Bagi para pelaku bisnis yang ingin memperoleh sesuatu dengan kualitas terbaik dan pengeluaran seefisien mungkin, maka bisa jadi proses lelang adalah solusinya. Saat ini telah hadir lelang secara online atau disebut E-Auction.  Sistem lelang online ini merupakan lelang masa kini yang mengandalkan koneksi internet dalam proses lelangnya. E-Auction adalah layanan lelang elektronik untuk penjualan (forward auction) dan pengadaan (reverse auction) barang antar perusahaan (Business to Business) berbasis web (internet).

Ingin lebih jauh berkenalan dengan E-auction? Mari kita simak informasi di bawah ini.

Pengertian E-auction yang Perlu Anda Pahami

E-auction adalah proses melakukan lelang untuk menjual aset, sumber daya alam atau barang lainnya melalui penawaran kompetitif online. Semua jenis produk dan layanan dapat dibeli melalui lelang, tetapi paling cocok jika ada banyak pemasok yang dapat mengirimkan produk atau layanan dan jika lelang adalah tentang produk/layanan umum dengan volatilitas rendah. Ingat: E-auction adalah cara kerja, bukan hanya alat IT.

8 Sistem E-Auction yang sukses

Ada banyak komponen untuk kesuksesan e Auction. Termasuk strategi yang baik, praktik terbaik, dan etika yang tidak bisa dipahami. Namun, ikhtisar ini menunjukkan serangkaian proses bagus yang dapat diikuti seseorang untuk memastikan bahwa lelang berjalan dengan lancar, efisien, dan memberikan manfaat yang diharapkan. Dan berikut langkah yang dapat dilakukan untuk mulai membangun sebuah sistem lelang online yang sukses.

1. Tentukan Persyaratan dan Tujuan

Seperti halnya setiap langkah lain dari proses pencarian sumber, persyaratan yang baik, bersama dengan tujuan yang jelas, adalah kuncinya. Pastikan untuk memahami apa strategi untuk menurunkan atau mengendalikan biaya, untuk mengoptimalkan basis pasokan, dan untuk perbaikan proses.

2. Bentuk dan Kembangkan Sistem Lelang Online

Karena membutuhkan jaringan online, pastinya kita juga perlu membentuk sebuah tim pengambangan sistem E-Auction yang profesional dan pastinya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengembangan sistem ini juga akan terus berlanjut selama proses lelang online berlangsung. Pilihlah tim yang dapat menjadi partner anda dalam mengembangkan sistem lelang online ini.

3. Undang Semua Pemasok Potensial

Jangan membatasi basis pasokan organisasi untuk pemasok saat ini karena kadang-kadang proses dan penghematan biaya terbaik dapat datang dari pemasok baru dengan proses yang disederhanakan, teknologi produksi yang inovatif, dan biaya produksi yang lebih rendah.

4. Kualifikasikan Pemasok yang Mampu

Sangat penting untuk tidak mengundang pemasok ke pelelangan yang tidak mampu memenuhi kebutuhan organisasi. Ini hanya akan menimbulkan kebencian dari pemasok lain dan mungkin menyebabkan penundaan produksi yang signifikan hanya setelah penghargaan yang tidak dapat diberikan oleh pemasok.

5. Dokumentasikan dengan Jelas Semua Persyaratan

Dokumentasi yang baik adalah kunci keberhasilan proyek pencarian sumber. Dengan basis pasokan global, dikelola oleh individu dari budaya yang berbeda, masing-masing dengan pemahaman internal mereka sendiri tentang apa arti istilah atau persyaratan (asing), sebenarnya tidak ada istilah atau definisi umum – tetapi dokumentasi terperinci dapat menghindari masalah ini dan mencegah potensi kesalahpahaman yang mahal.

6. Adakan Sesi Pelatihan

Jangan menganggap alat lelang itu mudah atau alami untuk pemasok Anda. Sementara pembeli Anda mungkin telah dilatih tentang hal itu, menggunakannya, dan terbiasa menggunakannya sebagai bagian dari proses, itu bisa menjadi alat baru, konsep, atau bahkan paradigma bisnis untuk satu atau lebih pemasok Anda.

7. Pantau Lelang

Sangat penting untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Jika satu atau lebih pemasok gagal mengajukan penawaran dengan relatif cepat atau kecepatan refresh lambat atau tidak ada, baik organisasi pembelian atau satu atau lebih organisasi pemasok mungkin mengalami masalah. Pembeli harus siap untuk turun tangan dan menawarkan bantuan atau memperbaiki situasi secara instan.

8. Ikuti Melalui dan Berikan Penghargaan dengan segera

Sangat penting untuk bersiap untuk mengalokasikan penghargaan dan menindaklanjuti negosiasi segera dan dalam jangka waktu yang dijanjikan.

Baca Juga: Procurement adalah Kunci dari Tata Kelola Bisnis, Pahami Prosesnya!

Keterbatasan Lelang Online/E-Auction

Lelang online ini disamping memiliki banyak kelebihan, tetapi juga memiliki keterbatasan yang perlu Anda pahami antara lain:

• Kemungkinan penipuan
• Partisipasi terbatas
• Keamanan
• Perangkat lunak lelang
• Waktu siklus yang lama
• Waktu pemantauan
• Peralatan untuk pembeli
• Memesan biaya pemenuhan

Oleh sebab itu perlunya Anda berkonsultasi dengan tim pengembangan sistem Anda untuk meminimalisir beberapa kemungkinan negatif yang mungkin terjadi. Percayakan kepada tim yang profesional dan yang telah memiliki pengalaman mengembangkan sistem tersebut.

R1 adalah platform digital yang memiliki modul procurement management yang bisa Anda manfaatkan untuk menjawab tantangan tersebut. R1 memiliki purchasing management yang memberi kemudahan akses monitoring dan verifikasi serta meningkatkan kemudahan relasi dan pemilihan vendor maupun pengadaan barang. Segera bergabung dengan R1 sekarang juga