Dalam mengelola persediaan, menghitung dan memastikan barang sama dengan catatan bukanlah pekerjaan mudah. Apalagi jika gudang penyimpanan diakses oleh banyak orang dalam satu tim. Tentu proses ini perlu dilakukan pengawalan yang tepat. Bagi beberapa jenis perusahaan dengan inventaris barang yang kompleks, stocktake adalah metode yang digunakan untuk menjalankan fungsi validasi jumlah barang beserta kualitasnya. Simak manfaat dan tips menjalankan stocktake berikut ini.

Baca Juga: Memahami Stok Barang dan Tips Mudah Menyusun Laporan Stok Barang

Stocktake dan Cara Kerjanya

Stocktake adalah proses penghitungan sekaligus pengecekan terhadap barang dan/atau produk yang dimiliki perusahaan. Artinya, tidak hanya kuantitas barang namun juga kualitasnya akan dikelompokkan secara seksama. Kemudian hasil penghitungan tersebut akan dicocokkan dengan catatan yang sudah ada sebelumnya. Dalam menjalankan stocktake, tim gudang atau tim inventaris harus sudah memiliki data persediaan atau stok terlebih dahulu. Data tersebut dapat diambil dari laporan keluar masuk barang, laporan penjualan, laporan pengadaan, dan sebagainya.

Ketika suatu kelompok atau jenis barang tidak sesuai jumlahnya dengan catatan yang ada, tim inventaris perlu mencari tahu penyebabnya. Bisa jadi penghitungannya yang keliru atau pencatatannya yang kurang sesuai. Itulah kenapa prosesnya perlu diperhatikan dan tidak bisa sekedar menghitung.

Manfaat Menjalankan

1. Margin laba yang lebih akurat

Stocktake akan membantu perusahaan mengetahui data terbaru dan paling akurat dari persediaan. Baik itu persediaan bahan baku maupun produk siap jual dalam gudang. Dengan begitu perusahaan juga dapat mengelola margin laba yang lebih akurat.

2. Profitabilitas bisnis dapat dipastikan

Profitabilitas adalah kemampuan perusahaan mendapat penghasilan dalam periode operasional tertentu melalui sumber daya yang dimilikinya. Dengan mengetahui aset atau sumber daya terkini melalui stocktake, perusahaan dapat memastikan nilai profitabilitas bisnis lebih tepat.

3. Stok dengan pergerakan lambat diidentifikasi

Dengan adanya pengelompokan barang atau produk dalam alur stocktake, perusahaan akan mengetahui stok mana yang memiliki pergerakan lambat. Artinya, perusahaan secara tidak langsung mampu mengidentifikasi produk yang sulit diserap pasar. Hal ini juga akan mencegah adanya terlalu banyak barang dalam gudang di masa mendatang.

4. Pencurian barang diketahui

Selain mengetahui barang yang berlebih, perusahaan juga akan mengetahui adanya tindak pencurian terhadap barang-barang tersebut. Ketika didapati adanya selisih jumlah padahal proses penghitungan dan pencatatan sudah benar, Anda dapat mendeteksi kejanggalan seperti pencurian. Dengan begitu, perusahaan juga akan segera menentukan solusi sebelum kejadian yang sama terulang kembali, misal peningkatan keamanan.

5. Keputusan bisnis lebih sesuai

Keempat manfaat di atas secara langsung akan memengaruhi keputusan bisnis terkait penjualan produk. Salah satunya seperti menentukan strategi promosi apa yang paling sesuai, misalnya diskon atau bundel. Bisa juga keputusan ekonomi pada level kebijakan, seperti produk mana yang akan ditambah dan dikurangi jumlah produksinya.

Tips Melakukan Stocktake

1. Persiapan yang matang

Persiapan yang matang akan membuat prosesnya lebih efektif dan efisien. Mulai dari dokumen pendukung seperti lembar stok, pemilihan waktu penghitungan, hingga pembagian tugas yang jelas dan terkoordinir dengan baik. Jika perusahaan membutuhkan waktu tutup operasional satu hari penuh, pilihlah hari atau tanggal dengan kegiatan transaksi yang paling rendah agar tidak mengecewakan banyak pelanggan.

2. Pencatatan dan penghitungan detail

Kemudian pastikan juga metode dan pedoman penghitungan yang akan digunakan jelas dan mampu dipahami semua orang yang bertugas dalam stocktake. Dalam menghitung pun jangan mengabaikan informasi sekecil apapun, misal seberapa parah kerusakan suatu barang, besarnya penurunan kualitas suatu barang, dan sebagainya. Hal ini akan meningkatkan keakuratan data stocktake. Ketika terjadi selisih angka penghitungan pun, identifikasi penyebabnya dapat dilakukan lebih mudah.

3. Menata ulang dan evaluasi

Jika proses stocktake mengharuskan perusahaan memindahkan sebagian atau seluruh barang, maka harus ada penataan ulang yang baik. Khusus produk yang hampir habis, letakkan pada rak atau bagian gudang yang mudah dijangkau. Kemudian penting juga untuk melakukan evaluasi terhadap kegiatan penghitungan secara umum. Jika memang tim gudang merasa membutuhkan frekuensi stocktake yang lebih sering karena berbagai faktor, komunikasikan hal ini dengan tim lain dalam perusahaan. Dengan begitu, operasional perusahaan dan/atau toko tidak akan terganggu.

Baca Juga: 6 Cara Mengatasi Out of Stock pada Bisnis

Stocktake adalah proses yang kompleks bagi perusahaan dengan sistem gudang dan inventaris yang kompleks juga. Beberapa perusahaan membutuhkan proses ini setiap bulan dan perusahaan lainnya hanya perlu dua kali dalam satu tahun. Apapun skema yang dilakukan, akan jauh lebih efektif dan efisien jika perusahaan Anda menggunakan sistem teknologi yang tepat. R1 hadir sebagai platform inventaris terkini dan terpercaya bagi bisnis Anda melalui fitur Inventory & Material Management. Anda dapat mengelola dan menyimpan data material, inventaris harga, transaksi serta pencatatan persediaan barang & jasa perusahaan dengan sistem yang terstruktur dan mudah digunakan. Untuk info lebih lanjut tentang R1 dan segala fiturnya, kunjungi tautan ini sekarang juga.