Fungsi Surat Pengiriman Barang dan Tips Membuatnya

Distribusi barang dalam sebuah perusahaan memang membutuhkan proses yang panjang. Baik itu terkait pengiriman barang produksi siap jual maupun pengiriman barang yang dilakukan oleh vendor kepada perusahaan Anda. Bicara soal pengiriman barang dari dan ke perusahaan, ada beberapa dokumen yang perlu dicermati. Surat pengiriman barang adalah salah satu dokumen yang dikeluarkan oleh ekspedisi untuk memberitahukan barang yang dipesan telah masuk tahap pengiriman. Simak fungsi, detail komponen, dan tips membuat surat pengiriman barang hingga akhir.

Surat Pengiriman Barang

Surat pengiriman barang merupakan dokumen berisi daftar barang yang didistribusikan oleh tim ekspedisi dari perusahaan kepada pelanggan atau dari vendor kepada perusahaan pembeli. Pelanggan dalam hal ini biasanya berupa distributor tahap pertama. Dokumen ini nantinya akan menjadi bukti bahwa barang yang dikirim sama dengan barang yang sampai.

Tim ekspedisi adalah pihak yang biasanya mengeluarkan dokumen ini untuk kemudian dikirimkan kepada pihak penerima barang. Apabila perusahaan memiliki tim ekspedisi sendiri atau tidak menggunakan jasa ekspedisi dari perusahaan kargo, maka dokumen ini harus dikeluarkan oleh perusahaan penjual. Biasanya tim gudang akan memegang peranan penting dalam mengelola administrasinya.

Meski sekilas memiliki fungsi yang hampir sama dengan delivery order atau surat jalan, surat pengiriman barang memiliki fungsi yang berbeda. Delivery order berfungsi sebagai bukti sah dari transaksi yang telah dilakukan dan menjadi dasar pembuatan surat jalan. Lalu surat jalan sendiri berfungsi sebagai dokumen resmi yang ditunjukkan kepada pihak berwajib saat pengecekan muatan. Sedangkan surat pengiriman barang lebih fokus pada pemberitahuan untuk pembeli bahwa barang telah dikirimkan pada waktu yang telah disepakati.

Baca Juga: 3 Manfaat Penting Delivery Order dan Surat Jalan

Fungsi Surat Pengiriman Barang

Selain memberitahukan bahwa barang pesanan akan segera dikirimkan atau sedang dalam perjalanan, dokumen ini juga berfungsi sebagai pemberitahuan terkait barang yang tersedia atau tidak. Biasanya pembeli akan mencocokkan data dari delivery order dengan surat pengiriman barang tersebut. Bagi penerima barang, surat ini juga akan membantu proses pengecekan jumlah dan kondisi barang saat barang sampai. Apalagi jika barang yang dikirimkan meliputi banyak varian dengan jumlah yang tidak seragam. Kemudian untuk fungsi lain yang tak kalah penting adalah sebagai dokumen pendukung untuk surat tagihan pembayaran ketika proses transaksi belum lunas.

Komponen Penting di Dalamnya

1. Kepala Surat

Komponen pertama dari surat pengiriman barang adalah kepala atau kop surat. Selain nama perusahaan Anda, informasi pokok lain yang perlu dicantumkan adalah alamat perusahaan dan nomor telepon yang bertanggung jawab. Informasi ini tidak hanya membantu tim ekspedisi ketika alamat yang dituju sulit ditemukan saja. Namun juga membantu pembeli melakukan retur penjualan.

2. Kode Surat

Kemudian terletak persis dibawahnya adalah nomor atau kode surat yang akan membantu tim internal perusahaan melakukan penyimpanan dokumen. Kode yang unik juga akan membedakan surat jenis untuk pembeli lain agar tidak tertukar. Penulisannya lalu diikuti dengan tanggal surat dibuat yang sesuai dengan tanggal pengiriman.

3. Informasi Tujuan

Informasi terkait alamat yang dituju juga diikuti oleh pihak yang menerima. Baik itu nama orang, nama instansi, maupun perusahaan pembeli.

4. Deskripsi Pengiriman

Pada deskripsi pengiriman, pembuat surat perlu menjelaskan dokumen mana yang menjadi dasar dari surat tersebut. Selain itu, jelaskan juga metode pengemasan dan pengiriman barang yang digunakan. Hal ini akan mencegah penerima barang tertukar dengan tim ekspedisi lain. Serta pastikan dokumen lampiran juga tercantum jika ada, seperti faktur pembayaran.

5. Daftar Barang

Komponen penting berikutnya adalah daftar barang beserta jumlah yang dikirimkan. Biasanya tim gudang akan mengecek dan memastikan daftar ini sesuai dengan barang yang ada. Bukan disesuaikan dengan dokumen purchase order atau delivery order, karena bisa jadi barang yang dipesan berbeda dengan barang yang tersedia.

6. Kolom Pengesahan

Terakhir adalah kolom pengesahan yang umumnya terdiri dari 1 kolom, yaitu pihak yang mengeluarkan surat. Namun ada juga surat pengiriman barang yang mencantumkan pengesahan dari tim gudang (supervisor) sebagai bukti barang telah dicek jumlahnya.

Contoh Surat Pengiriman Barang

Baca Juga: Mengenal 3 Jenis Saluran Distribusi dan Tahapannya

Tips Membuatnya Bersama R1

Sebenarnya pembuatan dokumen ini dapat dilakukan secara konvensional. Namun akan jauh lebih praktis apabila Anda menggunakan teknologi atau sistem yang dirancang khusus. Proses membuat dokumen pengadaan dan distribusi, termasuk surat pengiriman barang bisa dilakukan secara otomatis. Anda tidak perlu memikirkan format, letak komponen, dan sebagainya. Hanya tinggal mengubah informasi pokok, Anda sudah bisa langsung mengirimkan surat tersebut kepada pembeli atau penerima barang. Salah satu penyedia sistem digital ini adalah R1 dengan fiturnya, Procurement Management.

Selain mengelola pembuatan Surat Pengiriman Barang yang otomatis, R1 juga dapat meningkatkan kemudahan melakukan pengadaan. Melalui fitur Procurement Management, Anda dapat menjalankan proses pengadaan lebih efektif dan efisien. Mulai dari pemilihan vendor, mengurus administrasi pengadaan, hingga mengontrol distribusinya. Temukan lebih banyak kemudahan pengelolaan perusahaan bersama R1 di sini.