Fungsi dan Perbedaan Requisition for Purchase dengan Purchase Order

Ada perbedaan yang nyata antara requisition for purchase dengan order for purchase. Sayangnya, tidak semua perusahaan memahami hal tersebut dengan baik. Padahal, jika perusahaan melakukan transaksi dengan konsumen, perusahaan menerbitkan requisition for purchase baru kemudian order for purchase. 

Untuk memberi pemahaman lebih dalam tentang requisition for purchase, artikel ini akan memberikan informasi tentang pengertian, fungsi, hingga perbedaannya dengan order for purchase. 

Pengertian dan Fungsi Requisition for Purchase

Secara umum, requisition for purchase adalah dokumen yang berupa daftar pembelian barang untuk diajukan pengadaan. Arti lain, requisition for purchase adalah daftar pembelian barang sebelum melakukan transaksi barang atau jasa. 

Daftar ini biasanya diajukan oleh divisi khusus pada perusahaan untuk diserahkan kepada divisi keuangan. Nantinya, divisi keuangan akan mengecek dan memvalidasi daftar tersebut. Apabila daftar tersebut mendapatkan persetujuan dari divisi keuangan maka divisi pembelian akan menerbitkan purchase order. 

Seperti yang telah dijelaskan di atas, kehadirannya bertujuan untuk melakukan permohonan pembelian. Daftar tersebut merupakan standar operasional perusahaan yang berhubungan dengan manajemen keuangan. 

Fungsi dari requisition for purchase agar divisi keuangan memiliki data untuk mengontrol keuangan tiap divisi. Kontrol tersebut menjadi penting agar tidak sampai melampaui batas. Lalu, apabila daftar tersebut dapat diarsipkan dapat menjadi strategi perencanaan perusahaan di masa mendatang. 

Baca Juga: 5 Cara Mengelola Supply dalam Bisnis Masa Kini

Fungsi lainnya agar tidak terjadi penipuan atau fraud khususnya dalam pembelian barang dan jasa. Sebagai contoh, biaya yang ada dalam daftar dinaikkan agar divisi tersebut mendapatkan keuntungan. Apabila hal tersebut terjadi maka membuat rugi perusahaan. 

Perbedaan Requisition for Purchase dan Purchase Order

Lalu, apa perbedaan antara requisition for purchase dan purchase order? 

Barangkali ada yang kesulitan untuk membedakan istilah keduanya. Padahal, apabila dilihat secara saksama, dari kata saja sudah menunjukkan perbedaan. Dalam hal persetujuan, purchase requisition lebih didahulukan daripada purchase order.

Purchase requisition adalah daftar pengajuan untuk permohonan pembelian, sedangkan purchase order baru akan terbit setelah purchase requisition disetujui.

Ketika telah mendapatkan persetujuan, divisi yang mengajukan akan mencari dan menghubungi vendor untuk mengecek stok produk yang dipesan. Jika stoknya masih tersedia dan telah dikonfirmasi vendor, perusahaan akan membuat purchase order.

Apabila belum mendapatkan persetujuan maka harus ada perbaikan requisition for purchase. Selama belum disetujui maka tidak mungkin ada penerbitan purchase order. 

Jadi, sebelum ada purchase order pasti akan ada purchase requisition yang berisi daftar permohonan pembelian barang. Dengan kata lain, purchase order merupakan purchase requisition yang telah disetujui. 

Baca Juga: Contoh Produk Market Fit dan Cara Mencapainya

Kedua istilah tersebut hampir sama dengan quotation dan invoice. Bagi pebisnis pemula biasanya agak kesulitan untuk membedakan keduanya. Padahal, sebelum menerbitkan invoice maka terlebih dahulu hadir quotation yang ditujukan kepada customer. Data dari quotation inilah yang menjadi catatan agar mudah membuat invoice. 

Maka, dapat dikatakan bahwa invoice merupakan quotation yang telah disetujui perusahaan untuk diteruskan kepada customer. 

Namun demikian, dalam dunia bisnis, masih ada masyarakat yang menyamaratakan antara purchase order dengan sales order. Bahkan, ada yang menyamakan pula dengan delivery order. Dalam kenyataannya, sales order adalah produsen atau penjual yang menerbitkan dokumen ketika telah menerima purchase order dari customer.

Sedangkan delivery order adalah sejenis dokumen yang berupa surat perintah penyerahan barang kepada kurir yang nantinya diantar kepada bagian gudang perusahaan.

Format Requisition for Purchase

Setiap perusahaan biasanya memiliki format requisition for purchase yang berbeda-beda. Namun demikian, secara umum, dokumen tersebut berisi tentang:

• Nomor requisition for purchase
• Identitas diri pihak yang melakukan permohonan pembelian
• Nama vendor yang menjadi pihak penjual
• Deskripsi barang atau jasa yang ingin dibeli
• Rincian perkiraan harga barang atau jasa
• Jumlah barang atau jasa

Dokumen tersebut dapat dibuat secara tulis tangan atau menggunakan aplikasi tertentu. Jika menggunakan aplikasi, keuntungannya adalah file tidak mudah hilang karena baik produsen maupun customer sama-sama memiliki arsip. Namun sebaliknya, jika tidak, penyimpanan tulis tangan mudah hilang bahkan tulisannya itu sendiri bisa pudar seiring berjalannya waktu. 

Untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola requisition for purchase, R1 dari RUN System memiliki fitur Procurement Management yang mampu mengelola pengadaan barang, meningkatkan fleksibilitas, dan mencapai tujuan perusahaan. 

Dua sub-fitur dalam Procurement Management yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan yaitu Vendor Management System dan Purchasing Management. 

Vendor Management System mampu membantu perusahaan dalam memilih vendor yang tepat. Sedangkan Purchasing Management mampu mengelola pengadaan barang dengan cara mengecek data kedatangan barang, data riwayat, hingga pesanan pembelian.

Percayakan sistem pengadaan barang perusahaan Anda bersama R1 sekarang juga.