Memiliki data yang lengkap terkait barang inventaris yang dimiliki perusahaan jelas merupakan hal penting. Selain untuk melakukan pendataan pada aset yang ada, hal ini juga dapat berperan banyak dalam pengambilan keputusan terkait inventaris. Buku induk barang inventaris kemudian hadir sebagai tools yang dapat digunakan perusahaan untuk urusan ini.

Tapi apa yang dimaksud buku induk barang inventaris ini?

Nah dalam artikel ini akan dijelaskan secara detail mulai dari pengertian, manfaat, cara membuat, dan sekilas contoh dari buku tersebut. Sederhana saja, agar Anda sebagai pebisnis memiliki kesadaran pada perannya, dan dapat membuatnya dengan benar sesuai dengan tujuan dan fungsinya.

Baca Juga: Apa Itu Quality Assurance, Tugas, dan 3 Skill yang Dibutuhkan

Definisi Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris secara umum adalah sebuah catatan yang dapat menjalankan fungsi untuk menampung atau mendokumentasikan seluruh data barang inventaris yang dimiliki perusahaan yang ada di setiap fasilitasnya.

Buku induk ini juga kemudian akan sangat berguna untuk menjadi sumber informasi semua data terkait barang inventaris di dalam bisnis. Data harus disajikan secara tersistem dan berurutan, sesuai dengan kategori yang telah disebutkan sebelumnya.

Kebaruan data yang ada di buku induk ini harus senantiasa dipastikan, karena perannya yang besar sebagai acuan untuk setiap pihak yang terlibat di dalam perusahaan dalam mencari informasi mengenai barang atau aset yang ada di dalam bisnis.

Lalu Apa Manfaatnya?

Seperti yang sudah disebutkan dalam bagian definisi di atas, tujuan utama dari keberadaan buku induk barang inventaris adalah sebagai catatan yang berfungsi sebagai bank data untuk inventaris yang dimiliki perusahaan.

Lebih lanjut fungsi dari buku induk ini adalah sebagai berikut.

• Pertama, melakukan pencatatan barang inventaris menurut golongan, kategori, dan pengelompokan yang telah ditentukan sebelumnya.
• Kedua, mencatat keberadaan dan dinamika barang habis pakai yang dimiliki perusahaan.
• Ketiga, mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh kantor, di setiap fasilitas.
• Keempat, untuk mencatat pengadaan barang inventaris yang dilakukan, lengkap dengan waktu pengadaan, jenis barang yang diadakan, hingga detail status pembayaran yang ada terkait procurement tersebut.

Semua manfaat dari buku induk ini akan dipastikan terkait dengan urusan inventaris yang dimiliki perusahaan, dinamika, penggunaan, dan sebagainya.

Komponen yang Idealnya Ada dalam Buku Induk Barang Inventaris

Untuk mengetahui cara membuatnya, Anda tentu wajib paham mengenai komponen yang ada di dalamnya terlebih dahulu. Dalam bentuk ideal buku induk barang inventaris, setidaknya terdapat 13 elemen yang harus ada.

1. Nomor urut, sesuai bukti penyerahan barang
2. Tanggal pembukuan, saat melakukan pencatatan
3. Kode barang, kode barang yang sudah ditetapkan
4. Nama barang, sesuai dengan istilah bahasa Indonesia atau sesuai aturan perusahaan
5. Keterangan barang, diisi dengan merk, ukuran, tipe barang, dan sebagainya
6. Kuantitas, jumlah barang yang dicatatkan
7. Nama satuan, sebutan satuan yang digunakan, misalnya ton, buah, meter, dan satuan lain yang terkait dengan produk
8. Tahun pembuatan, yakni tahun pembuatan barang sesuai yang tertera di kemasan
9. Asal barang, adalah sumber peroleh barang, mulai dari hibah, bantuan, buatan sendiri, pengadaan, dan sejenisnya
10. Kelengkapan dokumen, catatan mengenai keberadaan dokumen terkait barang, seperti sertifikat barang, surat pembelian, atau dokumen lain
11. Keadaan barang terkini, saat barang diterima, saat barang dicatat
12. Harga, merupakan harga pembelian barang sesuai dengan faktur dan bukti penyerahan barang
13. Keterangan, keterangan tambahan terkait barang jika diperlukan

Cara Membuat dan Contohnya

Pada contoh buku induk barang inventaris di atas, Anda dapat mengisinya sesuai dengan keterangan.

• Kolom 1 diisi dengan nomor urutan pembukuan inventaris sesuai dengan adanya bukti penyerahan barang.
• Kolom 2 diisi dengan tanggal pencatatan data barang ke buku induk.
• Kolom 3 diisi dengan penggolongan kode barang inventaris.
• Kolom 4 diisi dengan istilah nama barang yang sudah baku.
• Kolom 5 diisi dengan ketrangan barang, jenis, nomor, merek, ukuran, dan sejenisnya.
• Kolom 6 diisi dengan kuantitas barang atau jumlah dari barang yang ada.
• Kolom 7 diisi dengan sebutan satuan dari barang.
• Kolom 8 diisi dengan tanggal pembuatan barang inventaris dari pabrik yang tertera pada kemasan.
• Kolom 9 diisi dengan asal barang yang dicatat, apakah hibah, pengadaan, dan sejenisnya.
• Kolom 10 diisi dengan penjelasan dokumen barang yang dimiliki.
• Kolom 11 diisi dengan keadaan barang yang menjelaskan kondisi aset saat diterima oleh perusahaan.
• Kolom 12 diisi dengan harga dari barang yang dicatat saat dibeli atau datang.
• Kolom 13 diisi dengan keterangan lain yang perlu disematkan terkait barang yang dicatat tersebut.

Cukup mudah bukan?

Baca Juga: Kenapa Menghitung Inventory Turnover Penting? Simak 3 Alasannya di Sini! 

Pengelolaan inventaris perusahaan memang perlu dilakukan dengan cermat sehingga setiap elemennya dapat tercatat dan dimanfaatkan dengan baik, dari segi data inventaris atau dari segi nilai fungsi aset tersebut. Maka dari itu, penggunaan sistem seperti Inventory & Material Management dari R1 akan jadi pilihan yang tepat untuk bisnis Anda.

Inventory & Material Management dari R1

Pengelolaan dan penyimpanan data material, inventaris harga, transaksi, serta pencatatan persediaan  barang dan jasa perusahaan dapat dimudahkan dengan menggunakan Inventory & Material Management dari R1 ini. Dengan tiga fitur utama yang dapat menunjang setiap pengelolaan inventaris, R1 paham benar bahwa keberadaan buku induk barang inventaris adalah hal penting untuk perusahaan, sehingga pencatatannya juga akan banyak terbantu dengan produk R1 ini. Segera gunakan produk R1 sekarang, dan maksimalkan pengelolaan internal dalam bisnis Anda!