Semua Hal Tentang Sales Order yang Wajib Diketahui Pebisnis

Sales order adalah suatu hal yang perlu dimiliki perusahaan jika ingin memiliki proses penjualan yang dapat berjalan dengan lancar. Dokumen satu ini bisa menjadi penentu angka kepuasan pelanggan serta kesepakatan prospect untuk membeli produk perusahaan.

Tanpanya, perusahaan akan kesulitan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan dan mengakhiri siklus akhir dalam sales cycle.

Lantas, memangnya, apa yang dimaksud dengan sales order? Seperti apa format yang perlu dikandung dalam dokumen tersebut? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Manfaat Sales order

1. Mengurangi Human Error

Dokumen sales order akan membantu Anda dalam memeriksa keakuratan penjualan, karena sales order dibuat sebelum barang tersebut dirakit atau dilakukan pengerjaan jasa. Anda dan pelanggan bisa terlebih dahulu melihat dokumen SO dan juga memeriksa purchase order serta quotation.

2. Dokumen dan Akun Menjadi Rapi

Setiap dokumen yang terdapat di dalam sales order adalah suatu hal yang sangat berharga bagi petugas akuntan. Nantinya, setiap quotation, purchase order, SO dan faktur bisa disesuaikan dengan menggunakan nomor order yang ada.

Selama proses pembuatan faktur berlangsung, maka divisi yang bertugas dalam mengelola piutang akan memeriksa ulang agar bisa memastikan informasi yang terinput tertulis dengan tepat.

Di dalamnya, Anda bisa melakukan penyesuaian terkait harga pokok penjualan, persediaan, dan juga penjualan secara lebih akurat. Hal ini mampu melindungi Anda dari audit dan informasi yang akurat untuk membuat keputusan bisnis yang lebih bijak.

3. Mengoptimalkan Tracking Inventory

Manajemen persediaan yang efektif sangat memerlukan tracking persediaan yang lebih akurat. Tujuannya adalah agar Anda bisa mengetahui dengan pasti tentang barang yang harus dipenuhi untuk mencegah pemesanan ulang, dan agar bisa memaksimalkan proses pengadaan bahan baku.

Dengan menggunakan sales order, maka Anda bisa mengalokasikan persediaan bahan baku Anda untuk pesanan dari pelanggan tertentu. Mempunyai data terkait stok barang juga akan meningkatkan toko e-commerce milik Anda dan juga meningkatkan hubungan yang baik dengan pelanggan, khusus pada bisnis B2B.

Jadi, pelanggan Anda harus bisa mempercayai kemampuan Anda dalam mengirimkan produk barang atau jasa secara tepat waktu.

4. Proses Sales order

Ketika sedang melakukan proses sales order, maka Anda juga harus bisa memperhatikan customer journey yang dilakukan oleh para pelanggan ketika mereka membeli produk barang atau layanan jasa Anda.

Dengan melakukan pemetaan customer journey dan melakukan pertimbangan proses penjualan, maka Anda akan terbantu dalam memaksimalkan customer experience serta meningkatkan kualitas layanan pada para pelanggan.

Perbedaan Sales Order dengan Purchase Order

Hingga kini, masih banyak pegiat dunia sales yang masih belum memahami perbedaan antara sales order dan purchase order. Meskipun sama-sama berada dalam sales cycle, kedua hal tersebut memiliki fungsi yang cukup berbeda.

Purchase order merupakan bentuk konfirmasi resmi dari pihak pembeli terkait sebuah penjualan.Dokumen ini diterbitkan pembeli yang telah mengkonfirmasi seluruh aspek dari transaksi, termasuk detail harga dan jumlah produk yang diminta.

Setelah perusahaan menerima semua persyaratan dalam purchase order, mereka akan membuat sales order berdasarkan detail-detail tersebut. Melihat pemaparan tersebut, SO dan purchase order merupakan sebuah dokumen yang saling berhubungan.

Perbedaan utama antara keduanya terletak pada siapa yang membuat dan menerima dokumen tersebut. Purchase order datang dari pelanggan, diterbitkan untuk perusahaan, dan menjabarkan persyaratan penjualan.

Di sisi lain, SO adalah sebuah dokumen yang berasal dari perusahaan. Ia diberikan untuk pelanggan dan digunakan untuk mengonfirmasi kesepakatan perusahaan terhadap persyaratan yang ditetapkan dalam purchase order.

Baca Juga: Pebisnis Wajib Paham! Bidang Sales dan Seluruh Serba-serbinya!

Proses Sales order

Saat mapping proses sales order, Anda juga harus mempertimbangkan customer journey yang dilakukan klien saat membeli produk atau layanan Anda. Memetakan customer journey dan mempertimbangkan proses penjualan akan membantu Anda mengoptimalkan customer experience dan meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.

• Pelanggan mengirimkan permintaan penawaran/purchase order (PO)
• Perusahaan Anda membuat dan mengirimkan penawaran kepada pelanggan.
• Pelanggan dapat menerima penawaran secara langsung, atau negosiasi dilakukan.
• Setelah persyaratan disepakati, pelanggan mengirimkan kembali purchase order.
• Anda membuat sales order berdasarkan purchase order.
• Pesanan penjualan dikirim ke pelanggan untuk konfirmasi.
• Pesanan dirakit dan pesanan siap dikirim.
• Barang atau jasa dikirim ke pelanggan.
• Faktur dibuat dan dikirim menggunakan detail yang disediakan dalam sales order.
• Pelanggan membayar tagihan dalam jangka waktu yang telah disepakati.

Baca Juga: Apa Itu Sales Taking Order dan Kenali 4 Tugasnya

Format Sales order

Dokumen sales order dibuat untuk proses konfirmasi penjualan atas produk maupun jasa. Komponen yang tertera di dokumen sales order harus menyajikan transaksi penjualan secara detail.

Adapun informasi yang perlu dicantumkan dalam sales order adalah:

• Nama perusahaan beserta kontak
• Nama pelanggan beserta kontak
• Informasi penagihan pelanggan
• Informasi pengiriman produk
• Informasi produk atau jasa yang ditawarkan
• Harga produk atau jasa sebelum pajak
• Total harga produk atau jasa pajak
• Total pajak dan biaya pengiriman
• Syarat dan ketentuan dalam penjualan
• Tanda tangan penanggung jawab dari pihak penjual dan pelanggan.

Otomatisasi Proses Sales Order Bersama R1

Seluruh proses purchase order memang  dapat dilakukan secara manual, namun menggunakan otomatisasi akan menghasilkan sales order lebih cepat. Otomatisasi SO dapat menyederhanakan tugas yang memakan waktu untuk mengisi informasi secara manual di seluruh dokumen penjualan. Otomatisasi memastikan dokumen lengkap dan sesuai dengan pesanan pembelian.

R1 adalah salah satu platform digital yang menyediakan fitur sales & distributor management akan memudahkan otomatisasi SO perusahaan Anda. Adapun kelebihan dari penggunaan otomatisasi Sales order R1 secara umum adalah:

• Meminimalkan Waktu Kerja
• Meningkatkan Layanan Pelanggan
• Memungkinkan untuk Skalabilitas
• Memungkinkan Anda Memproses Data Dari Mana Saja

Masih berpikir dua kali untuk meningkatkan kualitas otomatisasi sales order Anda bersama R1? Segera gunakan R1 sekarang juga!