Pengiriman barang pesanan menuju ke lokasi pembeli akan dilakukan setelah proses negosiasi harga disepakati. Proses ini sendiri harus dilaksanakan sesuai jadwal, dan disertai berkas legal yang idealnya dibawa bersamaan dengan barang. Anda akan mendapatkan contoh surat jalan barang yang menjadi salah satu berkas legal yang dibawa saat pengiriman dalam artikel ini.

Namun sebelum sampai ke contoh berkasnya secara langsung, ada baiknya sedikit diulas mengenai pengertian dan fungsi dari surat jalan barang tersebut. Setelah itu, bahasan akan masuk pada komponen apa saja yang harus ada di surat jalan barang, sehingga berkas dapat berguna sebagaimana mestinya.

Baca Juga: 7 Strategi Penjualan yang Tepat untuk Meraih Target Pasar Baru

Mengenal Pengertian Surat Jalan Barang

Surat jalan barang merupakan berkas resmi yang diberikan oleh pengirim barang kepada penerima barang, sebagai informasi mengenai barang yang dikirim. Surat jalan kemudian dapat menjadi acuan pengecekan barang yang dikirim, yang kemudian akan disesuaikan dengan surat atau berkas lainnya.

Dalam definisi lain, surat jalan barang adalah dokumen yang berisi semua informasi barang yang termasuk dalam periode pengiriman tersebut, yang juga dapat berfungsi sebagai tanda terima atau nota pengiriman barang.

Pada dasarnya, berkas ini diperlukan untuk menginformasikan pihak yang berkepentingan, termasuk juga aparat yang bertugas di jalan, ketika terjadi pemeriksaan. Idealnya isi dari surat jalan ini mencerminkan barang yang dibawa dalam pengiriman yang tengah dilakukan.

4 Fungsi Surat Jalan dalam Transaksi Pengiriman

Dalam praktek penggunaannya, surat jalan barang memiliki sedikitnya 4 fungsi utama. Jelas, dalam urusan pengiriman berkas ini penting dicantumkan oleh penjual, untuk disertakan bersama dengan barang yang dikirimkan pada pembeli.

Secara singkat, berikut 4 fungsi surat jalan dalam proses transaksi bisnis.

1. Sebagai dokumen atau berkas resmi antara pengirim dan penerima, atau penjual dan pembeli, sehingga dapat terjadi proses pengiriman barang dari satu titik ke titik lain.
2. Menjadi arsip perusahaan yang dapat digunakan sebagai acuan pencatatan laporan keuangan atas transaksi jual beli yang dilakukan pada periode waktu tertentu.
3. Sebagai dokumen yang menjadi acuan untuk pihak berwajib ketika melakukan pemeriksaan muatan pada kendaraan yang digunakan untuk pengiriman. Dengan melihat surat jalan, dan mengecek muatan, proses pemeriksaan barang dapat dilakukan dengan cepat.
4. Bukti pengiriman resmi dari pengirim atau penjual bahwa barang telah dikirimkan dan sampai di tujuan dalam kondisi baik.

Jika memiliki informasi yang lengkap, maka keempat fungsi di atas dapat dijalankan dengan baik. Ini mengapa keberadaan surat jalan barang harus disertakan. Selain sebagai berkas legal pengiriman barang, juga berguna untuk berbagai urusan administrasi di dalam atau di luar perusahaan.

Contoh Surat Jalan Barang dan Komponen Inti yang Harus Dicantumkan

Idealnya dalam setiap surat jalan barang yang disertakan, wajib mencantumkan beberapa komponen atau bagian utama, sehingga surat jalan tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Komponen yang wajib ada pada surat jalan barang antara lain adalah sebagai berikut:

• Nama dan alamat lengkap pengirim
• Pembuatan dan penerbitan nomor surat oleh vendor terkait
• Tanggal pengiriman
• Nama, kontak yang dapat dihubungi, dan alamat lengkap penerima barang sebagai tujuan pengiriman
• Rincian barang kiriman, meliputi nama barang, jenis barang, kode barang, berat barang, jumlah barang, harga barang, dan keterangan lain yang diperlukan
• Tanda tangan penerima barang dan pengirim barang
• Stempel vendor terkait

Dengan memasukkan komponen tersebut, berikut contoh surat jalan barang yang bisa menjadi ilustrasi.

Dapat dilihat pada ilustrasi surat jalan barang tersebut, nantinya akan disertakan stempel dari vendor terkait. Pada detail barang juga tidak seluruhnya disertakan seperti yang dituliskan sebelumnya, karena informasi inti yang diperlukan adalah nama barang yang dikirim.

Nantinya format dan isi dari contoh surat jalan barang ini bisa diubah sesuai keperluan, selama memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.

Tiga Lembar Surat Jalan Barang

Ketika digunakan, surat jalan barang akan terdiri dari tiga lembar berbeda. Pertama lembar berwarna putih yang berfungsi sebagai bukti penyerahan barang pada pembeli di akhir bulan dan digunakan dalam penagihan, kedua berwarna merah untuk pembeli sebagai tanda bukti pemesanan barang, dan ketiga berwarna kuning sebagai arsip perusahaan.

Baca Juga: Memahami Seluk Beluk Permintaan dan Penawaran dalam Dunia Bisnis 

Jika dicermati, format contoh surat jalan barang bukanlah hal yang sulit dibuat bukan? Selama informasi yang dimuat sudah sesuai dengan kebutuhan, maka surat jalan barang dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

Pengelolaan Berkas Transaksi dengan Modul R1, Sales & Distribution Management

Untuk mengelola berkas dan dokumen terkait transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, penggunaan modul ERP akan sangat membantu. Dari R1, tersedia Sales & Distribution Management yang dapat membantu perusahaan Anda. R1 paham benar bahwa contoh surat jalan barang menjadi hal penting, sehingga Anda akan memiliki beberapa format yang telah tersedia di dalamnya. Dengan begini urusan pemberkasan transaksi akan berjalan lebih mudah dan praktis. Gunakan R1 sekarang juga, dan maksimalkan setiap modul yang dapat digunakan secara terpisah!