Optimasi Proses Pengadaan Barang dan Jasa dalam Bisnis

Melakukan procurement bagi sebuah bisnis adalah hal yang wajib dilakukan. Sebab pada dasarnya, sebuah bisnis tidak dapat memenuhi kebutuhannya sendiri tanpa campur tangan pihak lain. Maka dari itu, penting untuk mengetahui proses pengadaan barang dan jasa yang benar dan sesuai regulasi.

Pengadaan seperti ini sendiri juga memiliki dasar hukum legal yang kuat, sebab definisinya disebutkan dalam sebuah Peraturan Presiden yang dikeluarkan tahun 2018 lalu. Artinya, Anda wajib benar-benar paham dalam melakukan proses tersebut sehingga tidak menyalahi regulasi yang berlaku dan harus berurusan dengan hukum.

Mengacu pada Perpres Nomor 16 Tahun 2018, pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya, yang melewati serangkaian proses. Mulai dari perencanaan dengan identifikasi kebutuhan hingga pelaksanaan berakhir. Proses ini diperlukan karena procurement membutuhkan banyak dokumen pertanggungjawaban pembiayaan kepada APBN dan APBD untuk melaksanakannya.

Prosesnya pada Perusahaan Swasta

Sebenarnya secara umum, proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan swasta tidak berbeda jauh dengan apa yang terjadi pada BUMN, BUMD, atau lembaga pemerintahan lain. Hanya saja, laporan yang dibuat ini diberikan pada pihak terkait, misalnya manajemen atau direktur pengadaan.

Namun demikian untuk proses yang dilalui, mulai dari analisis kebutuhan, perencanaan pengadaan, pemilihan vendor, presentasi, penentuan vendor, hingga pada pengiriman barang, pengecekan, dan pembayaran, sangat mirip.

Selama proses pengadaan dilakukan berdasarkan hukum dagang yang berlaku dan kesepakatan setiap pihak, proses dapat dikatakan legal dan sah secara hukum. Asalkan, proses, barang, dan pihak yang terlibat juga memiliki dasar hukum yang jelas.

Prosedur yang harus Dilalui

Jika berbicara mengenai prosedur yang harus dilalui, rasanya akan lebih solid saat acuan yang digunakan adalah peraturan legal yang berlaku di Indonesia. Hal ini tercantum dalam Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa.

Tahap Pertama, Perencanaan

Tahap pertama ini kemudian terdiri dari beberapa kegiatan utama. Identifikasi kebutuhan, penetapan barang atau jasa yang akan diadakan, penentuan cara dan jadwal pengadaan, dan perencanaan anggaran pengadaan yang akan diperlukan.

Tahap Kedua, Persiapan

Dalam tahapan kedua ini ada dua hal utama yang harus diperhatikan. Yakni persiapan swakelola dan persiapan pengadaan barang dan jasa melalui penyedia atau vendor.

Persiapan swakelola secara berurutan akan melalui proses penetapan sasaran, penyelenggaraan swakelola, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan penyusunan RAB. Semua harus dilakukan dengan cermat dan teliti.

Persiapan melalui penyedia, di sisi lain, dilakukan dengan penetapan HPS, menetapkan rancangan kontrak, menetapkan spesifikasi teknis, menetapkan uang muka, sertifikat garansi dan/atau penyesuaian harga.

HPS di sini adalah Harga Perkiraan Sendiri, yakni harga barang atau jasa yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen.

Tahap Ketiga, Pelaksanaan

Di tahap ketiga ini, proses kemudian dilanjutkan dengan pelaksanaan swakelola dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa menggunakan vendor. Tahap pengelolaan swakelola, terdapat proses pelaksanaan swakelola tipe I, II, III, dan IV, pembayaran swakelola, serta pengawasan dan pertanggungjawaban swakelola.

Di tahap pelaksanaan dengan menggunakan vendor, terdapat proses pemilihan vendor, pelaksanaan kontrak, dan serah terima hasil pekerjaan yang telah disepakati bersama.

Mengenal 4 Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Berdasarkan pada jenis barang dan jasa yang akan diadakan, maka jenisnya akan dibagi menjadi empat kelompok berbeda. Pengadaan barang, pengadaan profesi konstruksi, pengadaan jasa konsultasi, dan pengadaan jasa lainnya.

1. Jenis Pengadaan Barang

Pengadaan barang meliputi semua benda yang bisa diperdagangkan, digunakan, serta dimanfaatkan oleh penggunanya, yang dalam hal ini adalah perusahaan. Barang ini bisa berwujud atau tidak berwujud, bergerak atau tidak bergerak.

Contohnya adalah sarana dan prasarana perusahaan, transportasi kantor, mesin pabrik, aplikasi berbayar, dan lain sebagainya.

2. Jenis Pengadaan Profesi Konstruksi

Jenis kedua adalah profesi konstruksi, yakni semua profesi yang terlibat langsung dalam pengerjaan konstruksi bangunan atau instrumen fisik lainnya sesuai dengan kebutuhan dan permintaan perusahaan.

Yang termasuk dalam jenis ini adalah pembangunan platform manajemen data karyawan, bangunan kantor, fasilitas pabrik tertentu, dan lain sebagainya.

3. Jenis Jasa Konsultasi

Jasa konsultasi akan berarti pada pengadaan layanan profesional dari orang yang ahli dalam bidang keilmuan tertentu yang dapat menunjang kebutuhan perusahaan. Jenis ini digunakan dalam bidang perencanaan.

Contohnya adalah jasa dari ahli strategi pemasaran, konsultasi bidang hukum dan legalitas pada biro hukum, dan sebagainya.

4. Jenis Jasa Lainnya

Terakhir adalah jenis jasa lainnya. Jenis ini adalah jasa yang membutuhkan keterampilan khusus dalam sistem tata kelola, menggunakan peralatan dengan metodologi khusus, dan sejenisnya.

Contoh paling mudah digambarkan adalah kerja transportasi dan akomodasi, pengelola acara CSR perusahaan, dan sebagainya.

Semua proses pengadaan barang dan jasa ini harus dilakukan secara optimal, sehingga dapat memberikan efisiensi yang dibutuhkan perusahaan dalam bisnisnya. Untuk hal tersebut, Procurement Management dari R1 akan menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan Anda.

Dapat membantu meningkatkan kontrol pengadaan, fleksibilitas, dan kemudahan untuk mencapai tujuan perusahaan, Procurement Management yang disediakan R1 akan hadir untuk urusan spesifik ini. Dengan berbagai fitur yang mendukung semua proses pengadaan barang dan jasa, Anda dapat dengan mudah mengelolanya dari satu dashboard saja. Segera gunakan produk dari R1 ini, dan sempurnakan dengan platform pengadaan barang dan jasa paling handal dari RUN Market!

Alamat