka perusahaan tersebut mampu mengelola persediaan dengan baik. Adanya sistem pencatatan persediaan barang memudahkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan.

Selain itu, perpetual inventory system juga mampu memantau stok, melakukan estimasi kebutuhan aset dan inventaris, hingga melakukan pencatatan stok di setiap lokasi. Oleh karena sistemnya yang bersifat otomatis maka akan sangat membantu perusahaan. 

Sistem pencatatan persediaan barang terbagi menjadi dua yaitu metode perpetual dan metode periodik. Namun, artikel ini hanya fokus membahas perpetual inventory system mulai dari macam, fungsi, hingga metodenya. Selengkapnya hanya di RUN System. 

Macam-Macam Sistem Pencatatan Persediaan Barang

Sumber; pinterest.com

Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa sistem pencatatan persediaan barang terbagi menjadi dua yaitu metode perpetual dan metode periodik.

1. Metode Perpetual

Metode ini sangat cocok digunakan untuk barang yang memiliki nilai jual cukup baik. Untuk frekuensi pencatatan, berbanding lurus dengan frekuensi keluar masuk barang. Selain itu, metode yang digunakan sifatnya terus-menerus. Jika ada stok keluar maka selalu ada stok masuk sebagai persediaan. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu lagi melakukan stock opname. 

2. Metode Periodik

Perbedaan antara metode periodik dengan metode perpetual adalah jumlah barang. Jika Anda menjual barang dalam jumlah banyak, metode periodik lebih cocok berfungsi sebagai sistem pencatatan persediaan barang. Meskipun begitu, nilai barang yang dihasilkan tidak terlalu tinggi.

Metode ini melakukan pencatatan terpisah terhadap transaksi jual beli barang. Caranya, akun pembelian akan menjadi debet sedangkan akun kas akan menjadi utang akan menjadi kredit. Selain itu, akun piutang dalam penjualan akan masuk ke debet sedangkan akun penjualan akan menjadi kredit. 

Berbeda dengan metode perpetual, metode periodik perlu melakukan stock opname. Selain itu, pencatatannya dilakukan tiga atau enam bulan sekali.

Fungsi Perpetual Inventory System

Sumber: pinterest.com

Adapun fungsi dari perpetual inventory system antara lain:

1. Melakukan otomatisasi manajemen persediaan perusahaan
2. Monitoring penjualan perusahaan. 
3. Efisiensi dan efektivitas penyusunan laporan keuangan.
4. Memantau aktivitas inventaris di gudang.
5. Menghitung saldo persediaan akhir tahun. 
6. Mencatat informasi inventaris secara akurat dan otomatis. 
7. Memantau preferensi konsumen terhadap layanan jasa atau produk perusahaan.

Metode Perpetual dalam Pencatatan Persediaan Barang

Adapun metode perpetual dalam pencatatan persediaan barang terbagi menjadi tiga yaitu:

1. Metode LIFO

Salah satu metode pencatatan persediaan barang secara perpetual adalah metode LIFO. Metode ini adalah metode pengelolaan stok yang mana barang terakhir masuk ke dalam persedian adalah barang yang pertama kali dijual. 

Maka, barang-barang yang terakhir masuk akan menggeser barang-barang yang telah menjadi stok lama. Dampaknya, akan mempengaruhi nilai dan umur barang yang sebelumnya karena tersimpan lebih lama. 

Tidak banyak perusahaan yang menggunakan metode LIFO sebagai praktek bisnis. Sebab, akan menimbulkan dampak fiskal dan kompleksitas akuntansi. 

2. Metode FIFO

Metode FIFO merupakan metode yang berbanding terbalik dengan metode LIFO. Selain itu, metode ini adalah metode pengelolaan yang mana barang yang lebih dulu masuk ke persediaan menjadi barang yang pertama kali dijual. 

Dengan metode ini maka mengikuti urutan kronologis dari awal hingga akhir. Yang pertama datang akan dilayani terlebih dahulu sesuai antrian. Pada akhirnya, banyak perusahaan lebih menggunakan metode FIFO karena mengurangi penumpukan barang dan meminimalisir risiko kadaluarsa. Sehingga, tidak akan terjadi penurunan nilai barang. 

3. Metode Average

Metode terakhir yang bisa perusahaan terapkan adalah metode average. Caranya, akan ada penghitungan dari nilai rata-rata dari seluruh pembelian barang. Setiap kali ada pembelian baru maka nilai rata-rata dihitung ulang berdasarkan harga pembelian sebelumnya. 

Dengan demikian, metode ini memberikan perspektif lebih detail dan rinci tentang persediaan dan biaya barang yang keluar. Selain itu, juga mengurangi fluktuasi dalam biaya barang. 

Kelola Pencatatan Persediaan Barang bersama RUN System

Sebagai penyedia software ERP terbaik di Indonesia, R1 memberikan modul-modul yang bermanfaat bagi perusahaan. Salah satunya adalah Inventory and Material Management. Di modul ini, R1 membantu untuk mengelola dan melakukan penyimpanan data material, inventaris harga, transaksi serta pencatatan persediaan barang & jasa perusahaan. Temukan selengkapnya di sini.