Keberhasilan perusahaan ditentukan dari proses bisnis yang efektif dan lancar. Agar perusahaan bisa mencapai tujuan bisnis, tentu saja terdapat tahapan yang harus dilakukan. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memahami dengan benar segala proses yang ada dalam bisnis, mulai dari input hingga output.

Apa Itu Proses Bisnis?

Proses bisnis adalah sebuah rangkaian tugas atau aktivitas yang terstruktur dan saling berkaitan satu sama lain untuk menghasilkan sebuah produk atau layanan agar bernilai bagi perusahaan.

Konsep proses bisnis telah ada selama berabad-abad. Proses bisnis pertama yang didokumentasikan adalah oleh Adam Smith pada tahun 1700-an. Dia menguraikan tahapan produksi dan bagaimana meningkatkannya.

Jenis Proses Bisnis

• Proses Utama

Ini adalah proses fundamental dari sebuah bisnis di mana perusahaan mengirimkan produk akhir kepada pelanggan. Setiap langkah yang terlibat dalam proses ini bekerja untuk menambah nilai pada penawaran akhir.

• Proses Dukungan

Pengertian dari proses dukungan adalah tidak menambahkan nilai ke produk akhir secara langsung tetapi membuat lingkungan untuk proses utama agar beroperasi secara efisien dan efektif. Proses ini mendukung operasi sehari-hari suatu organisasi.

• Proses Manajemen

Di dalam proses manajemen ini Andaharus mengatur operasi, tata kelola perusahaan dan manajemen strategis. Proses ini menetapkan tujuan dan standar yang mengarah pada kerja proses primer dan pendukung yang efisien dan efektif. Selain perencanaan, proses ini juga melibatkan pemantauan dan pengendalian proses bisnis lainnya. Proses manajemen digunakan untuk mengelola bisnis melalui perencanaan strategis, perencanaan taktis dan operasional.

Manfaat Proses Bisnis

Jika Anda tidak dapat menggambarkan apa yang Anda lakukan sebagai sebuah proses, Anda tidak tahu apa yang Anda lakukan. – W. Edwards Deming

Proses bisnis selalu memainkan peran penting dalam berfungsinya organisasi dan strukturnya. Proses yang terencana dan strategis akan membantu usaha dengan cara-cara berikut:

• Pengurangan pengeluaran dan risiko

Sebuah proses terencana dan baik akan mengurangi pengeluaran dan risiko dengan meletakkan cara-cara yang paling efisien untuk melakukan pekerjaan dengan mempertimbangkan potensi kekurangan di masa depan.

• Mengurangi kesalahan manusia

Mengurangi kesalahan manusia atau human error dengan mendistribusikan tugas kepada orang-orang yang berspesialisasi di dalamnya.

• Meningkatkan efisiensi 

Meningkatkan produktivitas departemen dengan memetakan hal yang harus dilakukan dan langkah relevan yang terbaik untuk bisnis.

• Lebih fokus pada pelanggan 

Proses yang baik adalah langkah yang berorientasi pelanggan. Ini terus memperbarui perusahaan tentang keinginan pelanggan dan ulasan tentang produk/layanan.

• Menjembatani kesenjangan komunikasi

Menjembatani kesenjangan komunikasi antara perusahaan dan pelanggannya melalui ulasan dan riset pasar.

• Manajemen waktu yang lebih baik

Proses yang benar juga akan meningkatkan efisiensi waktu dengan mengembangkan strategi dan diagram alur untuk meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tertentu.

• Adaptasi teknologi baru

Proses ini sering kali terus berubah dan meningkat seiring waktu. Perusahaan mengadopsi teknologi baru untuk tetap berdiri tegak dengan meningkatkan proses bisnis sesuai dengan teknologi terbaru.

Masalah yang Dihadapi Jika Gagal dalam Proses Bisnis

Manfaat di atas hanya dapat dicapai jika semua prinsip dan metode dipetakan secara optimal dan standar. Perusahaan yang gagal melakukannya akan menghadapi masalah berikut:

• Kegagalan mengenali masalah apapun: perusahaan yang tidak fokus pada proses bisnisnya akan sering gagal mengenali masalah sebenarnya yang mencegahnya mencapai tujuan karena ketidakmampuannya untuk menetapkan proses standar.
• Motivasi rendah pada karyawan: karena tidak adanya proses yang kompeten dan jelas, karyawan perusahaan akan kehilangan motivasi karena mereka mungkin ditempatkan di departemen yang pengetahuannya tidak cukup.
• Kurangnya implementasi perubahan: perusahaan akan sering mengulangi kesalahan yang sama berulang kali karena tidak akan ada sistem untuk mengenali masalah dan menerapkan perubahan dalam prosesnya.
• Upaya yang memakan waktu: tanpa diagram alur dan alur kerja yang tepat, pekerjaan tertentu akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk diselesaikan daripada biasanya.
• Efisiensi yang lebih rendah: jika tidak ada proses yang tepat dan sesuai kebutuhan maka perusahaan tidak dapat produktif dan efisiensinya akan lebih rendah daripada perusahaan dengan proses yang lebih baik. Proses yang baik meningkatkan efisiensi dengan menyusun langkah-langkah dan kemungkinan cara untuk melakukan tugas.
• Resiko tinggi dan pengeluaran yang meningkat: perusahaan yang tidak memiliki proses yang terencana dan tidak memadai seringkali gagal untuk melihat resiko di masa depan dan mereka juga tidak kompeten untuk menemukan cara yang hemat biaya untuk melakukan suatu tugas.

Setelah mendapatkan keterampilan dan pengetahuan proses bisnis yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah menemukan software pendukung yang sesuai untuk membuat proses yang dapat diulang dengan beberapa cara.

Sukses Menjalani Proses Bisnis Bersama R1

Melaksanakan sebuah proses bisnis dalam sebuah industri pasti membutuhkan koordinasi yang tepat dan efisien. R1 sebagai penyedia platform digital ERP, telah banyak digunakan oleh perusahaan. Hal ini disebabkan dengan menggunakan software ERP dari R1, pengelolaan lebih terjamin dan akses laporan selalu real time.  R1 memiliki sejumlah kelebihan dalam mengelola perusahaan antara lain:

• Mengelola performa perusahaan yaitu proses data secara real-time membantu kontrol dan pengelolaan perusahaan secara cepat dan tepat.
• Built-in reporting yaitu fitur reporting yang membantu untuk proses penyajian data sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Pencatatan terintegrasi, yaitu: sistem pencatatan dan pengoperasian secara terintegrasi untuk produktivitas bisnis.
• Tanpa initial investment yaitu aplikasi berbasis Cloud dengan sistem Subscription memudahkan pengguna untuk memiliki sistem tanpa investasi biaya yang besar.
• Standardized yaitu aliran proses bisnis yang telah terstandarisasi dengan best practice di multi industri.

Mari bergabung bersama R1, dan dapatkan manfaat fitur produknya sekarang juga.