Perbedaan Purchasing Requisition dan Purchase Order

Jika Anda mengelola sebuah perusahaan, pasti Anda akan familiar dengan proses pengadaan bahan. Dalam proses pengadaan ini, departemen terkait  akan membuat surat permintaan  secara internal atau yang biasanya disebut dengan nama Purchase Requisition kepada departemen diatasnya untuk kemudian disetujui dan melakukan pemesanan.

Untuk lebih jelasnya tentang apa itu Purchase Requisition, mari kita simak ulasannya di bawah ini.

Apa itu Purchase Requisition?

Purchase requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh karyawan untuk menginformasikan manajer departemen tentang sumber daya yang mereka butuhkan.

Dokumen ini kemudian digunakan oleh manajer departemen untuk memberi tahu departemen pembelian bahwa mereka dapat memulai proses pembelian.

Departemen keuangan (finance department) juga menggunakan daftar purchase requisition untuk mengkoordinasikan prosedur pelaporan dengan departemen akuntansi.

Perbedaan Antara Purchasing requisition dan Purchasing Order

Berikut adalah poin menjelaskan perbedaan antara purchase requisition dan purchase order:

Secara proses, Purchase requisition adalah dokumen yang dibuat pegawai internal perusahaan diserahkan kepada departemen pembelian lalu ke departemen keuangan untuk membeli barang yang dibutuhkan, sedangkan purchase order adalah dokumen diserahkan kepada pemasok berisi barang yang dibutuhkan.

Mengapa Daftar Purchasing Requisition Penting?

Proses daftar purchase requisition memainkan peran kunci dalam proses belanja suatu perusahaan. Karena dokumen ini memastikan agar penipuan dapat dicegah, dan perusahaan tidak kehilangan uang mereka.

Hal ini dimungkinkan karena fakta bahwa permintaan harus melalui sejumlah persetujuan untuk memastikan keakuratannya, serta kebutuhannya.

Dengan proses seperti itu, departemen pembelian tidak memesan barang langsung dari pemasok. Sebaliknya, permintaan formal harus dikeluarkan terlebih dahulu, dan manajer pembelian harus memutuskan tindakan yang diperlukan.

Mereka dapat menyetujui permintaan, menyesuaikannya, atau bahkan menolaknya. Meskipun, jika purchase requisition ditolak, maka harus dijelaskan alasannya (karena faktor kebutuhan, anggaran yang tersedia, dll.).

Menyetujui daftar permintaan memberi departemen pembelian hak untuk membuat purchase order (pesanan pembelian).

Purchase order ini pada dasarnya adalah permintaan resmi yang dikirim ke pemasok yang memberitahu mereka tentang niat untuk melakukan pembelian.

Dengan menggunakan daftar permintaan pembelian sebagai bukti, menjadi mudah untuk melacak barang. Ketika organisasi mengharuskan semua permintaan dibuat secara terpusat melalui departemen pembelian, akan mudah untuk menangani seluruh proses pengadaan.

Pengadaan terpusat merampingkan proses pembelian lengkap dan mengurangi penundaan, yang sangat menguntungkan tingkat efisiensi organisasi.

Baca Juga: Procurement adalah Kunci dari Tata Kelola Bisnis, Pahami Prosesnya!

Manfaat Menggunakan Daftar Purchasing Requisition (Permintaan Pembelian)

Selain fakta bahwa hal itu mencegah penipuan, ada beberapa keuntungan dari mengeluarkan daftar permintaan pembelian. Berikut ini beberapa di antaranya:

1. Menghindari Pesanan Ganda

Jika hanya satu orang yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, melacak pesanan akan menjadi mudah. Tetapi untuk organisasi yang lebih besar, daftar purchase requisition (permintaan pembelian) dapat melacak apa yang dibutuhkan, oleh siapa, dan kapan.

2. Mempermudah Audit Keuangan

Beberapa audit keuangan memerlukan bukti bahwa manajer menyetujui keputusan pembelian perusahaan. purchase requisition (serta purchase order) dapat digunakan sebagai bukti untuk audit ini.

3. Membantu Mengatur Pesanan

Memiliki sistem pembelian yang terorganisir dengan baik membuatnya mudah untuk mengidentifikasi produk apa yang masuk kapan saja. Ini membantu urusan manajemen inventaris jauh lebih mudah.

4. Mencegah Terjadinya Miskomunikasi

Purchase requisition mengomunikasikan detail pembelian dengan jelas. Dengan mengklarifikasi dan menuliskan setiap aspek, sehingga perusahaan dapat menghindari potensi konflik atau kebingungan di masa mendatang.

5. Sebagai Dokumentasi Hukum

Meskipun daftar purchase requisition merupakan dokumen internal, mereka dapat berfungsi sebagai dokumentasi hukum yang dapat ditegakkan jika ada masalah tentang apa yang dipesan, atau harga yang disepakati muncul.

Format Daftar Purchasing Requisition (Permintaan Pembelian)

Isi formulir daftar permintaan pembelian bervariasi tergantung pada organisasi dan produk yang diminta, tetapi template harus berisi elemen dasar berikut:

• Nama pemohon.
• Tanggal permintaan.
• Item, tindakan, atau layanan yang diminta.
• Tanggal pengiriman.
• Lokasi pengiriman.
• Departemen yang bertugas melakukan pengiriman.
• Tanda tangan pemohon.

Proses Purchase Requisition

Dokumen permintaan pembelian ini memiliki prosedur khusus dalam penggunaannya di perusahaan. Bagi kamu yang belum tahu, berikut proses purchase requisition

1. Pengiriman Dokumen Permintaan Pembelian

Ketika salah satu karyawan perusahaan membutuhkan barang atau jasa untuk operasional bisnis, mereka dapat mengajukan permintaan pembelian.

Dengan cara mengisi dokumen permintaan pembelian sesuai format yang telah ditentukan. Dalam hal ini, informasi yang diisi haruslah akurat.

2. Verifikasi Dokumen

Apabila dokumen permintaan pembelian telah selesai diisi, proses selanjutnya adalah verifikasi dokumen.

Tahap ini biasanya dilakukan oleh departemen pembelian atau pengadaan perlengkapan perusahaan.

Jika ada beberapa informasi yang kurang, dokumen purchase requisition akan dikembalikan pada pemohon untuk dilengkapi.

Ketika semuanya beres, dokumen dapat diteruskan ke pihak berikutnya untuk meminta persetujuan apabila diperlukan.

3. Peninjauan oleh Manajer

Tahapan berikutnya, yakni proses tinjauan yang dilakukan oleh manajer pemohon.

Hal tersebut biasanya dilakukan untuk memastikan bahwa nilai pembelian tidak melebihi batas pengeluaran departemen/pemohon.

Ketika manajer menyetujuinya, dokumen kemudian dapat diteruskan kepada tim keuangan untuk dibuatkan dokumen purchase order.

Apabila hasil peninjauan ditolak, dokumen akan dikembalikan kepada pemohon dengan beberapa catatan yang berisi alasan penolakan.

Untuk memudahkan proses permintaan pembelian, Anda bisa menggunakan sistem purchase requisition yang didukung perangkat elektronik atau platform digital R1.

Dengan menggunakan fitur Procurement Management R1, permintaan pembelian bisa dibuat secara otomatis yang dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Pengadaan barang  juga akan lebih mudah karena semua data kebutuhan dan riwayat pemesanan sebelumnya bisa dilihat kembali secara cepat, kapan saja, dimana saja.

Segera daftarkan bisnis Anda pada R1 dan pastikan Anda mendapat banyak manfaatnya, sekarang juga.