Manajemen persediaan yang dimiliki sebuah bisnis merupakan salah satu tiang penyangga lancarnya proses bisnis dan operasional. Tanpa pencatatan yang jelas, bisnis Anda akan kesulitan mengetahui total persediaan yang dimiliki. Maka dari itu, metode pencatatan persediaan digunakan agar datanya menjadi valid dan lengkap

Metode pencatatan persediaan sendiri menjadi salah satu cara untuk melakukan pengelolaan pada persediaan secara benar bagi perusahaan. Penting, karena perusahaan perlu memiliki data yang lengkap dan terkini tentang jumlah persediaan di gudang, posisi barang, dan data-data relevan lainnya.

Dalam pencatatan ini dikenal dua metode utama yang bisa menjadi opsi untuk bisnis Anda. Metode ini nantinya akan disesuaikan dengan jenis dan tipe pencatatan yang Anda perlukan, sehingga menghasilkan nilai yang tepat dan akurat, sesuai dengan apa yang perusahaan Anda butuhkan.

Baca Juga: Memahami Stok Barang dan Tips Mudah Menyusun Laporan Stok Barang

Dua Opsi Metode Pencatatan Persediaan

Dua metode yang digunakan ini dikenal dengan nama metode perpetual, dan metode periodik atau metode fisik. Keduanya jelas memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang Anda miliki.

Pada sistem manajemen persediaan yang berkualitas, penggunaan metode ini dapat Anda pilih dan sesuaikan dengan kondisi bisnis, sehingga proses dan output-nya akan lebih baik dan bisa dimanfaatkan maksimal.

1. Pertama, Metode Perpetual

Metode pertama adalah metode perpetual. Metode ini dilakukan dengan mencatat persediaan barang dagang saat terdapat transaksi penjualan yang terjadi. Ketika ada transaksi penjualan yang mempengaruhi persediaan barang di gudang atau di fasilitas penyimpanan, maka rekening persediaan akan dicatat saat itu juga.

Pada penyebutan lain, metode ini juga dikenal dengan metode buku pembantu persediaan. Saat bisnis menggunakan metode ini, kontrol persediaan dan menentukan HPP dari produk yang beragam terasa lebih mudah.

Penggunaan akun dalam pencatatan dibedakan dalam beberapa kolom, mulai dari akun pembelian, akun penjualan, dan akun saldo persediaan. Jika ada perubahan yang terjadi, maka pencatatan langsung dilakukan, seperti yang diungkapkan di bagian awal tadi.

Salah satu kelebihan dalam penggunaan metode pencatatan ini adalah dalam rangka penyusunan neraca dan laporan laba rugi jangka pendek, sebab perhitungan fisik tidak perlu dilakukan lagi. Semua telah tercatat secara langsung ketika terjadi perubahan, dan datanya tinggal dimasukkan saja.

2. Kedua, Metode Periodik

Berbeda dengan metode pencatatan perpetual, metode pencatatan persediaan periodik ini tidak secara langsung mencatat perubahan yang terjadi saat itu juga. Persediaan barang akan dicatat pada akhir periode penjualan tertentu, dengan memeriksa semua persediaan barang secara langsung.

Metode pencatatan ini juga dikenal sebagai metode pencatatan fisik, karena secara praktis memeriksa, menghitung, dan melakukan pendataan pada semua barang persediaan yang masih ada di fasilitas penyimpanan.

Penjualan yang terjadi tetap dicatat, namun perubahan pada persediaan akan didata pada akhir periode. Data yang akan didapatkan adalah mutasi persediaan yang akurat, dan sesuai dengan persediaan fisik terkini di gudang.

Metode ini juga berperan besar dalam menentukan Harga Pokok Penjualan dari stok opname yang masih tersedia di fasilitas penyimpanan. Pencatatannya memanfaatkan sistem atau perangkat lunak akuntansi, sehingga perhitungan fisik secara praktis dilakukan untuk  memastikan jumlah barang yang masih ada di gudang.

Dari Penjelasan di Atas, Perbedaannya akan Terlihat Jelas

Jika dilihat pada penjelasan yang diberikan di atas, perbedaan antara dua metode pencatatan persediaan di atas akan cukup jelas.

Metode perpetual secara langsung akan melakukan pencatatan para perubahan barang yang ada di gudang sebagai persediaan, sesaat setelah penjualan terjadi atau kegiatan lain berlangsung dan berpengaruh pada total persediaan ini.

Di sisi lain, metode fisik atau periodik secara rutin akan melakukan pencatatan setiap akhir periode penjualan. Meski setiap penjualan yang terjadi tetap dicatat, namun jumlah persediaan tidak secara langsung dicatat dan didokumentasikan. Baru kemudian di akhir periode penjualan, jumlah total persediaan akan dihitung kembali.

Pahami Manfaatnya, Gunakan Metode Paling Tepat

Persediaan barang merupakan salah satu bentuk aktiva lancar. Maka dari itu, perlu pencatatan yang akurat terkait aktiva ini, karena pada laporan keuangan data ini sangat penting.

Manfaat lain tentu adalah perusahaan akan memiliki data akurat dari stok barang yang dimiliki saat ini, dan dapat melakukan stok opname untuk menghindari adanya penyimpangan barang yang memicu stok berlebih atau kekurangan stok.

Selanjutnya, pencatatan persediaan dapat membantu meminimalisir risiko keterlambatan pengiriman barang, atau bahkan kekosongan barang. Ketika tercatat barang di gudang sudah menipis, pemesanan ulang dapat segera dilakukan.

Adanya data yang akurat dari metode pencatatan persediaan yang tepat juga dapat membantu pengambilan keputusan yang lebih baik. Hal ini karena perusahaan mengetahui benar jenis barang yang memiliki tingkat permintaan tinggi, sehingga strategi tepat dapat dijalankan.

Baca Juga: Cara Kerja Gudang Transit dan 4 Fungsi Pentingnya 

Penggunaan aplikasi atau sistem pencatatan yang tepat dapat membantu Anda mengurus banyak hal mengenai pencatatan persediaan. Jelas, opsi pemilihan metode pencatatan juga akan tersedia, sehingga bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Inventory & Material Management dari R1 akan jadi solusinya.

Inventory & Material Management dari R1

Urusan pengelolaan dan penyimpanan data material, inventaris harga, transaksi, serta pencatatan persediaan barang dan jasa milik perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif menggunakan produk Inventory & Material Management dari R1. dengan begini, metode pencatatan persediaan apapun yang Anda gunakan akan memberikan output terbaik, yang bisa digunakan untuk berbagai keputusan bisnis. Segera gunakan produk terbaik dari R1 untuk pengelolaan bisnis Anda, dan maksimalkan keuntungan yang didapatkan!