Pengelolaan dana yang dimiliki perusahaan wajib dilakukan dengan cermat dan teliti, serta tercatat secara sistematis. Tidak selama dana yang dikeluarkan berjumlah besar, karena terkadang urusan operasional hanya membutuhkan dana kecil namun rutin. Kas kecil kemudian menjadi istilah yang digunakan pada pencatatan pengelolaan keuangan dalam nominal yang tidak besar ini.

Tapi apakah benar perusahaan selalu membutuhkan pengelolaan kas kecil dalam operasionalnya? Bukankah semua sudah tersistem dengan baik, sehingga urusan operasional dapat dimaksimalkan?

Justru karena pengelolaan operasional harus dimaksimalkan, pencatatan dan alokasi pengeluaran rutin ini wajib dicatat dengan baik. Maka untuk memahami lebih jauh mengenai kas kecil, mari simak penjelasannya dalam poin berikut ini.

Baca Juga: 6 Jenis Transaksi Keuangan Perusahaan dan Contoh Penerapannya

Definisi dari Kas Kecil

Kas kecil juga dikenal dengan istilah petty cash, merupakan dana atau anggaran yang digunakan untuk memenuhi pembiayaan operasional perusahaan setiap hari. Di sisi lain pembiayaan yang diperlukan dengan aktivitas lain yang dilakukan perusahaan juga akan masuk dalam pengelolaan petty cash ini.

Pengeluaran yang masuk dalam pengelolaan kas kecil antara lain dana hiburan untuk klien, dana meeting dengan klien, dana konsumsi, kepentingan rapat dan hal terkait lain, dan sebagainya. Jelas, kegiatan tersebut merupakan kegiatan rutin perusahaan, yang memerlukan alokasi tersendiri dan harus dikelola dengan baik agar tidak menjadi pos pemborosan dari bisnis yang Anda miliki.

Pengelolaannya terkait perencanaan, alokasi dana, dan pencatatan mendetail pada setiap pengeluaran yang terjadi. Hal ini kemudian harus dapat dipertanggungjawabkan pada bagian keuangan saat memasukkannya ke buku besar.

Jenis-Jenis Umum dari Kas Kecil

Pengelompokan jenis-jenis dari petty cash ini dapat dilakukan berdasarkan penggunaannya.

Terencana

Kas kecil terencana artinya sudah dianggarkan pada awal periode keuangan untuk pengeluaran tersebut, terkait nilai dan waktu penggunaannya jelas, sehingga dapat diperhitungkan dengan baik.

Tidak Terencana

Kas jenis ini merupakan kas yang sengaja dialokasikan untuk pengeluaran dadakan yang diperlukan dalam operasional perusahaan. Meski demikian, ketika menggunakan dana kas kecil tidak terencana, tetap harus ada bukti transaksi atau penggunaan dana yang jelas.

Setidaknya Ada 2 Metode dari Penghitungannya

Pertama dikenal dengan nama metode tetap, dan yang kedua metode berubah-ubah.

Metode Penghitungan Tetap

Yakni metode pembukuan petty cash, dimana nilai rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Pengeluaran yang terjadi dikumpulkan bukti transaksinya, untuk dilakukan rekapitulasi di akhir periode.

Ciri penggunaan metode ini adalah pengumpulan bukti penggunaan petty cash, dan pengisiannya dilakuka dengan penarikan cek yang nilainya sama dengan dana yang telah digunakan.

Metode Berubah-Ubah

Juga dikenal dengan istilah fluctuating fund system, merupakan metode yang digunakan untuk melakukan pengisian dan pengendalian petty cash yang jumlahnya selalu berubah-ubah, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Ciri penggunaan metode ini adalah pembentukan dan pengisian dana kas kecil di catat di dalam akun debit, bukti pengeluaran dicatat dalam buku jurnal dengan mendebit akun terkait dengan penggunaan kredit akun, dan besaran jumlah kas yang disediakan terus berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Lalu dengan Semua Metode dan Pengertian Tersebut, Apa Fungsinya?

Terkait pengeluaran dana yang diperlukan dalam rangka operasional perusahaan, keberadaan kas kecil sebenarnya cukup penting dalam menunjang hal ini. Tanpa adanya petty cash, maka proses operasional yang dilakukan bisa saja terhambat dan membuang banyak waktu.

Secara lebih spesifik, berikut fungsi dari petty cash ini.

• Pengelompokan alokasi dana, dengan adanya pengelolaan petty cash perusahaan dapat memberikan batas jelas antara pengeluaran besar dan pengeluaran kecil yang dilakukan perusahaan. Dengan demikian kesalahan pencatatan pengeluaran dapat dihindari.
• Pengambilan keputusan cepat, terkait dengan kegiatan perusahaan yang mendadak, keberadaan kas kecil berfungsi untuk membantu pengambilan keputusan yang cepat sehingga momentum tidak hilang.
• Meringankan pekerjaan karyawan, pencatatan dalam buku petty cash juga berfungsi untuk memudahkan kerja karyawan. Analisa yang dilakukan terkait pengeluaran menjadi semakin mudah dikelompokkan, dan pelaporan transaksi harian pada relasi bisnis atau atasan dapat dilakukan lebih mudah.
• Kemudahan akses pada dana darurat, pada waktu-waktu tertentu terkadang urusan operasional seperti produksi konten, pembelian perlengkapan dan peralatan kantor, dan lain sebagainya perlu diselesaikan dengan cepat. Petty cash menjadi solusi untuk urusan ini sehingga waktu yang digunakan lebih efisien.

Beberapa Contoh Urusan Penggunaan Petty Cash

Seperti yang sudah disinggung pada beberapa bagian sebelumnya, kas kecil difokuskan untuk alokasi pengeluaran berjumlah kecil yang secara rutin dilakukan dalam proses operasional. Maka contohnya juga tidak akan jauh dari kegiatan perusahaan setiap hari.

Misalnya saja pembelian alat tulis kantor, kemudian pembelian karangan bunga insidental, anggaran meeting dengan calon klien, anggaran hiburan untuk calon klien, dan lain sebagainya.

Baca Juga: 6 Manfaat Software Akuntansi untuk Perusahaan, Ini Ulasan Lengkapnya! 

Meski bukan faktor yang sangat fundamental dalam pengelolaan keuangan perusahaan, namun keberadaan petty cash praktis dapat membantu banyak hal terkait operasional. Pengelolaannya dapat dioptimalkan dengan modul Accounting Management, dari layanan ERP oleh R1.

R1 dengan Accounting Management-nya

Modul Accounting Management dapat membantu Anda mengelola aktivitas akuntansi perusahaan dalam setiap proses bisnis, termasuk dengan kas kecil. Dengan sistem yang mudah diintegrasikan dengan sistem yang digunakan perusahaan, R1 mampu dengan cepat membantu optimasi pengelolaan perusahaan. Maka dari itu, segera gunakan modul dari R1, dan dapatkan semua keuntungannya!