Sistem retur pembelian adalah sebuah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya. Barang yang sudah diterima pemasok terkadang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian itu terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman atau barang yang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.

Secara umumnya retur pembelian adalah pengembalian barang yang sudah dibeli oleh pihak pembeli kepada pihak penjual karena barang yang sudah dikirim tidak sesuai maupun tidak lengkap bahkan rusak. Alasan adanya retur pembelian, keuntungan dari pihak pembeli yaitu utang pihak pembeli kepada pihak penjual akan menjadi berkurang ketika membeli barang secara kredit.

Pada akun retur pembelian, akan dicatat pada bagian kredit dalam jurnal keuangan, namun pada akun utang dagang akan dicatat di bagian debit. Kemudian pada saat penyesuaian retur pembelian tersebut akan mempengaruhi pencatatan pada laporan seperti arus kas.

Perbedaan Antara Retur Penjualan dan Pembelian

Untuk pembahasan selanjutnya, Anda akan memahami apa saja perbedaan antara retur penjualan dan pembelian dari berbagai sisi.

1. Perbedaan Berdasarkan Alasannya

Beda retur penjualan dan pembelian yang pertama adalah berdasarkan alasan mengapa pelanggan melakukan retur penjualan maupun retur pembelian.Beberapa alasan mengapa pembeli melakukan retur penjualan antara lain bisa jadi karena:

• Kelebihan kuantitas.
• Pembeli mungkin telah memesan lebih banyak item daripada yang mereka butuhkan, atau penjual mungkin secara tidak sengaja mengirim produk tambahan.
• Maka dari itu, pembeli dapat mengembalikan barang-barang ini kembali ke penjual.
• Alasan kedua adalah bisa jadi karena terjadinya keterlambatan pengiriman.
• Pembeli mungkin mengembalikan produk jika mereka tidak lagi membutuhkannya.
• Misalnya, jika pembeli membutuhkan produk pada tanggal tertentu dan datang terlambat, maka pembeli dapat mengirim kembali produk tersebut.
• Retur penjualan juga bisa terjadi lantaran tidak sesuai dengan ekspektasi atau harapan pembeli.
• Ini terjadi karena pembeli dapat memesan produk secara online atau melalui telepon tanpa melihat produk.
• Namun, ketika produk tiba, mungkin ukuran atau warna berbeda dari yang diharapkan pelanggan, dan pelanggan dapat mengembalikan barang tersebut.
• Alasan selanjutnya adalah adanya item yang dipesan secara tidak sengaja. Terkadang pembeli memesan item yang salah yang tidak mereka inginkan.
• pembeli juga bisa melakukan retur penjualan dengan alasan produk rusak atau cacat.
• Beberapa produk tiba dalam keadaan rusak atau cacat karena proses pembuatan atau pengiriman.
• Pembeli biasanya mengirim barang-barang ini kembali ke penjual untuk meminta penggantian.

Sementara itu beberapa alasan terjadinya retur pembelian adalah sebagai berikut:

• Penjual awalnya memperoleh jumlah yang berlebihan, dan ingin mengembalikan sisanya ke pemasok atau supplier.
• Pembeli menerima barang yang salah, sehingga pengembalian dari pembeli di retur ke pemasok.
• Penjual salah mengirim barang.
• Barang telah terbukti tidak sesuai spesifikasi.

Berdasarkan alasannya, dapat disimpulkan bahwa retur pembelian adalah ketika penjual mengembalikan barang dari pembeli ke pemasok karena spesifikasi barang tidak sesuai.

Sedangkan retur penjualan adalah keadaan dimana pembeli mengembalikan barang kepada penjual.

2. Perbedaan Berdasarkan Pihak yang Terlibat

Perbedaan antara retur penjualan dan pembelian selanjutnya dapat dilihat dari pihak-pihak yang terlibat.

Jika dalam retur pembelian, pihak yang terlibat adalah pemasok dan penjual. Sedangkan jika dalam retur penjualan, pihak yang terlibat adalah pembeli dan penjual.

3. Perbedaan Berdasarkan Jenis Transaksinya

Jenis transaksi retur penjualan dibagi menjadi tiga jenis, di antaranya:

• Mengurangi piutang pembeli.

• Melakukan pengembalian pembayaran pembeli.

• Memerlukan penggantian barang yang rusak dari penjual atau bisa disebut dengan klaim.

Sedangkan dalam retur pembelian, terdapat dua jenis transaksi, yaitu:

Pengembalian pembelian kredit, yakni pengembalian barang dari pembeli yang telah membeli secara kredit atau angsuran dianggap lunas jika tepat tanggal jatuh tempo.

Retur pembelian tunai, yaitu retur barang yang telah dibeli oleh pembeli secara tunai dan ingin dikembalikan atau ditukar bila barang rusak.

Jenis Transaksi Retur Pembelian

Dalam akuntansi dan penerapan dunia bisnis jenis transaksi retur pembelian yang dilakukan pihak pembeli dibagi menjadi dua jenis seperti :

• Retur Pembelian Secara Kredit

Pada saat pembelian barang secara kredit yang telah diperjualbelikan antara penjual dan pembeli sesuai dengan angsuran dan dapat dianggap lunas saat pembayaran harus selesai pada waktu jatuh tempo yang telah disepakati.

• Retur Pembelian Secara Tunai

Pembelian barang dagang secara tunai oleh pihak pembeli, dapat juga dilakukan pengembalian barang yang akan diberikan kepada pihak penjual. Pencatatan retur ini dapat dilakukan di arus kas ditambah catatan lain bahwa pembelian barang bisa diretur atau dikembalikan jika rusak atau tidak sesuai.

Baca Juga: Apa Itu Laporan Penjualan dan Bagaimana Cara Membuatnya?

Untung Rugi Retur Pembelian

Jika terjadi retur pembelian, jelas saja akan membuat  perusahaan mengalami kerugian, karena akan menghambat proses produksi dan distribusi pengadaan barang. Namun adanya laporan retur pembelian, justru akan menghindarkan perusahaan pada nilai kerugian yang lebih besar  akibat barang yang tidak sesuai pesanan. Serta meningkatkan kewaspadaan di masa depan.

Itulah kenapa retur penjualan dan retur pembelian harus dicatat dan dikelola datanya dengan baik. Selain mempengaruhi laporan keuangan perusahaan, hal ini juga dapat menjadi pertimbangan keputusan bisnis lainnya. Jika perlu, gunakan sistem teknologi agar proses pencatatannya lebih efektif dan efisien.

R1 hadir dengan fitur Financial Management. R1 akan membantu Anda melakukan proses manajemen keuangan dan pengelolaan dengan baik serta meminimalisir terjadinya kerugian. Anda akan banyak diuntungkan dengan pencatatan terintegrasi R1 yang akan melakukan penyesuaian secara otomatis terhadap laporan keuangan jika terjadi retur pembelian. Tidak perlu berpikir dua kali untuk bergabung bersama R1, karena selain fitur financial masih banyak fitur unggulan lainnya yang siap membawa usaha Anda lebih maju.