Tidak semua pebisnis mampu memahami bagaimana catatan keuangan bekerja. Padahal, dari catatan tersebut terekam banyak data yang bisa membantu pebisnis menyusun strategi. Dari catatan tersebut pula maka membentuk jurnal umum dan jurnal khusus. 

Secara garis besar, jurnal umum adalah jurnal yang memuat seluruh transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran. Bagi perusahaan menengah apalagi kecil, jurnal umum cukup untuk mereka. 

Namun, tidak demikian dengan perusahaan besar. Ada banyak transaksi sehingga membuat pencarian informasi terhadap transaksi tertentu menjadi sulit. Maka dari itu, kebutuhan akan jurnal khusus menjadi mutlak. 

Pelajari dengan cermat apa itu jurnal khusus hanya di R1. Simak di sini. 

Pengertian Jurnal Khusus

Secara umum, jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk merekam jenis-jenis transaksi yang sejenis dan terjadi secara berulang.

Perekaman dalam jenis jurnal ini dibutuhkan supaya catatan tersebut tidak memenuhi buku besar. Akan tetapi, nantinya jumlah total dalam jurnal khusus ini secara bertahap dimasukkan ke buku besar umum dalam bentuk catatan ringkas secara bertahap.

Jurnal khusus juga diperlakukan sebagai alat peninjauan untuk organisasi bisnis. Sehingga jurnal-jurnal ini meminimalisir kemungkinan perubahan dalam catatan akuntansi karena telah dibuat secara berurutan sesuai kronologi. 

Peran Penting Jurnal Khusus 

Ada beberapa hal atau peran penting mengapa jurnal khusus perlu dijalankan oleh perusahaan, khususnya berlevel menengah ke atas yaitu:

1. Mempercepat Proses Transaksi

Ketika data telah terkategorisasi dengan baik maka memudahkan bagi Anda untuk menyelesaikan laporan keuangan. Sebagai contoh: di jurnal umum, transaksi yang sama sebanyak lima puluh kali akan dicatat selama lima puluh kali juga. 

Namun, berbeda apabila di dalam jurnal khusus. Transaksi yang sama secara berulang hanya akan dicatat satu kali saja. 

2. Mudah Mencatat Data

Hal kedua yang perlu diperhatikan adalah mudah melakukan pencatatan data. Hal ini disebabkan telah terjadi pengelompokan data secara sistematis. Sehingga proses memasukkan data pun menjadi lebih efektif. 

3. Mudah Melakukan Pengecekan Data

Kehadiran jurnal ini membuat seluruh transaksi keuangan akan terlihat secara ringkas dan efektif. Hal ini akan memudahkan bagi auditor eksternal untuk melakukan pengecekan data.

4. Proses Unggah Lebih Cepat ke Buku Besar

Unggahan data transaksi ke buku besar menjadi lebih cepat, mudah, dan praktis. Dalam jurnal ini , keseluruhan transaksi akan dirangkum dalam akun yang sama sehingga transaksi keuangan bisa selaras dengan jenis akun.

5. Meminimalisir Resiko Pengubahan Data

Pembuatan jurnal ini memang berguna bagi perusahaan karena seluruh transaksi tercatat secara kronologis, rinci, dan detail. Oleh karena itu, tidak mungkin terjadi fraud data atau pengubahan data dalam waktu tertentu. 

Semuanya akan terekam, dan apabila ada yang ingin mencobanya, notifikasi khusus akan terkirim sehingga mengetahui siapa yang menjadi penanggung jawabnya. 

6. Mudah untuk Merinci Data

Ketika memasukkan data di jurnal ini maka terdapat satu baris yang menyediakan seluruh informasi yang diperlukan. Bahkan, informasi tersebut akan dirinci dengan baik. Sebagai contoh, pembelian aset kantor. Catatan berupa nama aset, siapa yang membeli, berapa jumlah yang dibeli, kapan waktu untuk membelinya akan terekam dengan rapi di jurnal khusus. 

Jenis-jenis Jurnal Khusus

Setidaknya ada empat jenis dalam jurnal khusus yang perlu diketahui oleh perusahaan yaitu:

1. Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian adalah jurnal khusus untuk mencatat semua jenis pembelian, baik barang maupun bukan barang secara kredit. Ini adalah jurnal yang cukup sering diterapkan dalam sistem akuntansi manual.

Jenis-jenis transaksi pembelian tersebut adalah pembelian barang dagang secara kredit dan pembelian perlengkapan, peralatan serta aktiva lain secara kredit.

Khusus kredit, pembelian barang yang termasuk ke dalam jurnal pembelian adalah peralatan kantor, jasa, dan pembelian barang untuk dijual kembali. Jurnal ini berfungsi untuk membuat catatan lebih sederhana.

Jurnal pembelian mencatat transaksi secara harian sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi. Kemudian, pada akhir periode akan diunggah dalam buku besar.

Jurnal ini juga memuat tanggal pencatatan, nama supplier yang dibayar, referensi dokumen sumber, dan nomor invoice.

2. Jurnal Penjualan

Hampir sama dengan jurnal pembelian, jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang digunakan untuk menyimpan transaksi penjualan terperinci.

Tujuan utamanya adalah merangkum informasi transaksi bervolume tinggi dari buku besar umum. Informasi berikut adalah biasanya disimpan dalam jurnal penjualan untuk setiap transaksi penjualan.

Pada umumnya, buku jurnal khusus penjualan adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi piutang. Sedangkan, sebuah penjualan yang dibuat dengan uang tunai akan dicatat dalam jurnal penerimaan kas.

Namun, pada prakteknya masih ada yang mencatatkan dan memasukkan penjualan tunai dalam jurnal penjualan. Ini akan menjadi ketidaksinambungan data.

Transaksi penjualan per hari akan dicatat dalam jurnal penjualan. Pada akhir periode pelaporan, jumlah total debit dan kredit dicatat ke dalam buku besar umum.

Jika Anda ingin mengecek dan mengetahui saldo yang telah tercatat dalam buku besar umum, Anda dapat meninjau ke jurnal penjualan dan dapat menggunakan nomor faktur yang tercantum dalam jurnal penjualan.

3. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas adalah contoh jurnal khusus perusahaan dagang untuk penjualan tunai.

Kemudian, jurnal ini berisi informasi yang di antaranya tanggal, nama pelanggan, identifikasi penerimaan uang tunai. Saldo dalam jurnal penerimaan kas secara teratur dirangkum menjadi jumlah agregat dan diunggah ke buku besar.

Jika seseorang perlu mengetahui penerimaan kas secara detail, mereka akan memulai dari buku besar dan kemudian pindah ke jurnal penerimaan kas.

4. Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang mencatat semua transaksi pengeluaran. Ini akan dicatat secara terperinci. Data transaksi yang termasuk ke dalam jurnal pengeluaran kas antara lain, pembelian secara tunai, pelunasan utang, retur penjualan, dan pembayaran beban. Semua arus kas masuk dicatat dalam jurnal lain yang dikenal sebagai jurnal penerimaan kas. 

Setiap perusahaan dapat membuat jurnal khusus sesuai dengan kebutuhan perusahaannya. Maka dari itu, jurnal dalam suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.

Dengan memahami jurnal khusus maka perusahaan perlu menerapkannya di dalam bisnis. Agar bisnis dapat berkembang, fungsikan R1 dari RUN System untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda. 

R1 juga menyediakan laporan keuangan termasuk neraca, buku besar, laporan laba rugi, hingga laporan transaksi. Temukan kemudahannya dalam membuat laporan keuangan hanya di R1.