Nomor Identifikasi Barang (Penomoran Barang) dipakai untuk mengidentifikasi dagangan secara menarik yang Anda muat di dalam susunan persediaan barang (inventory). Beberapa perusahaan menyebutnya part number, nomor model, kode produk, kode barang, kode item, dan lain-lain. Tapi bagaimanapun Anda menyebutnya, penomoran barang paling penting untuk Anda dan sistem inventory barang yang dipakai.

Apabila Anda ataupun sistem tidak dapat mengidentifikasi barang secara unik. Anda tidak akan dapat memperhitungkan kegiatan dan eksistensi dalam inventory secara efektif. Penomoran barang juga bermanfaat sebagai singkatan untuk pemaparan barang. Alih-alih memasukkan borongan nama atau penjelasan untuk barang tertentu, Anda dapat memakai penomoran barang yang jauh lebih pendek. Hal ini bakal mempercepat proses entri data dan pengelolaan inventory.

Fungsi Kode Barang dalam Sistem Persediaan

1. Meningkatkan Efisiensi Pendaftaran

Membuat daftar operasional, akuntansi dan finansial menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan pun terlihat pada sistematika daftar yang menjadi jauh lebih apik dan tertata dengan memakai kode akun dikomparasikan dengan tanpa kode akun.

2. Meningkatkan Kontrol Pencatatan

Kode akun menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah disaksikan dan dikenang oleh semua pemakai. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah dikontrol. Dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya sebuah catatan, maupun untuk menilai informasi dalam rangka pemungutan keputusan pemakai informasi yang bersangkutan.

3. Mempermudah Perbaikan atau Penyesuaian

Maksudnya yakni tindakan-tindakan mengerjakan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-catatan yang merasakan perubahan sebab kejadian atau transaksi ekstra ataupun sebab kesalahan yang dilaksanakan oleh semua pemakai.

4. Mempermudah Pemrosesan atas Hasil-Hasil Catatan

Dengan kode akun yang efektif, maka semua pemrosesan data atau hasil-hasil daftar akan dapat dikenal dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.

5. Mempermudah Penyusunan Laporan

Kode akun yang baik menjadi modal untuk pembuatan laporan-laporan yang baik. Hal ini juga bisa diartikan dapat memberikan dasar untuk pengambilan keputusan.

6. Mempermudah Pembaca Laporan

Kode barang yang unik akan mempermudah bagi pihak lain untuk membaca laporan. Hal ini karena berbagai barang yang sama dengan kode barang yang berbeda tidak akan memiliki nama yang sama.

Baca Juga: Ini 7 Cara Mudah Meningkatkan Inventory Turnover Ratio Anda

Tips Membuat Skema Penomoran atau Kode Barang

1. Jangan pernah mengawali penomoran atau kode barang dengan angka nol, kecuali bila Anda dipaksa untuk melakukannya di luar kendali Anda.

2. Hindarilah pemakaian huruf yang dapat menciptakan penomoran barang Anda menjadi kacau bila dipasangkan dengan angka. Seperti huruf O , I, dan L

3. Tak perlu memakai nomor atau unsur nomor seri dari barang produsen dalam penomoran barang Anda. Angka-angka ini seringkali terlalu panjang dan tidak jelas. Selain itu, jika suatu saat Anda berganti pemasok (vendor), atau produsen mengubah penomoran barang mereka. Hal ini akan merusak pengaturan penomoran Anda.

4. Anda boleh menciptakan penomoran barang yang pendek. Namun tidak terlampau pendek. Sehingga dapat menyebabkan kesalahan terhadap nomor lainnya (misalnya jumlah barang, dll). Sekitar 4 – 8 karakter seringkali cukup untuk menciptakan penomoran untuk sebagian besar perusahaan.

5. Jangan memuat nomor barang dengan makna – jangan mencoba untuk menggunakan penomoran barang untuk menggambarkan produk Anda. Hal ini hanya akan membuat nomor Anda menjadi lebih panjang dan lebih rumit. Cukup simpan informasi ini untuk deskripsi barang. Pertimbangkan menggunakan sejumlah huruf. Huruf-huruf bakal sangat menolong dalam memisahkan penomoran barang dari penomoran lain.

6. Menggunakan sejumlah huruf pada mula deskripsi barang Anda atau di awal penomoran barang. Akan mempermudah Anda dalam menggali barang di dalam susunan pengambilan barang. Misalnya, andai Anda menciptakan penomoran barang untuk “Saus”, Anda dapat menciptakan penomoran “SAU101” saus cokelat , “SAU102” saus karamel, dst.

7. Hindari memuat pemaparan barang dengan informasi lebih dari yang benar-benar dibutuhkan. Informasi seperti nama penjual, produsen, negara asal, tanggal kadaluwarsa, dan lain sebagainya. Tergolong dalam “rincian barang” atau “rincian transaksi”. Yang mana rincian semacam ini dapat dipakai secara lebih efektif .

8. Jangan pakai simbol yang barangkali akan membingungkan orang yang membacanya ataupun aplikasi yang digunakan. Misalnya, menggunakan koma di nomor item Anda mungkin membuatnya terlihat seperti kuantitas atau harga. Menggunakan simbol “/” dapat mengakibatkan Microsoft Excel memformat penomoran barang Anda sebagai tanggal. Simbol seperti “<”, “>”, dan “*” dapat memiliki konsekuensi yang tidak diinginkan ketika memindahkan data antara program pengolahan inventaris dan program spreadsheet Anda. Cobalah untuk menjaga penomoran barang Anda sesederhana dan seefektif mungkin.

Melihat pentingnya kode barang dalam proses inventory tersebut, tentu Anda akan lebih memperhatikan proses pengelolaan dan pencatatan didalamnya. Dengan memiliki sistem pencatatan yang baik berarti perusahaan telah mengurangi risiko kesalahan pengiriman. Selain memperlancar sistem penyimpanan, Anda juga secara langsung akan meningkatkan kualitas pelayanan. Untuk membantu Anda dalam memiliki sistem pengelolaan data penyimpanan barang, R1 hadir dengan fitur Inventory & Material Management. Pengelolaan dan penyimpanan data material, inventaris harga, transaksi serta pencatatan persediaan barang dan jasa akan mudah Anda simpan melalui fitur tersebut.

Melalui kemudahan ini. Anda dapat mengelola data seperti memberi kode barang agar memperoleh kemudahan dalam melacak stock barang dan transkasi. Temukan kemudahan lain dari penggunaan R1 dengan mengunjungi kami.