Pengelolaan perusahaan yang sudah memiliki aktivitas bisnis besar memerlukan keterampilan dan keahlian khusus. Dengan staf dan manajemen yang kompeten, perusahaan akan dapat berkembang lebih baik lagi. Tentu saja, akan lebih baik jika ERP system turut dilibatkan dalam pengelolaan perusahaan tersebut.

Memahami pengertian ERP system dalam konteks pengelolaan bisnis akan jadi modal penting untuk Anda, pelaku bisnis dan pengelola perusahaan, yang ingin terus berkembang. Mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas berbagai proses, simak pengertian dan implementasi ERP system di bawah ini secara lebih detail.

Baca Juga  : Berkenalan dengan ERP System dan Cara Kerjanya untuk Perusahaan

ERP System dalam Pengelolaan Perusahaan dan Bisnis

ERP sendiri adalah singkatan dari enterprise resource planning, yakni sebuah sistem terpadu yang digunakan perusahaan atau sebuah bisnis dalam mengintegrasikan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan sehingga mudah dikelola dan dioptimalkan.

Mulai dari tahap perencanaan hingga tahap eksekusi dan evaluasi, semua bisa terbantu dengan penggunaan ERP di dalam sebuah perusahaan. Faktor utama yang memungkinkan hal ini terjadi adalah terpadunya sistem informasi yang diperlukan, sehingga setiap pihak bisa melihat informasi yang dibutuhkan, memanfaatkannya, dan menghasilkan output tertentu sesuai dengan tujuan perusahaan.

Akses pada informasi yang dikelola dalam sistem tersebut juga sangat rapi dan solid, sehingga setiap bagian bisa memanfaatkan data yang diperlukan dengan baik. Dari segi keamanan, proteksi data dapat dipastikan sehingga risiko kebocoran data dapat ditekan hingga titik minimal.

ERP System idealnya akan memiliki beberapa fitur yang disediakan, mulai dari inventory material management, kemudian sales & distribution management, procurement management, financial management, hingga accounting management. Dengan fitur lengkap ini, semua sumber daya bisa dikelola dan dioptimalkan pengelolaannya demi kemajuan perusahaan.

Implementasi ERP dalam Kegiatan Perusahaan

Dilihat dari segi implementasi nyata di dalam sebuah perusahaan, ERP System kemudian dapat dibedakan menjadi tiga kategori besar. Pertama on-premise ERP, kemudian cloud ERP, dan terakhir hybrid ERP.

Bagaimana penjelasan dari ketiga bentuk implementasi ini?

1. On-Premise ERP

Implementasi pertama disebut dengan on-premise ERP, yang artinya mengharuskan perusahaan memiliki fasilitas mandiri untuk penggunaan ERP System yang dipilih. Fasilitas ini meliputi perangkat keras yang diperlukan, seperti server dan berbagai pendukung lain.

Jenis pertama ini cenderung menjadi jenis yang dipilih banyak perusahaan besar karena dirasa merupakan sistem paling solid dan aman dalam hal perlindungan data. Semua akses dikelola oleh perusahaan dengan verifikasi tertentu, sehingga semua data yang digunakan akan tampak secara jelas riwayatnya.

Namun demikian biaya penyelenggaraan ERP seperti ini tergolong tinggi. Selain karena harga perangkat keras yang digunakan, maintenance dan optimalisasi sistem akan membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Maka dari itu, implementasi ERP ini cenderung digunakan perusahaan besar dengan omzet yang sudah cukup masuk akal untuk jenis tersebut.

2. Cloud ERP

Jenis kedua disebut dengan cloud ERP. Implementasi ERP ini berbasis layanan cloud sehingga memungkinkan perusahaan menyimpan dan mengelola berbagai jenis data di sistem yang tersedia secara online.

Jenis ini terbilang populer untuk bisnis skala kecil hingga menengah, karena biaya operasional yang dikeluarkan tidak sebesar on-premise ERP. Selain itu secara mobilitas, jenis cloud ERP juga lebih baik daripada jenis pertama sebab bisa diakses dimana saja dengan perangkat atau data yang sebelumnya telah diverifikasi sistem.

Meski diberikan jaminan keamanan terkait data yang disimpan, namun masih cukup banyak keraguan di kalangan pengusaha dan pebisnis. Pada kenyataannya, keamanan dan perlindungan data yang diberikan pihak penyelenggara layanan atau pihak ketiga yang sudah kredibel dijamin, sehingga data tidak akan mengalami kebocoran atau pembobolan.

3. Hybrid ERP

ERP System dengan model hybrid ini pada dasarnya menggunakan server fisik yang tersedia di fasilitas kantor serta penyimpanan di sistem cloud yang disediakan layanan. Implementasi ini terbilang fleksibel, sebab bisa digunakan dari bisnis skala kecil hingga bisnis dengan skala yang lebih besar.

Hybrid ERP sendiri memiliki keunggulan dimana  perusahaan tidak bergantung pada satu sumber penyimpanan dan pengelolaan saja, namun sekaligus memiliki dua tempat yang bisa digunakan. Jadi ketika dalam skenario terburuk server mengalami masalah, data di cloud masih bisa digunakan, demikian pula sebaliknya.

Untuk perusahaan yang memiliki kapasitas untuk mengadakan server fisik, opsi ini juga dinilai menarik untuk digunakan karena memiliki backup kuat terkait data yang dikelola.

Baca Juga : Inilah Enterprise Resource Planning yang Sesuai Kebutuhan Perusahaan 

Meski demikian untuk skala perusahaan atau bisnis yang masih terus berkembang, penggunaan cloud ERP dirasa lebih populer. Fleksibilitas yang ditawarkan jadi daya tarik utama, sehingga tidak sedikit kemudian yang mencoba layanan cloud ini untuk bisnisnya.

R1, Layanan ERP System Berbasis Cloud untuk Bisnis Anda

R1 kemudian hadir sebagai solusi penggunaan ERP System untuk perusahaan yang masih ingin terus berkembang secara dinamis. Layanan cloud ERP yang disediakan memiliki fitur lengkap, yang bisa digunakan sesuai kebutuhan. Jadi Anda tak perlu mengeluarkan banyak dana untuk membeli seluruh modul yang ditawarkan, sehingga efisiensi biaya bisa ditingkatkan. Segera gunakan R1 sekarang juga, dan maksimalkan perkembangan bisnis Anda kini dan nanti!