Transaksi yang dilakukan antara dua entitas bisnis tentu akan memerlukan dokumen legal sebagai bukti atas hal tersebut. Invoice dan faktur menjadi dua berkas yang paling sering digunakan. Untuk Anda pebisnis pemula atau yang baru akan terjun ke dunia bisnis, contoh invoice pembayaran yang ada di artikel ini mungkin dapat memberikan gambaran umumnya.

Sebelum masuk ke contoh invoice pembayaran ini, mari dalami terlebih dahulu pengertian dan fungsi dari invoice secara umum. Bahasan terkait berkas faktur akan dilakukan di artikel terkait, agar artikel ini lebih fokus dan mendalam.

Selain itu, akan disajikan pula contoh invoice penjualan dan invoice tagihan bisnis, agar terlihat jelas komparasi antara ketiganya.

Baca Juga: Memahami Perbedaan Vendor dan Supplier, Dua Peran Penting dalam Aktivitas Bisnis

Mari Mulai dengan Pengertian Invoice

Invoice adalah berkas tertulis yang berisi surat penagihan atas transaksi yang telah terjadi. Berkas ini diberikan dari penjual barang ke pembeli barang, ketika pembayaran belum dilaksanakan secara penuh. Fungsi utamanya adalah sebagai penagihan atas pembayaran transaksi yang telah berjalan.

Dalam praktek bisnis, invoice digunakan pada banyak sekali jenis transaksi. Pada dasarnya, fungsi dari setiap invoice serupa, yakni untuk menagih pembayaran sejumlah dana atas transaksi yang telah terjadi antara perusahaan penjual dan pembeli produk tertentu.

Invoice yang lengkap harus memuat sederet komponen, diantaranya:

• Nomor invoice
• Nomor order atau pesanan (jika ada)
• Nama dan detail alamat pembeli
• Nama dan detail alamat penjual
• Tanggal pembuatan atau pengiriman invoice
• Detail produk yang dikirim, meliputi jenis, deskripsi, jumlah, dan harga satuan
• Komponen biaya lain, meliputi ongkos kirim, pajak, diskon, promo, dan sebagainya
• Total biaya yang ditagihkan
• Detail dan ketentuan pembayaran, meliputi metode pembayaran, waktu jatuh tempo, dan informasi terkait lainnya.

Memahami Fungsi Invoice secara Umum

Berkas ini terbilang cukup sederhana, namun memiliki fungsi yang besar dalam hal transaksi bisnis. Jika dirinci, setidaknya terdapat 6 fungsi utama dari invoice dalam transaksi bisnis ini. Berikut penjelasan singkat yang bisa diberikan.

1. Berkas Bukti Pembelian

Invoice merupakan berkas yang berfungsi sebagai bukti pembelian yang dilakukan perusahaan pada supplier dan penyedia barang. Di dalamnya akan tercantum semua detail pemesanan produk yang diperlukan, sebagai bentuk kesepakatan dua pihak yang bertransaksi.

2. Bukti Penjualan

Ketika perusahaan mengeluarkan invoice untuk melakukan penagihan, maka berkas ini berfungsi sebagai bukti penjualan. Berkas dan informasinya akan dicatat dalam pembukuan di kategori piutang usaha milik perusahaan.

3. Informasi Utang Usaha

Keberadaan invoice juga bisa berfungsi sebagai informasi utang usaha yang dimiliki oleh perusahaan, sebab sifatnya sebagai penagihan atas transaksi yang belum dibayarkan. Informasi ini penting untuk diperhatikan jatuh tempo pembayarannya, sehingga dapat diselesaikan tepat waktu.

4. Menjadi Rujukan Pembukuan

Informasi yang tercatat di dalam berkas ini juga berfungsi sebagai rujukan atas proses pembukuan yang dilakukan perusahaan. Ketika ada informasi yang sekiranya meragukan, informasi transaksi tersebut dapat diperiksa kembali pada berkas invoice.

5. Sebagai Bukti Pelaporan Pajak

Pada transaksi yang dikenai pajak, akan tercatat juga informasi mengenai pemotongan pajak yang dilakukan. Berkas ini menjadi pendukung pelaporan pajak setiap tahun yang dilakukan oleh perusahaan sebagai kewajiban wajib pajak perusahaan.

6. Rujukan Transaksi atau Kesalahan

Terakhir adalah sebagai rujukan ketika terjadi kesalahan pengiriman pada pesanan. Informasi yang ada di dalam invoice akan dicocokkan dengan produk yang tiba. Jika terdapat ketidaksesuaian, maka retur dapat dilakukan dengan dasar yang jelas.

Mari Masuk ke Contoh Invoice Pembayaran, Penjualan, dan Tagihan Bisnis

Contoh invoice pembayaran bisa Anda dapatkan pada bagian ini, beserta dengan invoice penjualan dan invoice tagihan bisnis. Berikut pengertian singkat dan contoh ketiga invoice tersebut.

Invoice Pembayaran

Contoh invoice pembayaran dapat dipahami sebagai berkas yang diberikan pada pembeli setelah melakukan pemesanan produk. Isinya adalah nomor pemesanan, waktu pemesanan, deskripsi produk, dan total harga transaksi yang dilakukan.

Invoice Penjualan

Berkas ini berisi data keterangan mengenai pelanggan atau pembeli, detail produk, harga, tanggal pemesanan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Disertakan pula nomor rekening untuk melakukan pembayaran dengan lebih mudah.

Invoice Tagihan Bisnis

Dikirimkan dari pihak penjual saat pembeli tidak melakukan pembayaran transaksi sesuai tenggat waktu atau jatuh tempo. Penjual akan mengirimkan invoice tagihan bisnis yang isinya terkait tanggal jatuh tempo baru untuk pelunasan transaksi. Terdapat pula lembar tagihan dengan kop surat resmi, dan ditujukan sebagai pengingat pelanggan.

Baca Juga: 5 Tips Memilih Vendor Pengadaan yang Tepat untuk Bisnis

Itu tadi uraian singkat mengenai contoh invoice pembayaran, penjualan, dan tagihan bisnis yang dapat dijelaskan. Tentu, semua ini dapat dikelola dengan lebih mudah ketika Anda menggunakan layanan ERP terintegrasi, seperti R1.

Modul Procurement Management untuk Membantu Transaksi dan Urusan Berkas

R1 memiliki modul Procurement Management untuk membantu mengelola transaksi dan urusan berkas yang diperlukan. Terkait dengan contoh invoice pembayaran di atas, semua dapat dibantu pembuatannya, hingga pengarsipannya dengan baik. Modul ini mudah digunakan dan mudah diintegrasikan, sehingga akan sangat bermanfaat untuk bisnis yang Anda kelola. Segera gunakan R1, dan memaksimalkan semua modul yang ditawarkannya!