Proses pengadaan barang akan dilakukan secara rutin selama perusahaan Anda beroperasi. Pengadaan ini dilakukan guna membeli hal yang tidak dapat disediakan oleh perusahaan, namun diperlukan untuk produksi dan operasional. Purchase order atau PO menjadi hal yang akan terus digunakan. Tapi sebelum melangkah lebih jauh, apakah Anda sudah tahu apa arti PO itu?

Transaksi yang dilakukan antara dua entitas bisnis wajib dilaksanakan secara legal dan taat hukum, sehingga tidak menjadi masalah di kemudian hari. PO sendiri menjadi salah satu dokumen yang akan digunakan pada proses pengadaan atau pembelian barang ini.

Baca Juga: 3 Manfaat Penting Delivery Order dan Surat Jalan

Apa Arti PO?

PO atau purchase order merupakan sebuah berkas atau dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli dan diberikan pada penjual, yang isinya adalah daftar barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli. Jadi jika Anda ada di posisi pembeli, maka Anda akan membuat berkas ini, dan mengirimkannya pada seller yang akan Anda gunakan.

Nantinya berkas ini juga akan menjalankan fungsi sebagai kontrak pada barang atau jasa yang dibeli. Rincian dan detail pesanan ini akan diterima setelah PO dikirim dan sebelum menerima tagihan. PO kemudian menjalankan peran untuk melindungi seller dari risiko barang tidak dibayar.

Mengapa?

Sebab dengan adanya PO, seller memiliki bukti dokumen valid bahwa pembelian telah dilakukan, dan seller dapat melakukan penagihan atas transaksi yang telah diselesaikan dari pihaknya. Buyer memiliki tanggung jawab untuk melunasi transaksi sehingga transaksi dikatakan selesai.

Penggunaan dan Fungsi dari Dokumen Purchase Order

Jika dirinci mungkin akan cukup banyak fungsi dari dokumen yang sedang dibahas ini. Akan coba dibedah dalam masing-masing poin di bawah ini agar Anda memiliki gambaran yang jelas.

1. Bukti Pemesanan Barang dari Pembeli

Keberadaan dokumen PO menjadi bukti sah bahwa ada pengajuan pembelian yang dilakukan oleh buyer pada seller. Detail pemesanan yang tercantum dalam dokumen ini menjadi data yang diperlukan untuk melakukan pemeriksaan silang, sehingga tidak ada kesalahan dalam pesanan yang dilakukan.

2. Memastikan Pesanan Tepat

Baik dari segi kualitas atau kuantitas, semua idealnya dicantumkan dalam dokumen ini. Setelah memahami arti PO yang sebenarnya, Anda juga akan memahami bahwa informasi yang ada di berkas ini haruslah detail dan dapat dipertanggungjawabkan di kemudian hari, karena menjadi acuan pemenuhan pesanan oleh pihak seller.

Dengan menaati PO yang diajukan oleh buyer, idealnya seller telah melaksanakan kewajibannya dalam transaksi yang dilakukan ini.

3. Kesepakatan pada Harga yang Digunakan

Tidak jarang perubahan pasar membuat harga produk yang dipesan turut mengalami fluktuasi. Namun demikian ketika PO sudah dikirimkan, artinya pembelian yang diajukan telah memperoleh kata sepakat, baik dari segi kuantitas, kualitas, atau harga produk yang dipesan. Tidak akan ada perubahan terkait harga produk jika dokumen ini telah disepakati.

Jadi hal ini juga menjamin transaksi berjalan adil dan sesuai dengan kesepakatan awal dari buyer dan seller.

4. Pendataan Pesanan Masuk Lebih Mudah

Saat pesanan masuk menggunakan berkas PO, maka pihak seller juga akan dapat mendokumentasikannya lebih mudah. Pendataan bisa dilakukan dengan akurat, dan pelacakan pesanan juga dapat dilaksanakan tanpa menemui masalah berarti.

Buyer dapat sewaktu-waktu menanyakan status pesanan pada pihak seller, dan diberikan jawaban yang relevan sesuai dengan kondisi terkini.

5. Dasar Hukum Transaksi untuk Menyelesaikan Perkara

Pada skenario transaksi yang dilakukan menemui jalan buntu dan harus diperkarakan, dokumen ini juga akan menjadi acuan dasar transaksi yang sangat solid. Keberadaan PO dalam transaksi merupakan bentuk kesepakatan kedua pihak, yang dipastikan informasi dan data yang tercantum telah disetujui pihak terkait.

Jika ada permasalahan terkait transaksi, kedua pihak hanya perlu melihat kembali dokumen PO yang telah disepakati bersama untuk menemukan jalan tengah. Namun bilamana dokumen PO yang disepakati ternyata berbeda, dapat dilanjutkan ke proses hukum terkait penyelewengan transaksi jual-beli.

6. Memberikan Kemudahan Perencanaan Pembayaran

Setelah produk yang dipesan datang dan diperiksa, maka buyer wajib melaksanakan kewajiban terakhirnya untuk melakukan pembayaran. Adanya dokumen ini menjadi pembantu dari sisi buyer untuk melakukan perencanaan pembayaran tepat waktu, dengan memperhitungkan semua transaksi lain yang tengah berjalan.

Dengan perencanaan yang tepat, pembayaran bisa dilakukan sesuai jadwal tanpa memberatkan sisi buyer dalam pengeluaran yang dilakukan.

7. Bukti Valid Transaksi Bisnis yang Sah

Pada konteks audit transaksi atau kreditur, maka Anda memerlukan banyak bukti transaksi yang sesuai dengan aturan. Jelas penggunaan dokumen ini adalah salah satunya. Arti PO secara praktis adalah sebagai dokumen sah dan sesuai regulasi dalam rangka transaksi, sehingga penilaian dari kreditur dan auditor dapat menghasilkan output yang baik.

Baca Juga: Dapatkan 5 Manfaat Mass Market untuk Bisnis Anda! 

Memahami arti PO dalam bisnis akan menjadi pengetahuan yang berguna untuk urusan bisnis Anda. Dengan demikian, transaksi yang dilakukan akan menjadi sesuai regulasi dan menjadikan bisnis Anda semakin valid sebagai pemain di industri. Anda dapat memudahkan proses bisnis dengan penggunaan produk Sales & Distribution Management dari R1.

Sales & Distribution Management dari R1

Produk ini mampu menangani semua proses pemasaran dan segmentasi pasar hingga mengkonversinya ke pendapatan penjualan. Dengan fitur Sales Management dan Distribution Management, urusan bisnis Anda akan banyak terbantu. Seperti diungkapkan di atas, memahami arti PO akan jadi pengetahuan yang berguna, serupa dengan penggunaan produk dari R1 ini. Segera gunakan Sales & Distribution Management dari R1 dan maksimalkan semua fiturnya!