Memahami Proses Pengadaan Barang Habis Pakai untuk Perusahaan

Apapun jenis bisnis yang Anda jalankan, tentu salah satu kegiatan yang terjadi adalah kegiatan produksi. Kegiatan ini idealnya menjadi kegiatan utama pada sebuah bisnis, yang memerlukan sokongan dari banyak variabel lainnya. Pengadaan barang habis pakai adalah salah satu variabel yang berperan penting dalam urusan produksi tersebut.

Namun apa sebenarnya yang dimaksud pengadaan barang habis pakai?

Untuk memahaminya secara lebih komprehensif, Anda dapat melihat penjelasan detailnya di bagian berikut, terkait pengertian, tujuan, hingga prosedur ideal yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan ini.

Baca Juga: 5 Fungsi dan Contoh Membuat Purchase Order dalam Perusahaan

Pengertian Pengadaan Barang Habis Pakai

Frasa tersebut sendiri terdiri dari dua bagian utama. Pertama adalah pengadaan, yang berarti kegiatan untuk membuat sesuatu yang tidak ada menjadi ada, dan dalam konteks bisnis, dilakukan dengan proses pembelian. Kedua adalah barang habis pakai, yang merupakan jenis barang yang sifatnya akan habis saat dipakai atau digunakan dalam sebuah proses.

Pengadaan barang habis pakai adalah proses yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau bisnis dalam rangka memenuhi kebutuhan akan perlengkapan yang diperlukannya. Hal ini dilakukan dengan metode dan langkah-langkah tertentu, sehingga diperoleh barang dengan kuantitas dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan.

Pengadaan yang dilakukan dalam rangka memenuhi kebutuhan barang habis pakai ini sendiri sebenarnya cenderung menjadi pengadaan rutin. Maka tak heran jika dalam prosesnya, perusahaan juga berupaya mencari partner atau rekan kerja penyedia yang kredibel, dan menguntungkan untuk menjalin kerjasama jangka panjang.

Tujuan Utama dari Tipe Pengadaan Ini

Setiap jenis pengadaan barang yang dilakukan selalu memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan barang yang dicari. Dalam konteks barang habis pakai yang idealnya digunakan dalam proses produksi, maka jelas tujuannya adalah memenuhi kebutuhan produksi sesuai dengan target yang ingin dicapai perusahaan.

Meski terkesan sebagai proses pengadaan yang terus menerus dilakukan, namun ini bukan berarti pengadaan barang habis pakai adalah proses yang sederhana. Sebelum benar-benar melakukan pengadaan banyak persiapan yang harus dilakukan oleh perusahaan dan staf yang bekerja di pos ini.

Peninjauan kebutuhan perusahaan, baik dari sisi operasional atau dari sisi produksi, dilakukan secara cermat dan akurat agar pengadaan yang dilakukan memenuhi apa yang dibutuhkan setiap divisi, bukan sekedar apa yang diinginkan setiap divisi.

Analisis yang teliti harus dilakukan oleh pihak manajemen, sehingga tujuan pengadaan barang habis pakai yang akan dilakukan benar-benar tercapai, dengan efisiensi dan efektivitas proses yang maksimal.

Lalu Bagaimana Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai yang Ideal?

Prosedur pengadaan barang habis pakai adalah proses yang sebenarnya dapat ditentukan sendiri oleh perusahaan Anda. Penggunaan metode-metode yang ada saat ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan alur kerja bisnis yang dijalankan.

Namun demikian terdapat setidaknya 11 langkah yang idealnya diterapkan pada setiap prosedur pengadaan yang dilakukan. Mulai dari pendataan kebutuhan hingga pada tahap akhir petugas gudang mencatat dan mendistribusikan barang yang dibeli pada bagian yang mengajukan pengadaan ini.

Berikut detail 11 langkah yang akan dilalui dalam proses tersebut.

1. Pendataan kebutuhan yang diajukan oleh staf atau divisi yang akan turut serta dalam proses pengadaan barang habis pakai.
2. Melakukan pengajuan surat permohonan ke bagian gudang, yang berisi barang apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan divisi yang turut.
3. Pengecekan isi berkas oleh staf gudang, dan melakukan ketersediaan barang yang ada di gudang.
4. Ketika barang tersedia, maka staf gudang dapat segera mengeluarkan barang tersebut disertai dengan bon pengeluaran.
5. Jika barang tidak tersedia, staf gudang akan memberikan nomor pada surat atau berkas yang diajukan dari buku induk yang dimiliki.
6. Surat permohonan pengadaan barang lalu diserahkan pada bendahara atau baguan keuangan, guna diperiksa detail informasinya. Bagian ini kemudian melakukan pengecekan ketersediaan dana untuk proses pengadaan barang habis pakai.
7. Bendahara akan meminta persetujuan dari pimpinan atau manajer yang terkait, untuk pengadaan yang akan dilakukan.
8. Jika disetujui, bagian logistik akan melakukan pembelian barang habis pakai.
9. Barang yang telah dibeli dan sampai kemudian diperiksa spesifikasi dan jumlahnya. Semua dipastikan sesuai dengan pesanan, dan dipastikan dalam kondisi baik. Jika terdapat barang cacat atau ketidaksesuaian, proses retur bisa dilakukan.
10. Barang diserahkan dengan menggunakan buku serah terima barang pada karyawan yang bertanggungjawab atas pengadaan barang habis pakai ini.
11. Petugas gudang melakukan kegiatan pencatatan dan administrasi, kemudian barang disimpan di gudang atau diserahkan pada bagian yang membutuhkan pengadaan di tahap awal tadi.

Pada praktek pengadaan barang habis pakai, mungkin saja prosedurnya berbeda, karena pada dasarnya sistem yang digunakan setiap perusahaan juga mungkin saja berbeda. Namun secara garis besar, proses di atas adalah proses yang digunakan di banyak perusahaan.

Baca Juga: Mengenal Barcode dan 6 Fungsinya untuk Bisnis Anda 

Proses pengadaan barang habis pakai ini dapat dipermudah dengan menggunakan perangkat lunak yang disebut Procurement Management. Perangkat ini disediakan oleh R1 sebagai partner ERP bisnis kecil dan menengah, untuk mengoptimalkan proses yang ada di dalam perusahaan Anda.

Procurement Management untuk Efektivitas Pengadaan

R1 paham benar bahwa pengadaan barang habis pakai adalah hal yang harus dilakukan dengan perhitungan cermat dan dengan mempertimbangkan penyedia yang digunakan. Maka dari itu, Procurement Management kemudian menjadi produk andalan R1 untuk urusan ini. Dengan fitur yang lengkap dan interface yang sangat mudah digunakan, Anda bisa melakukan pengadaan dengan cepat, efektif, akurat, dan menguntungkan. Gunakan produk terbaik dari R1 sekarang juga, dan maksimalkan setiap proses bisnis yang dilakukan!