RFQ: Fungsi, Langkah Membuat, dan Bedanya dengan RFP

Pengadaan barang/jasa oleh perusahaan tidak hanya sekedar memesan kemudian menunggu pemasok mengantarkannya. Diperlukan beberapa dokumen pendukung dan proses tawar menawar harga dengan vendor yang dipilih. Request For Quotation atau RFQ adalah salah satu dokumen pengadaan yang dikeluarkan perusahaan untuk diberikan kepada vendor. Nantinya, vendor akan menggunakan RFQ tersebut sebagai dasar pemenuhan kebutuhan perusahaan. Dalam praktiknya, perusahaan tidak selalu membuat RFQ. Terkadang dokumen RFP dibuat untuk menggantikan peran RFQ. Ketahui lebih banyak mengenai RFQ dan RFP serta langkah membuatnya dalam ulasan ini.

RFQ dan Bedanya dengan RFP

Request For Quotation atau RFQ adalah dokumen berisi daftar kebutuhan perusahaan secara detail yang dibuat oleh vendor untuk kemudian ditindaklanjuti. RFQ dibuat setelah dokumen purchase requisition disepakati oleh pimpinan perusahaan dan/atau tim pengadaan. Berlaku sebagai bentuk permintaan harga, RFQ akan menjadi dasar bagi vendor untuk menawarkan harga terbaik mereka sesuai dengan spesifikasi barang/jasa yang diminta.

Dengan membuat RFQ, perusahaan telah mengetahui spesifikasi barang/jasa dan harganya. Namun dalam kondisi tertentu perusahaan belum bisa menentukan spesifikasi dan kualitas barang/jasa seperti apa yang dibutuhkan. Jika kondisi ini yang terjadi, maka perusahaan akan membuat dokumen Request For Proposal atau RFP. Memiliki tujuan yang hampir sama, RFP dibuat untuk meminta respon vendor terpilih mengenai barang/jasa yang lebih detail.

Fungsi RFQ

1. Pendukung proses pengadaan

Proses pengadaan memang membutuhkan beberapa tahapan yang tidak sebentar, apalagi jika perusahaan membutuhkan barang dalam jumlah yang besar. Untuk itulah dokumen RFQ akan mendukung pengadaan lebih efektif dan efisien. Daftar barang beserta anggaran yang dimiliki perusahaan akan tertuang dalam RFQ secara detail. Nantinya, vendor akan jauh lebih mudah juga untuk memenuhinya.

2. Pencegah kendala pengadaan

Beberapa kendala yang sering dihadapi saat pengadaan adalah perubahan harga barang dari vendor yang tidak terkontrol, perubahan spesifikasi barang yang diminta, hingga kehabisan stok akibat tidak adanya dokumen pemesanan resmi. RFQ dapat menjadi pencegah adanya kemungkinan mendapatkan kendala tersebut.

3. Sarana meningkatkan produktivitas

Secara jangka panjang, produktivitas perusahaan akan meningkat karena proses pengadaan berjalan lebih efektif dan efisien pula. Proses produksi dan operasional perusahaan secara umum akan berlangsung sesuai dengan timeline karena barang/jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu.

Cara Membuat RFQ

Pembuatan RFQ sebenarnya sama dengan dokumen lain dalam pengadaan. Hanya saja komponen yang harus masuk didalamnya berbeda. Anda dapat membuatnya secara manual jika belum memiliki sistem khusus pengadaan. Tentu saja penggunaan sistem atau platform pengadaan akan jauh lebih efektif dan efisien. Apapun cara yang diambil, setidaknya harus mencantumkan komponen penting didalamnya, seperti di bawah ini.

1. Identitas Perusahaan

Identitas perusahaan Anda sebagai pembuat RFQ harus jelas, termasuk narahubung yang bertanggung jawab mengelolanya, misalnya tim pengadaan. Hal ini juga akan membantu vendor dalam merespon RFQ perusahaan Anda.

2. Daftar Barang dan Spesifikasinya

Untuk daftar barang yang dibutuhkan ini, pastikan Anda mencantumkan informasi terkait spesifikasi dan jumlah unitnya dengan detail. Apabila perusahaan memang belum memutuskan barang jenis dan kualitas mana yang akan dibeli, maka vendor akan memberikan saran yang dituangkan dalam respon berupa Surat Penawaran Barang. Hal ini berlaku juga ketika perusahaan ingin melakukan pengadaan jasa.

3. Harga Barang

Kemudian informasi berikutnya adalah harga barang dalam satuan unit atau buah. Jika berkaitan dengan jasa, maka harga yang dicantumkan adalah harga setiap satu proyek. Agar memudahkan vendor dalam membaca detail seperti ini, tuangkan data barang/jasa Anda ke dalam tabel. Jika perlu urutkan barang berdasarkan jenis atau harga dari termurah hingga yang paling tinggi.

4. Syarat dan Ketentuan Respon Vendor

Komponen terakhir yang harus ada dalam RFQ adalah syarat dan ketentuan. Untuk substansi syarat dan ketentuan ini sangat tergantung pada karakteristik perusahaan dan barang/jasa itu sendiri. Salah satu poin yang biasanya muncul adalah batas waktu suatu vendor memberikan respon. Karena jika vendor sasaran tidak memberikan respon, maka perusahaan akan segera memilih dan mengirimkan RFQ kepada vendor lain. Agar masa menunggu ini tidak terlalu lama, perusahaan berhak menentukan waktu paling lambat mengirimkan respon. Hal ini nantinya akan menjaga proses pengiriman dan proses produksi tetap berjalan sesuai waktunya.

Perlu diingat bahwa respon vendor terhadap RFQ tidak selalu menjadi kesepakatan, terutama dalam kaitannya dengan harga. Sehingga perusahaan biasanya akan tetap melalui proses tawar menawar kepada vendor terpilih hingga menemui kesepakatan.Perusahaan dengan proses pengadaan yang rutin dan jumlah barang yang tidak sedikit tentu membutuhkan pengelolaan data pengadaan yang baik. Selain meningkatkan kelancaran setiap tahap procurement, pengelolaan data ini juga akan memudahkan perusahaan ketika akan melakukan pengadaan ulang dengan jenis barang yang sama. R1 melalui fitur Procurement Management akan membantu Anda meningkatkan kontrol terhadap proses pengadaan. Mulai dari monitoring dan verifikasi vendor hingga data stok bisa dilakukan dalam satu platform yang sama. Temukan kemudahan lain dari R1 dengan mengunjunginya melalui tautan ini.

Alamat