Ketika ingin mengelola sebuah perusahaan besar maka perusahaan memerlukan sistem yang cukup baik untuk menangani berbagai permasalahan. Sistem tersebut biasanya berwujud teknologi digital, bukan lagi manual. Jika manual, perencanaan akan tidak berjalan maksimal. Maka dari itu, yang paling baik adalah sistem ERP. Sebab, ERP adalah software yang digunakan untuk menangani berbagai keperluan. 

Lalu, apa yang dimaksud dengan sistem erp? Agar perusahaan mengetahuinya lebih dalam, artikel di bawah ini akan membantu untuk memahami pengertian sistem ERP. Selain itu, terdapat penjelasan pula mengenai fungsi, konsep, hingga contoh ERP. 

Pengertian Sistem ERP

Secara umum, ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Sistem ERP digunakan oleh perusahaan untuk berbagai keperluan yang di antaranya pengelolaan keuangan, penyediaan logistik, alokasi waktu, penggajian karyawan hingga perumusan sumber daya manusia.

Jadi, dalam sistem ERP terdiri dari tiga unsur yaitu enterprise yang berarti perusahaan, resource yang berarti sumber daya, dan planning yaitu perencanaan. 

Dalam pandangan O’Brien, ERP adalah semacam perangkat lunak yang terintegrasi dan mampu mengelola keuangan, distribusi SDM, dan manufaktur. Hal ini perlu dilakukan agar perusahaan mampu menghasilkan keuntungan, berjalan efektif, dan efisien. 

Sistem ERP biasanya diterapkan dalam website atau desktop. Keunggulan di website adalah mampu di-install dalam komputer, laptop, ataupun ponsel. Sedangkan jika diterapkan dalam desktop, keunggulannya adalah memiliki kecepatan akses dan tingkat keamanan yang baik. 

Fungsi Sistem ERP

Ada banyak fungsi sistem ERP yang benar-benar bermanfaat untuk perusahaan. Jika sistem ERP dapat berjalan dengan baik, pengambilan keputusan perusahaan akan berjalan optimal. 

1. Integrasi Lebih Mudah

Ketika perusahaan mampu mengelola sistem ERP dengan baik maka perusahaan berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan berbagai komponen yang ada mampu terintegrasi dengan efisien. 

2. Pengamatan Lebih Mudah

Ada banyak pengamatan yang perlu dilakukan mulai dari keuangan, logistik, hingga distribusi SDM. Selain itu, sistem ERP juga berguna untuk mengamati segala keperluan yang ada di perusahaan. Ketika perusahaan ingin mengambil keputusan maka perusahaan hanya perlu mengamati dari sistem. 

3. Perencanaan Lebih Baik

Sistem ERP dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam melakukan perencanaan. Maka, yang dimaksud perencanaan adalah strategi yang disiapkan untuk terus berkembang meskipun terjadi persaingan kompetitor. 

4. Sistem yang Otomatis

Salah satu fungsi ERP yang cukup berguna bagi perusahaan adalah proses yang berjalan secara otomatis. Ketika otomatisasi terjadi maka data yang diproses akan lebih lancar. 

Kelebihan Sistem ERP

Hampir seluruh data yang tersimpan dalam sistem ERP akan diproses secara otomatis. Sebab tujuan dari konsep ERP adalah membuat jalannya perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif. Ada beberapa kelebihan dari sistem ERP yang perlu Anda ketahui yaitu:

1. Produktivitas Perusahaan Menjadi Lebih Baik

Hadirnya sistem ERP membuat produktivitas perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif. Berbagai aktivitas perusahaan seperti proses produksi, pengiriman produk, manajemen arus kas, pengelolaan stok barang hingga sistem akuntansi dapat berjalan dengan cepat. Selain itu, pembayaran kepada supplier atau vendor akan lebih cepat. 

2. Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi

Sistem ERP memiliki berbagai komponen pendukung untuk pengambilan keputusan seperti alat simulasi dan perencanaan. Komponen ini secara tidak langsung membantu perusahaan untuk memanfaatkan sumber daya yang lebih baik. Penyajian laporan pun lebih mudah karena dapat diakses dengan baik. 

3. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data Lebih Cepat

Ketika perusahaan menggunakan ERP maka ada banyak kebaruan dalam perusahaan di antaranya sifatnya yang real time. Kemudian, akan meminimalisir terjadinya penggandaan atau kehilangan data sehingga integrasi bisnis berjalan lancar dan akurasi data dapat dipertanggungjawabkan. 

4. Infrastruktur dan Prosedur yang Konsisten

Seluruh pekerjaan dalam perusahaan akan lebih terstruktur dan perusahaan akan berjalan lebih efisien. Tampilan perusahaan mulai dari hulu hingga hilir akan seragam sehingga aktivitas bisnis akan berjalan lebih efisien.

5. Meminimalisir Biaya Manajemen dan Operasional

Biaya manajemen dan operasional adalah komponen utama dalam perusahaan. Ketika mampu meminimalisirnya, aktivitas perusahaan akan berjalan lebih efisien. Salah satu cara untuk meminimalisirnya dengan memanfaatkan sistem ERP. Proses bisnis di dalamnya dapat terintegrasi dengan baik dan efisien. 

6. Kolaborasi Akan Lebih Baik

Ketika penggunaan sistem ERP dapat berjalan dengan baik maka akan meminimalisir perselisihan dalam perusahaan. Dengan demikian, lingkungan kerja menjadi lebih kondusif dan lebih baik. 

Ketika mampu memahami fungsi dan kelebihan dari ERP, perusahaan dapat menerapkan sistem ERP. R1 memiliki sejumlah kelebihan dalam mengelola perusahaan antara lain:

(1) Mengelola performa perusahaan yaitu proses data secara real-time membantu kontrol dan pengelolaan perusahaan secara cepat dan tepat. 

(2) Built-in reporting yaitu fitur reporting yang membantu untuk proses penyajian data sesuai dengan kebutuhan pengguna.

(3) Pencatatan terintegrasi, yaitu: sistem pencatatan dan pengoperasian secara terintegrasi untuk produktivitas bisnis.

(4) Tanpa initial investment yaitu aplikasi berbasis Cloud dengan sistem Subscription memudahkan pengguna untuk memiliki sistem tanpa investasi biaya yang besar.
(5) Standardized yaitu aliran proses bisnis yang telah terstandarisasi dengan best practice di multi industri.