Salah satu hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan barang adalah mencatat data inventaris barang. Beberapa pebisnis mengatakan data tersebut sebenarnya sesuatu yang biasa saja. Namun, mereka lupa bahwa hadirnya data tersebut menjadi pengingat sekaligus mengantisipasi kerugian di bisnis. 

Memang, tidak semua pebisnis mampu menyusun data inventaris barang dengan baik. Maka dari itu, untuk membantu para pebisnis, artikel di bawah ini akan mengulas hingga tuntas mengenai pengertian, manfaat, tips untuk membuat, dan cara membuatnya. 

Harapannya, setelah mengetahui seluk beluk tentang data inventaris barang, pebisnis menjadi lebih sigap dalam mengelola barang baik dari segi arus masuk maupun keluar. 

Arti dari Data Inventaris Barang

Secara umum, data inventaris barang adalah sekumpulan data yang berisi daftar lengkap mengenai barang milik instansi atau kantor. Fungsi utama dari data ini adalah memastikan seberapa banyak barang yang tersimpan di gudang, barang yang terjual, dan barang yang akan diterima dari supplier. 

Lalu, apa saja barang-barang yang termasuk bagian dari data inventaris?

Tentu saja ada berbagai macam barang. Ada barang yang telah layak dijual, barang yang mendekati menjadi bahan jadi, dan barang yang termasuk aset perusahaan. 

Dari penjelasan di atas, Anda telah mendapatkan pemahaman mengenai data inventaris barang. Kesimpulannya, data tersebut merupakan keseluruhan data yang berisi barang siap dijual, barang masih dalam proses produksi, hingga aset perusahaan.

Manfaat Data Inventaris Barang

Setidaknya ada lima hal yang perlu Anda ketahui tentang apa saja manfaat dari data inventaris barang yaitu:

1. Perusahaan Mampu Menghemat Anggaran

Manfaat pertama yang dapat perusahaan Anda peroleh dari data tersebut adalah mampu menghemat anggaran. 

Hal ini disebabkan ketika data tersebut diperbarui secara berkala maka perusahaan dapat memprediksi kapan waktu yang tepat untuk membeli bahan baku. 

Akan tetapi, hal sebaliknya terjadi apabila tidak memiliki data tersebut. Perusahaan bisa sewaktu-waktu (waktu tidak beraturan) untuk membeli bahan baku sehingga terjadi pemborosan keuangan. 

2. Muncul Transparansi dan Akuntabilitas

Terciptanya data inventaris produk menjadi modal bagi perusahaan untuk menghadirkan transparansi dan akuntabilitas. Dengan demikian, perusahaan lebih mudah untuk mengawasi dan mengelola aset yang telah dimiliki. 

3. Aset Menjadi Lebih Aman

Manfaat ketiga dari data ini adalah aset atau barang yang dimiliki perusahaan menjadi lebih aman. Hal ini disebabkan setiap perusahaan pasti mengetahui mana barang yang telah menjadi milik perusahaan. Selain itu, juga mengetahui kondisi barang yang sudah perlu diganti atau masih dipertahankan. 

Dengan data tersebut, Anda juga akan terhindar dari pencurian, kehilangan, ataupun kerugian. 

4. Pengambilan Keputusan yang Efektif

Dengan kehadiran data inventaris ini maka menjadi mudah dan cepat bagi pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan. 

Sebagai contoh, Anda adalah pengusaha makanan cepat dan siap saji. Maka, Anda pasti berhubungan erat dengan produksi bahan baku. Dari situ, Anda akan menjadi lebih paham barang apa saja yang lebih cepat kadaluarsa. 

Jika tidak memiliki data seperti itu, akan menjadi lebih sulit bagi pengusaha untuk menentukan kapan waktu yang tepat melakukan restock. 

5. Menghitung Kekayaan Perusahaan

Manfaat terakhir dari data inventaris barang adalah mengetahui dengan pasti kekayaan perusahaan. Hal tersebut dapat terlihat dari aset bergerak dan aset tidak bergerak. Dengan demikian, perusahaan tidak asal menghitung berapa kekayaan yang telah dimilikinya. 

Tips Membuat Data Inventaris Barang

Berikut ini adalah tips membuat data inventaris yang perlu perusahaan ketahui yaitu:

1. Membuat Data Inventaris secara Dua Rangkap

Tips pertama yang perlu Anda ketahui adalah membuat data inventaris secara rangkap. Ada dua keuntungan yang dapat Anda peroleh.

Pertama, Anda tidak perlu khawatir apabila kehilangan satu dokumen. Kedua, Anda memiliki cadangan dan penting untuk membuat salinannya di hardisk, cloud atau Google Drive.

2. Memperbarui Data Inventaris

Setiap periode atau bahkan setiap tahun, data inventaris akan terus diperbarui. Hal ini untuk meninjau adakah perubahan di dalamnya, dan informasi tersebut akan terus di-update.

3. Kategorisasi Data

Selanjutnya, langkah terakhir adalah membuat kategorisasi data. Sebagai contoh, jika perusahaan Anda memiliki banyak pulpen, papan tulis, meja, kursi, dan sejenisnya, dapat masuk ke dalam kategori alat tulis kantor.

Cara Membuat Data Inventaris Barang

Ada beberapa cara dalam membuat data inventaris. Pertama, Anda bisa dengan cara manual yaitu mengumpulkan data untuk kemudian dicatat dalam buku. Kedua, menggunakan aplikasi Excel atau mencatatnya di Google Spreadsheet.

1. Membuat Format Tabel

Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa ada beberapa cara atau format dalam membuat data tersebut. Anda dapat memilih untuk menggunakan Excel apabila ingin memiliki softfile atau langsung menggunakan buku –folio bergaris– apabila hendak memiliki hardfile.

2. Mencantumkan Informasi sesuai Kebutuhan

Hal kedua yang harus dilakukan adalah mencantumkan atau membubuhkan informasi sesuai kebutuhan. Misal, dalam data tersebut, Anda perlu menyediakan nama, jenis, ukuran, berat, hingga warna barang. 

Itulah tips dan cara membuat data inventaris barang yang perlu perusahaan Anda ketahui. Data tersebut menjadi modal penting bagi perusahaan untuk menyiapkan produk. 

Dengan demikian, agar produk-produk perusahaan Anda bisa terus berkembang, kolaborasikan sistem pengelolaan barang bersama R1. 

R1 dari RUN System memiliki fitur Inventory and Material Management yang mampu meningkatkan pengelolaan dan penyimpanan data material, inventaris barang, dan pencatatan transaksi barang dan jasa. Bersama R1, tujuan bisnis Anda lebih mudah tercapai.